Дубликат трудовой книжки и правила его оформления

30704
Дубликат трудовой книжки и правила его оформления – актуальна тема в 2017 году. На практике часто возникают случаи, что работник, уволившись из компании, обращается с заявление об оформлении дубликата трудовой книжки. В статье рассмотрим пример оформления дубликата трудовой книжки.

Заполнение дубликата трудовой книжки

Вопрос о порядке заполнения дубликата трудовой книжки и правилах его оформления в 2017 году может возникнуть в следующих случаях:

работник после увольнения ее потерял;
в нее внесена запись о переводе или увольнении, которая признана ошибочной;
документ порвался, обгорел или иным образом пришел в негодность;
если в результате чрезвычайной ситуации работодатель потерял книжки работников.

Каждый из этих случаев имеет свои особенности при выдаче дубликата трудовой книжки и его оформлении.

Скачайте документы по теме:

Важно! За выдачей дубликата трудовой книжки работник должен обратиться к последнему работодателю. Новый работодатель оформить дубликат не может.

Пошагово рассмотрим порядок заполнения дубликата трудовой книжки:

Оформление дубликата трудовой книжки происходит на основании подтверждающих документов.

Если документ утерян самим работником или работодателем в результате чрезвычайной ситуации, то необходимо собрать документы с предыдущих мест работы, на основании которых будет восстановлена история о трудовой деятельности работника. Это может быть справка или копии приказов о приеме и увольнении.

Если дубликат оформляется в связи с тем, что оригинал пришел в негодность или в него внесены ошибочные записи, то основанием является оригинал книжки.

В дубликате трудовой книжки (в соответствии с правилами его оформления) должна быть сделана запись «Дубликат». Запись делается в правом верхнем углу титульной страницы.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при наличии ошибочно введенных записей, можно скачать здесь. Пример дубликата трудовой книжки при утере оригинала можно скачать здесь.

В случае, когда оформление дубликата трудовой книжки выполняется из-за ошибочно внесенной записи, то в оригинале документа необходимо указать следующее: «Взамен выдан дубликат серия ___ № ______».
На титульном листе заполняются данные работника на дату заполнения дубликата трудовой книжки. Например, сотрудница после увольнения обратилась за дубликатом, но за это время она вышла замуж и сменила фамилию. В таком случае документ оформляется на новую фамилию.
До внесения записей о работе, в графу «Сведения о работе» необходимо внести данные о стаже работника: общем и (или) непрерывном. Стаж считается на дату до поступления в последнюю организацию.

Общий стаж считается суммарно: просто указывается суммарное количество лет, дней, месяцев, без уточнения компании, периодов работы и должности.

Далее в раздел «Сведения о работе» вносятся в хронологическом порядке на основании подтверждающих документов (справок, заверенных копий приказов) сведения о трудовой деятельности работника.

Порядок внесения сведений о работе указан в таблице 1.

При внесении сведений о предыдущих местах работы печати и подписи не проставляются.

ВАЖНО! Если подтверждающие документы не содержат полных сведений о прошлой работе, то в дубликат вписываются только имеющиеся в этих документах сведения. Придумывать основания увольнения, наименования должностей и т.д. не нужно.

Последней записью вносится работа в компании, которая оформляет дубликат трудовой книжки. Указывается должность, фамилия ответственного за ведение трудовых книжек работника, проставляются подпись и печать, работника знакомят с внесенными записи, после чего он ставит свою подпись.

Таблица 1. Заполнение сведений о работе в дубликате трудовой книжки

Номер графы

Нумерация записей начинается с цифры «1»

Указывается дата приема на работу к предыдущему работодателю

Наименование предыдущего работодателя (запись вносится в общем порядке, то есть не нумеруется и не указывается дата), напротив номера записи и даты приема указываются сведения о приеме на работу: структурное подразделение и должность

Реквизиты документ, на основании которых внесена запись: наименование, дата и номер

Следующий порядковый

Дата перевода в течение трудовой деятельности у предыдущего работодателя (если такие переводы были)

Наименование структурного подразделения и должности, куда перевелся работник

Реквизиты документа-основания

Следующий порядковый номер

Дата увольнения из предыдущей компании

Запись об основании увольнения

Реквизиты документа

Выдача дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки осуществляется на основании заявления бывшего работника.

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки – 2017 приведен на рисунке 1.

Рисунок 1. Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки – 2017

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки – 2017

Дубликат трудовой книжки (в соответствии с правилами его оформления) должен быть оформлен работнику не позднее 15 дней со дня получения от сотрудника заявления.

Нередко кадровые работники возмущаются, что прошло немало времени с даты увольнения, а бывший работник обращается именно в их компанию за заменой книжки, хотя, наверняка, за это время он успел поработать и в других организациях. На основании таких доводов, кадровые работники отказывают бывшим работникам и просят обратиться к другому работодателю. Такие действия кадровика неправомерны.

Действующее законодательство указывает, что работник, утративший данный документ, должен заявить об этом факте по последнему месту работу, а работодатель должен осуществить в выдачу дубликата трудовой книжки не позднее 15 дней. Поэтому, если кадровый специалист отказывает в оформлении дубликата трудовой книжки, то по жалобе работника в ГИТ, компанию привлекут к административной ответственности.

Справка

Выдача дубликата трудовой книжки осуществляется в общем порядке:

  1. на основании заявления работника, кадровый работник составляет заявку в бухгалтерию на выдачу бланка;
     
  2. выдачу бланка бухгалтерия отражает в приходно-расходной книге;
     
  3. стоимость бланка оплачивается работником. Обратите внимание, что если работодатель обеспечивается бланками работников за свой счет, то данное условие должно быть закреплено в локальном нормативном акте.
     
  4. выданный бланк регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и под роспись в данной книге выдается работнику;
     
  5. по итогам месяца, при сдаче в бухгалтерию отчета об использованных бланках, данный бланк также учитывается.

Важно! Оформляйте дубликат трудовой книжки по правилам его оформления.
На практике работники, которые обращаются за заменой трудового документа, просят кадровых работников вместо дубликата выдать им новую книжку, так как опасаются слова «Дубликат». Кадровикам ни в коем случае не следует идти на встречу работникам, так как это является нарушением. Задача кадрового специалиста объяснить работнику, что дубликат – это повторный экземпляр, который имеет такую же юридическую силу, как и оригинал.

Образец дубликата трудовой книжки

Как мы уже рассказали выше, дубликат трудовой книжки оформляется по определенным правилам. Для наглядности и использования в практической работе мы подготовили специальные образцы.

Образец титульного листа дубликата трудовой книжки – 2017 приведен ниже:

Образец титульного листа дубликата трудовой книжки – 2017

Образец дубликата трудовой книжки при замене документа в связи с ошибочно внесенной записью:

Трудовая книжка (фрагмент). Исправление ошибки в записи о признании недействительной ранее внесенной записи, сделанной в разделе «Сведения о работе»

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере оригинала:

Дубликат трудовой книжки и правила его оформления

Дубликат трудовой книжки и правила его оформления

В данной статье мы рассмотрели порядок выдачи дубликата трудовой книжки и правила его оформления. Для закрепления материала, рассмотрим на примере.

Справка

Пример из практики.

Клабова Р.К. с 09.01.2017 по 20.03.2017 работала в ООО «Меха и Кожа» менеджером по продажам. 23.06.2017 она позвонила в отдел кадров ООО «Меха и кожа» с просьбой оформить ей дубликат трудовой книжки. Специалист по кадровому делопроизводству сообщила, что для его оформления нужны подтверждающие документы от предыдущих работодателей: справки или заверенные копии приказов.

До ООО «Меха и Кожа» Клабова Р.К. работала в двух организациях:

  • ООО «Продакт» с 01.02.2016 по 29.04.2016 в отделе продаж менеджером;
  • ООО «Товары для детей» с 16.05.2016 по 12.12.2016 менеджером торгового зала.

С обеих компаний Клабовой Р.К. выдали справки и копии приказов. С данными документами работница пришла в отдел кадров ООО «Меха и Кожа».

Специалист по кадрам получила от работницы заявление, оформила заявку на новый бланк, который зарегистрировала должным образом и посчитала общий стаж работы.

Общий стаж был посчитан следующим образом:

  1. Посчитана сумма дат приемов на работу до ООО «Меха и Кожа»:

01.02.2016 + 16.05.2016 = 17.07.4032

  1. Посчитана сумма дат увольнений в ООО «Продакт» и ООО «Товары для детей»:

29.04.2016 + 12.12.2016 = 41.16.4032

  1. Посчитана разница между суммой дат увольнений и суммой дат приема:

41.16.4032 – 17.07.4032 = 24.09. 0000 (9 месяцев 24 дня).

  1. К полученному результату прибавлено 2 дня, так как у сотрудницы было 2 места работы.

Итого общий трудовой стаж Клабовой Р.К. до приема в последнюю компанию составил: 9 месяцев 26 дней.

На основании этих данных специалист по кадрам заполнила дубликат трудовой книжки по вышеприведённому образцу.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль