Дубликат трудовой книжки и правила его оформления

28726
Кадровикам хорошо знакома ситуация, когда потеряна или пришла в негодность трудовая книжка работника и вместо нее необходимо выдать новый документ. Как правильно это сделать? Мы расскажем о требованиях, предъявляемых к порядку оформления и выдачи дубликата трудовой книжки.

Кадровикам хорошо знакома ситуация, когда потеряна или пришла в негодность трудовая книжка работника и вместо нее необходимо выдать новый документ. Как правильно это сделать? Мы расскажем о требованиях, предъявляемых к порядку оформления и выдачи дубликата трудовой книжки.

Потребность в оформлении дубликата возникает на практике достаточно часто. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку или же она, хотя и осталась у хозяина, но пришла в негодность.-.обгорела, порвана, испачкана. А может быть, в нее внесена неверная запись об увольнении или переводе, в то время как работник хочет иметь "чистый документ"*, а не делать исправление неправильной записи в трудовой книжке. Независимо от причины работник может обратиться в кадровую службу компании с просьбой сделать ему соответствующий дубликат.

Когда документ потерян...

Порой кадровики возмущаются: прошло много времени со дня увольнения, а работник обращается с просьбой о замене трудовой книжки именно в их компанию. Хотя, возможно, за такой длительный период он сменил не одно место работы. На этом основании они зачастую отказывают в помощи бывшему сотруднику, советуя обратиться в другую организацию. Скажем сразу, такие действия кадровых специалистов нельзя признать правомерными.
Дело в том, что в Правилах ведения и хранения трудовых книжек* (далее - Правила) сказано: работник, утративший трудовую книжку, должен заявить об этом факте по последнему месту работы. А работодатель в ответ обязан выдать дубликат утраченного документа. Причем сделать это он должен не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил). Как видите, у кадровика не остается иного выхода, как выполнять распоряжения закона.
Для этого работнику нужно взять чистый бланк трудовой книжки нового образца и приступить к его заполнению**.

Заполняем с чистого листа

На титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу пишется слово "Дубликат". Затем на основании представленных работником документов заполняется сам титул. Обратите внимание, вносимые данные должны соответствовать информации о работнике на день заполнения документа.
Далее в разделе "Сведения о работе> (графа 3) отражается общий и непрерывный трудовой стаж, который имел работник до поступления в организацию. Причем общий стаж записывается суммарно: просто указывается количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должности работника.
После этого общий и непрерывный стаж записывается по отдельным периодам работы. В графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 - наименование организации работодателя, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если за время работы в организации имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также делается соответствующая запись (графа 2 - дата, информация о должности и структурном подразделении, куда переводился работник).
Следующий шаг: в графе 2 ставится дата прекращения трудового договора, а в графе 3 - причина увольнения. Конечно, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В графе 4 дубликата после каждой записи указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого она внесена.
После того как раздел "Сведения о работе" заполнен, внизу листа свои подписи ставят работник кадровой службы и владелец трудовой книжки, что скрепляется печатью организации или кадровой службы.
В завершение выданный дубликат регистрируется в книге движения трудовых книжек и вкладышей в них (с отметкой "дубликат") и под расписку выдается на руки работнику.
Нужно отметить, что общие требования к заполнению дубликата трудовой книжки (цвет чернил, способ написания даты и др.) аналогичны требованиям, предъявляемым к заполнению оригинала. Все они содержатся в Инструкции по заполнению трудовых книжек*.

Не допускайте нарушений!

Часто сотрудник, обратившийся за новым трудовым документом, озадачивает кадровика просьбой: "Оформите мне новую трудовую книжку, не нужен никакой дубликат". При этом он высказывает такой довод: "Я хочу иметь настоящий документ".
Ни при каких обстоятельствах работнику кадровой службы не следует идти на это нарушение. Ведь просьба работника скорее всего связана с тем, что он боится слова "дубликат", представляя, что это то же самое, что и обычная копия документа. Однако копия свидетельствует только о наличии бумаги, не обладая ее юридической силой, тогда как дубликат по действию ни в чем не уступает подлиннику.
Помните, что нарушение правил замены трудовой книжки может иметь нежелательные последствия как для работника, так и для кадровика.
Так, при оформлении пенсии сотрудник пенсионного фонда скорее всего обратит внимание на то, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем.
Такого рода "несостыковка" способна вызвать подозрения относительно подлинности документа, и работнику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа. За необходимыми бумагами он опять же придет в организацию, где в свое время ему так "удачно" оформили документ.
Впрочем, казус может произойти и значительно раньше. Например, при оформлении заграничного паспорта. Копия "неправильной" трудовой книжки - основание для отказа в получении документа, дающего право на зарубежные поездки.
Чтобы избавить себя от подобных сложностей, кадровик должен четко следовать предписанию закона - взамен утраченной или пришедшей в негодность трудовой книжки может быть выдан только дубликат.
Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с подлинником юридическую силу

Если представленные документы не содержат полностью сведений о прошлой работе, в дубликат вносятся только имеющиеся в документах сведения

Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу заработной платы

Работодатель обязан оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы

* Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225. Текст правил опубликован на стр. 106.

** Новой бланк трудовой книжки утвержден постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225.

Цитируем закон

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Пункт 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Дубликат трудовой книжки и правила его оформления
Валентина МИТРОФАНОВА, ведущий консультант компании NS Consulting:
- Работники кадровых служб часто сталкиваются с такой проблемой: сотрудник потерял трудовую книжку и обращается с просьбой выдать взамен дубликат (трудовая книжка может оказаться на руках у работника, например, при увольнении с предыдущего места работы или если работник <одолжил> ее в отделе кадров на день-два).В соответствии с инструкцией кадровик оформляет требуемый дубликат. А спустя какое-то время "горе-работник" сообщает: "Трудовая книжка нашлась!" Как поступить кадровику в подобной ситуации, ведь фактически сотрудник имеет теперь два документа? Мое мнение на этот счет такое. Поскольку в книге учета движения трудовых книжек сделана запись о том, что трудовая книжка утеряна, а вместо нее выдан новый документ, кадровику следует работать с дубликатом трудовой книжки, а найденный оригинал (не имеющий теперь юридической силы) вернуть работнику.
Читайте по теме:


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×