Как оформляются приказы по личному составу

41780
Одно из самых распространенных направлений работы любой кадровой службы – оформление и согласование приказов по личному составу. При этом на практике по ним возникает множество вопросов, так как документы часто имеют тонкости или сложности в оформлении в реальных ситуациях.
  • что понимается под приказами по личному составу;
  • что является основанием для приказов по личному составу;
  • процедура создания проекта приказа;
  • процедура согласования и подписания проектов приказа по личному составу;
  • порядок хранения приказов по личному составу;

Что понимается под приказами по личному составу

Любой приказ является распорядительным документом, который издает руководитель организации. В нем содержатся обязательные к исполнению предписания. В делопроизводстве предприятий принято делить их на две категории: по личному составу и основной деятельности. Первая регулирует правовые отношения между работодателями и работниками. Их используют при оформлении таких процедур как прием сотрудников на работу, предоставление отпуска, увольнение, применение поощрений или взысканий, перевод на другую работу и пр. Это самые важные документы для кадрового делопроизводства – основа деятельности кадровиков в любой организации, независимо от того, какая у нее имеется форма собственности.

По нормам трудового законодательства и бухучета практически все действия, осуществляемые с кадрами на предприятии, осуществляются строго на основании приказов. Документы-основания к тем или иным приказам по личному составу могут включаться в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений.

Что является основанием для приказов по личному составу

Каждый приказ, оформляемый по личному составу, в обязательном порядке должен содержать ссылку на документ, который стал основанием для его выпуска. Основания могут быть следующими:

Наименование приказа

Основание

О приеме на работу

Заявление соискателя, приглашение от работодателя, трудовой договор

О предоставлении отпуска

График отпусков, заявление сотрудника

Об увольнении сотрудника

Заявление работника, акт нарушения трудовой дисциплины, судебное постановление и прочие документы, в зависимости от причины увольнения

Об изменении личных данных

Заявление работника и копии соответствующих регистрационных документов, в которых подтверждаются изменения, сделанные органами загса

О переводе в другое подразделение или на другую работу по инициативе работника

Заявление работника

О переводе по инициативе работодателя при условии согласия работника

Представление на перевод

О переводе работника при производственной необходимости

Докладная записка руководителя, приказ предприятия по основной деятельности, документы, которыми подтверждается необходимость кадровых перестановок

На командировку

Докладная записка руководителя с обоснованием целей командировки

Процедура создания проекта приказа

Приказы по личному составу принято оформлять на специальном бланке организации. В общем случае в него включают следующие основные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата его выпуска и порядковый номер;
  • место издания;
  • заголовок;
  • текст приказа;
  • подпись руководителя;
  • информация об исполнителе.

Документ необходимо изложить в краткой и повелительной форме. Распорядительную часть разбивают на отдельные разделы, оформленные арабскими цифрами.

В целом приказ состоит из двух частей: распорядительной и предшествующей ему констатирующей. В ней следует изложить причину и цель выпуска приказа. Распорядительная часть документа должна содержать конкретные задания, а также сроки исполнения и конкретные исполнители. Дата выпуска приказа и его регистрационный номер проставляются от руки, после того, как будет завершена процедура оформления. Ведь присвоить номер и проставить дату до момента подписания нельзя, так как проект приказа может несколько раз переделываться и корректироваться, а за это время будут зарегистрированы другие приказы.

Процедура согласования и подписания проектов приказов

Проект приказа по составу предприятия обычно готовится отделом кадров по представлению руководителей подразделений. Представление может быть оформлено в виде служебной записки и докладной, также она должна быть согласована со всеми заинтересованными лицами. Готовый документ представляется на подпись руководителю организации, лицу, его замещающему или заместителю директора, если он уполномочен подписывать документы по кадровой службе по своей должностной инструкции.

Лицо, подписывающее приказ, в обязательном порядке указывает свою фактическую должность и проставляет фамилию. Подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед названием не допускается. Время согласования бумаг в заинтересованных структурных подразделениях определяется нормативными актами по конкретному предприятию. Руководители таких подразделений или лица, их замещающие, проставляют свои визы на листе согласования.

При внесении в проект готовящегося приказа в процессе согласования значительных корректировок, его следует переоформить и согласовать с заинтересованными службами повторно.

Приведем пример:

Сергей А., работающий учителем, не вышел на работу 15 марта. В день невыхода сотрудника на был составлен акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте. На следующий день непосредственный руководитель потребовал от работника представить объяснительную записку. Сергей указал в своей объяснительной записке, что у него не было уважительных причин для прогула. В этот же день его руководитель подал докладную записку директору организации с просьбой привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности с вынесением выговора. Через день кадровая служба подготовила приказ, который был согласован с юристом учебного заведения и руководителем Сергея. На следующий день документ был подписан директором, а сотрудник ознакомлен с ним под роспись.

Комментарий юриста

Приказы по личному составуВалерия КАЛАШНИКОВА,
юрист независимой юридической фирмы «АЗ Групп»:

– Работники кадровых служб обязаны понимать, что приказы по персоналу, а также документы, на основании которых они составлены, должны быть безупречны с юридической точки зрения. В обязательном порядке должны иметься согласующие подписи и визы согласования. Следует четко соблюдать всю процедуру оформления и собирать все необходимые документы.

К примеру, если при наложении наказания за прогул от работника не потребовали объяснительной записки, а у него имелась уважительная причина для подобных действий, приказ, изданный работодателем, может оспариваться в суде. Это приведет как к финансовым, так и к репутационным потерям.

Порядок хранения приказов по личному составу

В большинстве случаев приказы, касающиеся персонала организации, оформляются в нескольких экземплярах. При этом оригинал подшивают в кадровой службе, находящееся в отделе кадров, одну из копий приказа передают в бухгалтерию, вторую – в личное дело. Кадровая служба обязательно должна хранить оригиналы приказов, доведенные до сведения сотрудника под обязательную роспись.

В процессе составления номенклатуры дел и их формирования обеспечивается подготовка изданных документов к длительному хранению. В конце года в организации составляется сводная номенклатура дел, в которой отдельным разделом выделяется документация по кадровой службе.

Номенклатуру ведущихся дел составляют для продуманного распределения поступающих и издающихся документов, их систематизации и подробного учета, а также определения необходимых сроков хранения. Приказы по личному составу принято формировать в дела, исходя из сроков хранения.

Для полного оформления дела следует:

  • выполнить подшивку или переплет;
  • пронумеровать листы;
  • составить лист-заверитель;
  • составить внутреннюю опись;
  • оформить обложку.

Помещенные в дело бумаги следует подшивать на четыре прокола в твердую картонную обложку или переплетают так, чтобы сохранялась возможность свободно прочесть все документы, визы, даты и резолюции. По закону приказы, касающиеся личного состава, могут храниться 5 или 75 лет. При этом, если в организации имеется большой объем документации, срок хранения которых составляет 75 лет, будет удобнее формировать документы в дела по отдельным вопросам деятельности организации. К примеру, отдельно хранить бумаги, касающиеся трудового стажа (прием на работу, перемещение, увольнение) и документы, относящиеся к заработной плате.

Обратите внимание, что по правилам установленным законом № 43-ФЗ от 02.03.2016 приказы, касающиеся персонала, созданные в период с 2003 года, следует хранить:

  • в течение 50 лет для госорганов, органов местного самоуправления, организациях, выступающих источниками комплектования архивных учреждений документами;
  • после истечения срока 50 лет проводят экспертизу ценности хранящихся документов. До истечения этого срока экспертиза может проводиться в органах местного самоуправления и организациях разной формы собственности;
  • документы, относящиеся к личному составу, созданные до 2003 года следует хранить, как и ранее 75 лет.

Таким образом, приказ по персоналу предприятия начинает свое существование с документа-основания, на основе которого готовят проект. Далее он проходит согласование, подписывается руководством организации. Подписанный приказ доводят до сведения работника, а потом хранят в кадровой службе до момента передачи в архив.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться: в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов; до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов; не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях. Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Источник: /news/378049-sokrashcheny-sroki-hraneniya-dokumentov-po-lichnomu-sostavu

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться: в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов; до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов; не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях. Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Источник: /news/378049-sokrashcheny-sroki-hraneniya-dokumentov-po-lichnomu-sostavu

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться: в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов; до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов; не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях. Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Источник: /news/378049-sokrashcheny-sroki-hraneniya-dokumentov-po-lichnomu-sostavu

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться: в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов; до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов; не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях. Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Источник: /news/378049-sokrashcheny-sroki-hraneniya-dokumentov-po-lichnomu-sostavu

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться: в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов; до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов; не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях. Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Источник: /news/378049-sokrashcheny-sroki-hraneniya-dokumentov-po-lichnomu-sostavu

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться: в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов; до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов; не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях. Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Источник: /news/378049-sokrashcheny-sroki-hraneniya-dokumentov-po-lichnomu-sostavu

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться: в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов; до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов; не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях. Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Источник: /news/378049-sokrashcheny-sroki-hraneniya-dokumentov-po-lichnomu-sostavu

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться: в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов; до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов; не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях. Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Источник: /news/378049-sokrashcheny-sroki-hraneniya-dokumentov-po-lichnomu-sostavu

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Сроки хранения приказов по личному составу

Приказы по личному составу
со сроком хранения 75 лет
Приказы по личному составу
со сроком хранения 5 лет
О приеме на работу;
О прекращении действия трудового договора;
О переводе на другую работу;
О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
О направлении в зарубежную командировку;
О поощрении работника;
Об изменении фамилии;
О назначении на должность;
О совмещении должностей / профессий;
Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
Об установлении надбавки к должностному окладу
О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
О привлечении к сверхурочным работам;
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
Об отстранении от работы;
О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
Об объявлении выговора

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о направлении сотрудника в командировку (бланк).doc
  • Приказ о допуске сотрудника к работе после отстранения (бланк).doc
  • Приказ о направлении сотрудника на обучение (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о направлении сотрудника в командировку (образец).doc
  • Приказ о допуске сотрудника к работе после отстранения (образец).doc
  • Приказ о направлении сотрудника на обучение (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль