Как провести аудит воинского учета

19794
Хотите узнать, правильно ли в вашей компании организован воинский учет сотрудников? Проведите для этого специальный аудит. И тогда у военного комиссара не будет к вам претензий. В этой статье мы обратим внимание на отдельные моменты, которые помогут вам успешно справиться с указанной процедурой. Также расскажем об ошибках, которые допускают кадровики при проведении воинского учета, и о том, как их избежать. Напомним об ответственности за неисполнение требований военкомата.

Хотите узнать, правильно ли в вашей компании организован воинский учет сотрудников[1]? Проведите для этого специальный аудит. И тогда у военного комиссара не будет к вам претензий. В этой статье мы обратим внимание на отдельные моменты, которые помогут вам успешно справиться с указанной процедурой. Также расскажем об ошибках, которые допускают кадровики при проведении воинского учета, и о том, как их избежать. Напомним об ответственности за неисполнение требований военкомата.

Определимся с целями

Начнем с того, что цели и задачи, с которыми компания проводит аудит воинского учета работников, могут быть абсолютно различными. Во-первых, определить, насколько соответствует процедура ведения такого учета законодательным правилам и нормам. Во-вторых, выявить, эффективно ли организована работа военно-учетного стола[2]. В-третьих, понять, есть ли проблемы, ошибки, злоупотребления при проведении мероприятий, оценить работу сотрудника, ответственного за ведение воинского учета.

Кто может проводить аудит?

К выбору аудитора (аудиторов) стоит подойти очень ответственно. Прежде всего эти специалисты должны быть «в теме». То есть хорошо разбираться в предмете и целях проверки. Для проведения «инспекции» можно пригласить как специалистов со стороны, так и обойтись собственными силами. Учитывая, что в настоящий момент финансовое положение большинства компаний достаточно сложное, лишних денег нет, целесообразнее провести аудит самим. Если такое решение принято, следует создать комиссию, состоящую, например, из юриста организации, секретаря и начальника отдела кадров. Однако необходимо помнить, что внутренним аудиторам предстоит работать с персональными данными сотрудников, и они в своей деятельности должны руководствоваться нормами законодательства, регулирующими использование и обработку персональных данных работников (ст. 86–88 ТК РФ). Защита персональных данных работников от их неправомерного использования или утраты должна быть произведена за счет средств работодателя.

Цитируем закон

Основными целями и задачами воинского учета являются:

  • обеспечение в периоды мобилизации, военного положения и военного времени потребностей органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций в трудовых ресурсах путем закрепления (бронирования) за ними необходимого количества руководителей и специалистов из числа граждан, пребывающих в запасе, работающих в этих органах и организациях;
  • обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности, установленной законодательством Российской Федерации; документальное оформление сведений воинского учета о гражданах, состоящих на воинском учете.

Пункт 3 Методических рекомендаций по
ведению воинского учета в организациях

Проверка по Порядку

Ведение воинского учета в организации предполагает создание специальной системы регистрации лиц призывного возраста и состоящих в запасе, сбор и анализ сведений об их количестве в организации, также учет изменений персональных данных военнообязанных лиц. Таким образом, в ходе проверки главное удостовериться, что сбор, хранение, обновление и передача в военкомат сведений о военнообязанных работниках проходят в строгом соответствии с установленным порядком. А порядок ведения воинского учета определен в Положении о воинском учете, а также в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях[3]. Обо всех перемещениях и увольнениях сотрудников, занимающихся учетной работой, необходимо сообщать в военкомат по месту нахождения организации (п. 22 Методических рекомендаций).

Кто подлежит воинскому учету

Воинскому учету подлежат граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе. А также граждане мужского пола, пребывающие в запасе. Например, уволенные с военной службы с зачислением в запас или прошедшие обучение по программе подготовки офицеров запаса на военных кафедрах. К числу лиц, подлежащих учету, также относятся женщины, имеющие военно-учетные специальности (например, врач, связист).

Проверяем полномочия сотрудника, ответственного за воинский учет

Как правило, воинским учетом в организации занимается сотрудник (или несколько сотрудников) отдела кадров. Но вправе ли он заниматься этой работой? Чтобы ответить на этот вопрос, в ходе проверки нужно посмотреть, должным ли образом оформлены его полномочия. То есть отражена ли указанная функции в его трудовом договоре и в должностной инструкции. Если в бумагах ничего подобного нет, нужно обязательно исправить ситуацию, оформив дополнение к трудовому договору или приняв должностную инструкцию в новой редакции (Образец должностной инструкции инспектора отдела кадров).

Естественно, что работник, ответственный за ведение воинского учета (как и любой другой сотрудник компании) может какое-то время отсутствовать на работе. Причин тому множество: очередной отпуск, больничный командировка. В соответствии с пунктом 22 Методических рекомендаций на этот период руководитель обязан обеспечить ему замену и временно назначить приказом работника, ответственного за воинский учет[4].

В ходе проверки также обязательно нужно проверить, правильно ли оформлялась временная замена.

Документы, на которые нужно обратить внимание

Теперь о документах, которые составляют предмет проверки. Прежде всего на приказ об организации воинского учета и бронировании граждан, пребывающих в запасе, и картотеку личных карточек (формы № Т-2)[5] на сотрудников, пребывающих в запасе или подлежащих призыву на военную службу.


Узнайте об образце заполнения карточки т2


Посмотрите, чтобы в приказе об организации воинского учета быть определены состав и обязанности работников по ведению учета и бронированию граждан. Кроме того, необходимо убедиться, правильно ли разработан и утвержден План работы по ведению воинского учета на текущий год. Учтите, этот документ необходимо было согласовать с военным комиссариатом по месту нахождения компании, для того чтобы взаимодействие с военкоматом происходило без осложнений[6]. Такой документ должен охватывать все мероприятия с указанием точных сроков их проведения[7] (Образец плана работы по ведению воинского учета).

Также в компании должен быть журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных сотрудников, пребывающих в запасе. Следует проверить и наличие расписки в приеме документов воинского учета, положения (инструкции) о служебном делопроизводстве по вопросам ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе (этот документ должен быть разработан в каждой организации)[5].

Проверяем личные карточки

На каждого нового сотрудника в отделе кадров заводится личная карточка (форма № Т-2). В специальном разделе этого документа, отведенном для воинского учета (раздел II), указывают возраст, образование и воинское звание военнообязанного сотрудника, находящегося в запасе, а также возраст и образование сотрудника-призывника. Посмотрите, заполнен ли этот раздел. Обратите внимание на требования Генштаба[8] в отношении оформления данного раздела личной карточки. Он не должен содержать помарок и неустановленных сокращений, заполнять его следует четким и разборчивым почерком. Записи делают чернилами или шариковой ручкой черного или синего цвета.

Об ошибках

Если в процессе проведения аудита были обнаружены какие-либо нарушения или недочеты, их следует немедленно устранить, но до этого нужно составить специальный акт, в котором зафиксировать все найденные нарушения, такой акт обезопасит вас при проверке контролирующими органами. После того как акт составлен, приступайте к ликвидации нарушений – оформляйте недостающие документы и представляйте в военкомат все необходимые сведения (Образец акта о результатах аудита ведения воинского учета).

Следует отметить, что на практике часто выявляются нарушения, не относящиеся строго к ведению учета. Например, некоторые компании отказывают в приеме на работу специалистам призывного возраста или принимают их на работу по условиям гражданско-правового договора. Отказать в приеме на работу только по данному основанию нельзя (ст. 64 ТК РФ)!

Также достаточно часто работодатели пытаются «сохранить» сотрудников, призванных в армию, и не расторгают с ними трудовые отношения. Учтите, что если сотрудника вашей организации призвали на военную службу, то вы обязаны расторгнуть с ним трудовые отношения по правилам, предусмотренным статьей 83 Трудового кодекса. При этом место работы за ним не должно сохраняться.

Проводим аудит по воинскому учету

Как могут наказать?

Военные комиссариаты и органы местного самоуправления могут проверить ведение воинского учета в организациях с численностью более 500 сотрудников раз в год, а в остальных компаниях – не реже одного раза в три года. Таким образом, если вовремя не подготовиться к проверке, то компания может быть привлечена к административной ответственности. Так, за неоповещение работника о вызове по повестке военного комиссариата, а также за необеспечение возможности своевременной явки по вызову налагается штраф в размере от 500 до 1000 рублей, за несообщение сведений о принятых либо уволенных работниках, состоящих на воинском учете, – в размере от 300 до 1000 рублей[9] за каждого работника. Основанием к приказу об увольнении сотрудника является предоставленная им повестка о призыве на военную службу.

А как у вас?

Мы обратились к работодателям с вопросом:

Как в вашей организации обстоят дела с воинским учетом?

Наталья Викторовна,
менеджер по персоналу, коммерческий банк (г. Воронеж):

– Пару месяцев назад по решению правления банка проводился полный аудит всей кадровой документации, в том числе и ведения воинского учета. Приглашали специалистов из аудиторской компании, но они никаких нарушений и неточностей не выявили. У нас все четко!

Мария Николаевна,
начальник отдела кадров конструкторского бюро (г. Чита):

– Все требования законодательства мы стараемся выполнять безукоризненно. Но один момент все же упустили. При смене работника, ответственного за ведение учета, сами провели проверку и оказалось, что план работы по ведению воинского учета есть, но не согласован ни с руководством бюро, ни с военкоматом. Хорошо хоть вовремя сами обнаружили и исправили!

Арина,
инспектор по кадрам центра социологических исследований (г. Москва):

– Так сложилось, что в нашей компании на постоянной основе работали всегда только женщины, молодые люди нанимались в основном на разовые акции по гражданским договорам. Поэтому о ведении воинского учета мы не задумывались. Но моя коллега мне подсказала, что нужно проверить, какое у наших сотрудниц образование, может быть их тоже надо на воинский учет ставить.


[1] Читайте о том, как следует организовать воинский учет сотрудников.

[2] При наличии в организациях двух и более работников, осуществляющих воинский учет, они объединяются в отдельное подразделение – военно-учетный стол (в рамках кадровой службы компании) (п. 19 постановления Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении положения о воинском учете» (далее – Положение о воинском учете)).

[3] Утверждены Генштабом Вооруженных сил РФ (далее – Методические рекомендации).

[4] Такая замена может быть оформлена, например, как совмещение профессий или как временный перевод на другую работу по правилам ст. 602 или ст. 722 ТК РФ.

[5] Пункт 39 Методических рекомендаций.

[6] Пункт 37 Методических рекомендаций.

[7] При проверке плана работ вы можете использовать производственный календарь.

[8] Критерии оценки полноты и достоверности сведений, содержащихся в личных карточках из числа призывников и граждан, пребывающих в запасе, см. в п. 6 Приложения № 1 к Методическим рекомендациям.

[9] Статьи 21.1, 21.2 и 21.4 КоАП РФ.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль