Головная компания и филиалы: проблемы кадровых документов

554
Генеральный директор компании «Н...» издал приказ об объединении кадровых структур, расположенных в различных филиалах, в единую службу. Ее возглавил опытный профессионал. Свое вхождение в должность он начал с аудита кадровых документов. В результате проверки был обнаружен целый ряд нарушений. В частности, выявились недочеты по оформлению трудовых книжек. Давайте посмотрим, что это были за недочеты и каким образом удалось их устранить.

Генеральный директор компании «Н...» издал приказ об объединении кадровых структур, расположенных в различных филиалах, в единую службу. Ее возглавил опытный профессионал. Свое вхождение в должность он начал с аудита кадровых документов. В результате проверки был обнаружен целый ряд нарушений. В частности, выявились недочеты по оформлению трудовых книжек. Давайте посмотрим, что это были за недочеты и каким образом удалось их устранить.

Для чего нужен аудит?

Вначале несколько слов о том, почему новый руководитель кадровой службы посчитал необходимым провести аудит кадровой документации. Дело в том, что в последние годы персонал компании «Н...» подвергался интенсивной ротации. Кто-то вместе с отделом переезжал в филиал, а кто-то наоборот, получив повышение по службе, переходил на работу в центральный офис.

На практике подобная «рокировка», как правило, вносит неразбериху в кадровые документы. Либо что-то теряется, например трудовые книжки сотрудников или их личные дела. Либо (по причине аврала) что-то делается в обход закона. Например, у сотрудников «забывают» взять письменное согласие на перевод или внести соответствующую запись в трудовые книжки. Учитывая все эти обстоятельства, новый руководитель кадровой службы (перед тем как приступить к формированию правового фундамента объединенной структуры) посчитал необходимым провести детальную проверку всех документов: выяснить какие бумаги отсутствуют, а какие, хоть и имеются в наличии, оформлены с нарушением. Для этих целей он пригласил специалистов-аудиторов.

Просмотрев весь массив кадровой документации, эксперты выявили целый ряд нарушений. Наиболее типичными из них были два. Первое: в трудовых договорах сотрудников отсутствовало упоминание о том, что работник принимается специально для работы в обособленном структурном подразделении (например, работник принимается на должность программиста, а IT-отдел находится только в филиале). Второе: в трудовых книжках сотрудников переводы из головной компании в филиалы оформляются через увольнение. По мнению специалистов, выявленные нарушения были достаточно серьезны. В любом случае их следовало устранить, так как в дальнейшем подобные огрехи могли причинить много неприятностей как работникам, так и организации-работодателю.

Давайте, проанализируем эти ошибки, посмотрим, в чем заключается их опасность, и как следует их устранить.

Головная компания и филиалы: проблемы кадровых документов

Почему в трудовых договорах нужно писать подразделение?

В статье 57 Трудового кодекса «Содержание трудового договора» отмечены условия, которые в обязательном порядке должны быть включены в текст этого документа. Без них трудовой договор будет считаться просто неполным*. К числу обязательных условий трудового договора относится и место работы сотрудника, а в случае когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

Однако из сказанного вовсе не следует, что если работник принимается для работы в филиал, расположенной в той же местности, что и головная компания, «детализировать» его место работы в трудовом договоре не нужно. И хотя статья 57 ТК РФ условие о структурном подразделении в этом случае относит к числу дополнительных (то есть его включение или невключение зависит от решения сторон), без упоминания о нем при этом никак не обойтись. Такая конкретика в дальнейшем поможет сторонам трудового договора исключить какую-либо неясность в их отношениях.

Судите сами. Например, сотрудник принимается специально для работы в одном из филиалов компании, расположенном недалеко от центрального офиса. Именно там остро нуждаются в этом специалисте. Однако в трудовом договоре подобный факт остается «за кадром»: по невнимательности или небрежности кадровика место работы будущего сотрудника не уточняется. На практике такая «несостыковка» способна вызвать серьезный трудовой конфликт, разрешить который возможно будет только в судебном порядке.

С другой стороны, если в трудовом договоре будущее структурное подразделение конкретно оговорено, какие-либо недоразумения полностью исключаются. Правда, в этом случае, для того чтобы работника при необходимости переместить в филиал, потребуется провести четкую и документально обоснованную процедуру перевода.

Из Трудового кодекса РФ

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия*, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:

  • об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
  • об испытании;
  • о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
  • об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
  • о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
  • об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
  • об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Часть четвертая статьи 57


* Выделение жирным шрифтом ред.

Что писать в трудовых книжках?

Перевод из головного офиса в филиал (или, напротив, из филиала в центральную компанию) в обязательном порядке должен быть отражен в трудовой книжке работника. Однако не все из кадровиков справляются с подобным заданием**.

Из Трудового кодекса РФ

Перевод на другую работу постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя*, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника...

Статья 721


* Выделение жирным шрифтом ред.

В трудовую книжку работника они вначале вносят запись об увольнении. При этом она звучит так: трудовой договор прекращается по статье 77, части первой, пункту 5 Трудового кодекса Российской Федерации (перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю). А затем уже в филиале сотрудник, который занимается оформлением трудовых книжек, заново делает запись о приеме на работу. При этом в «шапке», где обычно указывается наименование организации, он указывает наименование филиала.

Головная компания и филиалы: проблемы кадровых документов

Такая путаница происходит потому, что кадровые специалисты ошибочно принимают структурное подразделение организации филиал за самостоятельную организацию, самостоятельного работодателя. И, следовательно, считают, что вначале нужно уволить сотрудника, а потом уж заново принять на работу. Правда, при этом трудовой договор они оставляют «старый», пополнив его только дополнительным соглашением о переводе. Неправильная запись о переводе в трудовой книжке работника, наверняка поставит в тупик сотрудника Пенсионного фонда, и работнику, обратившемуся за пенсией, понадобится представлять дополнительные документы для того, чтобы подтвердить имеющийся у него страховой стаж.

Словарь кадровика

Страховой стаж - это периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории Российской Федерации гражданами, застрахованными в соответствии с Федеральным законом «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»* при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Список документов, которыми можно подтвердить имеющийся у работника страховой стаж, указан в Перечне документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (утвержден постановлением Минтруда России №16 и ПФР №19па от 27 февраля 2002 г.).


* Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. №167-ФЗ.

Как исправить ситуацию

После того как в распоряжении руководителя кадровой службы компании «Н...» оказался отчет аудиторов, он поступил следующим образом: детально проанализировав документ, направил докладную записку на имя генерального директора компании. В ней руководитель кадровой службы обрисовал характер допущенных нарушений и изложил пути выхода из создавшейся ситуации. Кадровик был абсолютно прав, поступив таким образом. Ведь изначально он принял по акту весь массив кадровой документации, поэтому за все имеющиеся нарушения ответственность персонально возлагалась на него.

В результате к трудовым договорам сотрудников были приняты отдельные дополнительные соглашения (в них приводилось наименование конкретного структурного подразделения, куда принимался работник), а в трудовые книжки (на основании соответствующего приказа) внесены необходимые исправления. Отдельным работникам по их письменному заявлению был выдан дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной ранее недействительной***

Комментарий коллеги

Головная компания и филиалы: проблемы кадровых документовЕвгения ВОЛОВСКАЯ,
начальник отдела кадров группы компаний «Белая дача»

– Если компания имеет разветвленную сеть филиалов и представительств в различных регионах страны, и в каждом из них есть человек, который отвечает за работу с кадровой документацией бывает так, что не всегда должным образом оформлены полномочия этого сотрудника. Например, отсутствует приказ о возложении на него обязанностей кадровика, или в его должностной инструкции ничего не говорится о выполнении подобной функции.

Такого рода нарушения могут иметь далеко идущие последствия. Например, Пенсионный фонд может признать запись в трудовой книжке недействительной в том случае, если по его запросу организация не сможет представить копию приказа о возложении обязанностей кадровика на работника, чья подпись стоит в документе.

Во избежание подобных ситуаций специалистам кадровых служб следует обращать пристальное внимание оформлению сотрудника, который работает с кадровой документацией персонала.


* О том, каким образом внести в текст трудового договора недостающие условия, имеющие обязательный характер, читайте в №1, 2008 на стр. 18.

** Образец записи в трудовой книжке работника о переводе в другое структурное подразделение см. на стр. 93.

*** Как правильно внести исправления в трудовые книжки и выдать дубликат документа, см. п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69).



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль