Как произвести перенос отпуска по желанию работника, какие для этого могут быть причины и основания, каким способом отразить перенос в графике и оформить документы, расскажут эксперты.
Скачайте документы по теме:
Причины переноса отпуска по инициативе работника: примеры и основания
Перенос отпуска по желанию работника относится к наиболее распространенной ситуации. Необходимо учитывать, что при документальном оформлении процедуры стоит позаботиться о внесении изменений в график, а также не забывать о действующем законодательстве РФ. Правильное оформление поможет избежать санкций и штрафов.
На основании ТК РФ перенос отпуска по желанию работника допускается по целому ряду причин. Но изменение сроков или времени отдыха должно быть документально оформлено с соблюдением основных требований. Такая процедура не вызовет особых сложностей у начинающих кадровиков. Достаточно уточнить все поправки к действующим законам, чтобы правильно оформить перенос отпуска и отразить изменения в соответствующих документах, в том числе в Положении об отпусках.
Положение об отпусках
Дату отдыха, утвержденную заранее в графике, можно переносить по обоюдной договоренности между работником и работодателем. Инициатором может выступать работодатель или сотрудник.
Необходимо учитывать, что сотрудник может попросить перенести очередной отпуск, а работодатель не вправе отказать в переносе отпуска по желанию работника в следующих случаях:
Случай №1. Когда во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска работник исполнял государственные обязанности, если по действующим законам на время привлечения к этим обязанностям было получено освобождение от работы;
Случай №2. Когда сотруднику, планирующему уйти в отпуск, несвоевременно выплатили отпускные или не предупредили об отпуске за две недели до времени его начала.
Перенос отпуска по инициативе работника или организации допускает в следующих ситуациях:
- если в период ежегодного оплачиваемого отпуска работник заболел и получил листок нетрудоспособности;
- если предоставление ежегодного отпуска неблагоприятно отразится на ходе работы организации. При таком варианте перенесенный отдых работник использует не позднее последующих 12 месяцев после завершения рабочего года, за который его предоставляли;
- в остальных случаях, предусмотренных действующим законодательством или внутренними локальными нормативными актами соответствующей организации. Например, при осуществлении отзыва сотрудника из основного отпуска, при досрочном предоставлении отдыха отдельным категориям работников, которые указаны в части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ.
Чтобы без ошибок оформить перенос отпуска сотрудника и вовремя подготовить все документы, используйте онлайн-сервис Системы Кадры
Каким категориям работников перенос отпуска на следующий отпуск запрещен
Перенос отпуска на следующий отпуск, то есть непредоставление отпуска запрещено:
- работникам, не достигшим 18-летнего возраста;
- сотрудникам, работающим с вредными или опасными условиями труда (положение статьи 124 Трудового кодекса РФ).
Внимание! Для государственных служащих существуют ограниченные возможности переноса отдыха на следующий рабочий год.
Как отразить перенос отпуска в графике отпусков
В графике отпусков отражается перенос отпуска по инициативе работника. Процедура не представляет сложности для кадровика. Стоит учитывать, что речь идет о том документе, который считается обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Любые вопросы, которые непосредственно связаны с внесением изменений отраженных в графике сроков, необходимо предварительно согласовывать работником и работодателем.
Приказ о внесении изменений в график отпусков
Приказ на перенос отпуска по желанию работника по ранее согласованному графику издается при условии, что обе стороны достигли согласия. Для этого, с работником необходимо согласовать перенос отпуска.
В рабочем коллективе организации всегда есть те сотрудники, которые имеют законное право на ежегодный оплачиваемый отпуск, предоставляемый в удобное время. Даже если изначально составлен и согласован график, таким лицам работодатель не вправе отказать в переносе дней отдыха.
Справка
Независимо от причины переноса отпуска отказать нельзя:
- совместителям, даты отдыха у которых синхронизируют со сроками очередного отпуска по основному месту работы (статья 286 ТК РФ);
- несовершеннолетним (основанием является статья 267 ТК РФ, где указано, что не достигшие возраста 18 лет имеют право не только на перенос дней отдыха на удобное для них время, но и на увеличение его продолжительности — минимум до 31 календарного дня);
- женщинам непосредственно перед уходом в отпуск по беременности и родам или желающим получить отдых сразу же после его окончания (основанием является статья 122 и статья 260 ТК РФ), а также мужчинам, жены которых в «декрете» (основанием является статья 123 ТК РФ);
- сотрудникам, усыновившим малышей в возрасте до трех месяцев (основанием является статья 122 ТК РФ);
- женам или мужьям военнослужащих (они имеют право уйти в очередной отпуск не по составленному графику, а одновременно с супругами на основании статьи 11 федерального закона №76-ФЗ от 27.05.1997 года);
- инвалидам войны и ветеранам боевых действий (основанием являются статьи 14-19 федерального закона №5-ФЗ от 12.01.1995 год);
- чернобыльцам - лицам, подвергшимся воздействию радиации во время устранения катастрофы на Чернобыльской АЭС (основанием является закон РФ №1244-1 от 15.05.1991 года);
- сотрудникам, у которых трое и больше детей в возрасте до 12 лет.
Работодателю стоит учитывать, что сотрудники, не принадлежащие ни к одной из указанных категорий, могут претендовать на перенос отдыха по графику при наличии веских причин и предварительному согласованию.
Причины переноса отпуска по инициативе работника: пример
Рассмотрим на примере ситуацию, когда сотруднику необходимо получить отдых ранее положенного срока. Ему необходимо написать заявление на имя работодателя. При этом сроки согласуются с руководителем. После чего издают приказ по предприятию на бланке унифицированной формы № Т-6. Работника знакомят с приказом под расписку.
Унифицированная форма заявления не установлена законодательством, его пишут произвольно, но с обязательным указанием организации, ФИО руководителя и работника, проставлением дат. Целесообразно указать основную причину, по которой было принято решение о переносе отпуска по желанию работника. Заявление визирует руководителем компании и начальником отдела.
Заявление сотрудника о переносе отпуска по семейным обстоятельствам
Пример оформления переноса отпуска сотрудника
Менеджер предприятия «Альфа» Кондратьев подал заявление о предоставлении ему части отдыха, которая не использована в связи с болезнью во время ежегодного отпуска. На этом основании генеральный директор Львов выпустил приказ о переносе времени отдыха, а специалист службы персонала внес соответствующие изменения в личную карточку сотрудника.
Как оформить перенос отпуска по желанию работника
При необходимости перенести время отпуска, необходимо написать заявление и указать основные причины такого переноса. Если инициатором выступает работодатель, ему следует направить сотруднику соответствующее уведомление с указанием просьбы выразить согласие работника или отказ в переносе.
Уведомление сотрудника о согласовании переноса отпуска
Если стороны на такой перенос отпуска согласны, специалист службы персонала обязан составить приказ в произвольной форме и внести соответствующие изменения в ранее составленный график отпусков (указания, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Приказ о переносе отпуска
Внимание! Утверждать график в новой редакции нет необходимости. Достаточно внести в него все необходимые корректировки, уточнить даты отдыха. Это позволяет сделать и сама форма графика (в частности графы 8 и 9 унифицированной формы № Т-7).
Если перенос отдыха происходит после издания приказа по предприятию о его предоставлении и раздел VIII личной карточки заполнили, то необходимо внести соответствующие уточнения. Порядок исправлений в указанном разделе карточки не установлен законодательством. Соответственно и все изменения вносят в произвольной форме.
Вывод
Прежде чем сдвигать отпуск и оформлять документы, попросите сотрудника написать свою просьбу в заявлении. После того как получите резолюцию у руководителя, издайте приказ о переносе отпуска в произвольной форме. Вносить изменения в график отпусков вы вправе в течение всего календарного года, если договоритесь с сотрудником. Трудовой кодекс не запрещает, ст. 123 и 124 ТК.