Как оформить выговор, чтобы не беспокоиться о трудовом споре

1725
Каждый приказ, издаваемый в организации, должен быть написан строгим деловым языком, содержание документа должно быть логичным, а оформление соответствовать требованиям государственного стандарта. Особенно тщательно следует готовить приказы о дисциплинарных взысканиях. Ведь эти решения работодателя работники часто оспаривают в суде. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, во многом зависит исход трудового спора.

Каждый приказ, издаваемый в организации, должен быть написан строгим деловым языком, содержание документа должно быть логичным, а оформление соответствовать требованиям государственного стандарта. Особенно тщательно следует готовить приказы о дисциплинарных взысканиях. Ведь эти решения работодателя работники часто оспаривают в суде. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, во многом зависит исход трудового спора.

В одном из прошлых номеров журнала мы приводили образцы документов, необходимых для привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Сегодня мы подробно рассмотрим один из них - приказ о вынесении наказания и расскажем, какие требования предъявляются к содержанию этого документа, языку, которым он написан, и реквизитам его оформления.

Не допускайте двойного толкования

Необходимо, чтобы вся информация, содержащаяся в приказе о дисциплинарном взыскании, была изложена полно и четко. Это во многом позволит избежать ее двойного толкования. Например, следует указывать не только фамилию, имя и отчество работника, привлекаемого к ответственности, но также отдел, в котором он работает, и занимаемую им должность. Ведь возможно, что в компании есть еще один сотрудник с таким же именем и фамилией, и если мы укажем в документе неполные данные, то будет непонятно, о ком из работников идет речь.

Сведения, приведенные в приказе, должны быть достоверны. Например, когда мы говорим о дисциплинарном проступке, мы должны ссылаться на конкретные обстоятельства. Ведь, допуская неточность в изложении фактов, мы тем самым придаем документу сомнительный характер. Так, говоря о совершенном прогуле, необходимо указать точный день и время, когда работника не было на месте, а не просто упомянуть факт длительного отсутствия на работе.

Старайтесь излагать информацию кратко, переполненный ненужными подробностями документ воспринимается трудно. Например, наказывая сотрудника за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, не нужно подробно описывать его «неуставные» действия. Ведь юридическое значение здесь имеет само появление в нетрезвом виде, а не то, как при этом вел себя сотрудник.
Текст документа необходимо структурировать, то есть разделить на смысловые части - вводную и распорядительную. В первой части следует указать причины издания приказа. Например, «за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин...». Во второй - предписываемые распорядительные действия: «...объявить выговор» или «...сделать замечание».

Кроме того, в документе должны быть перечислены основания для издания приказа. Например, акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте, объяснительная записка работника, докладная записка руководителя структурного подразделения на имя руководителя организации с просьбой о привлечении виновного к ответственности.

Используйте строгий стиль изложения

Язык приказа должен быть официальным и носить строго деловой характер. А это значит, что предложения должны быть лаконичными, строгими, лишенными всякой эмоциональной окраски. Неуместно будут выглядеть фразы типа «за появление на работе в жутко пьяном состоянии...», «за омерзительный и отталкивающий проступок...», «объявить выговор, чтобы в дальнейшем было не повадно...» и т. п.

Напротив, в приказе необходимо употреблять устойчивые, шаблонные выражения, такие как проверкой установлено, довести до сведения, во исполнение закона. В данном случае не следует бояться канцелярских оборотов речи, так как именно благодаря им документ приобретает официальный характер.

Указывайте все необходимые реквизиты

Приказ должен содержать необходимые реквизиты. Речь идет прежде всего о таких реквизитах, как наименование организации, наименование документа, место составления и издания документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает два способа размещения реквизитов на бланке документа: угловой (рис. 1) и продольный (рис. 2). Не важно, какой из них вы предпочтете, главное, чтобы, определившись с вариантом, вы четко следовали установленным для него требованиям.

Рис. 1. Угловое расположение реквизитов

Как оформить выговор, чтобы не беспокоиться о трудовом споре

Рис. 2. Продольное расположение реквизитов

Как оформить выговор, чтобы не беспокоиться о трудовом споре

Обратите внимание: на образцах даты приказов и их регистрационные номера написаны курсивом. Это означает, что они пишутся от руки руководителем организации или кадровиком после завершения процедуры оформления приказа. Действительно, как можно заранее присвоить документу номер и дату? Вполне возможно, что руководитель с первого раза не подпишет предложенный проект и приказ будет переделываться снова и снова. А за это время в книге регистрации нумерация документов уйдет далеко вперед.

Важнейшим реквизитом приказа является подпись. На документе ставятся подписи руководителя организации, подписи (визы согласования) заинтересованных должностных лиц (начальника отдела кадров, главного бухгалтера, руководителя структурного подразделения, юриста) и подпись работника, свидетельствующая о том, что он ознакомился с содержанием приказа.

Подпись руководителя, так же как и виза согласования, состоит из трех элементов. Это наименование должности подписавшего лица, непосредственно его личная подпись, а также ее расшифровка (инициалы и фамилия). Кроме того, при согласовании документа рядом с личной подписью должностного лица ставится дата (от руки), когда документ завизирован.

Виза согласования ставится раньше, чем подпись руководителя. При этом возможны возражения со стороны визирующего. В этом случае перед визой он делает надпись «Возражаю» или «С п. ... не согласен». Такой порядок необходим для того, чтобы руководитель организации знал, как заинтересованные лица относятся к самому факту наказания работника, и с учетом этого принимал окончательное решение.

Рядом с подписью руководителя организации дата не ставится. В нашем случае она полностью совпадает с датой издания приказа, которая уже указана в шапке.

Последним элементом оформления приказа должна стать подпись работника. Это очень важный реквизит. Его отсутствие делает документ практически недействительным. Такой документ можно с легкостью оспорить в суде как принятый с нарушением процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности.

Подпись работника состоит из двух элементов: собственно личной подписи и ее расшифровки, рядом (также от руки) ставится дата ознакомления. Должность работника на приказе не указывается.

Ниже дан образец приказа об объявлении работнику выговора за совершенный дисциплинарный проступок. По такой же форме может быть издан приказ о вынесении работнику замечания. Увольнение за дисциплинарный проступок оформляется по унифицированной форме Т-8.

Как оформить выговор, чтобы не беспокоиться о трудовом споре

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль