Самоучитель по формированию штатного расписания

12561
Штатное расписание – один из немногих кадровых документов, который упоминается в Трудовом кодексе. Это дает основание считать штатное расписание обязательным организационно-распорядительным документом.

Штатное расписание

Штатное расписание один из немногих кадровых документов, который упоминается в Трудовом кодексе (ст. 57 ТК РФ). Это дает основание считать штатное расписание обязательным организационно-распорядительным документом. Отсутствие этого документа может грозить административной ответственностью руководству компании (ст. 5.27 КоАП РФ). Основой для составления штатного расписания служит унифицированная форма №Т-3. Многие кадровики озабочены правильностью ее заполнения, но всегда ли дело только в этом?

Штатное расписание составляется на основе унифицированной формы №Т-3 и утверждается приказом руководителя компании (образец). На какой период составлять штатное расписание, каждая компания решает самостоятельно, обычно оно составляется на полугодие или год.

Самоучитель по формированию штатного расписания

В каждой организации процесс составления штатного расписания протекает по-разному. Если компания небольшая, то, как правило, в штатном расписании находят отражение должности, введенные исходя из уже установленной фактической потребности. Другое дело, когда необходимо подготовить штатное расписание крупной компании, активно развивающей свой бизнес и открывающей новые подразделения. В этом случае составление штатного расписания–достаточно длительный и непростой процесс, плод совместных усилий множества должностных лиц и нескольких структурных подразделений. Как правило, в его разработке принимает участие служба персонала, юристы, экономисты, высшие должностные лица компаний. Выстроим процедуру разработки этого акта с самого начала.

Определяем потребность в персонале

Как показывает практика, работа по составлению штатного расписания в любой организации начинается с определения потребности в персонале на предстоящий период времени.


Читайте подробнее о штатном расписании в статье >>>


Чтобы более достоверно оценить потребность компании в трудовых ресурсах, рассчитывают общую потребность в персонале, потребность по категориям и дополнительную потребность. Общая потребность планируется по объему производства (продаж, услуг), прибыли или добавленной стоимости (для производственной сферы) на одного работника. Например, общая численность работников, исходя из объема производства, определяется как отношение объема производства (единиц продукции, услуг) к производительности труда одного работника в год.

Потребность по категориям планируется по времени выполнения и объему работ (трудоемкости), нормам обслуживания.

Пример

Необходимо определить численность плотников для обслуживания оздоровительного комплекса, при условии, что полезная площадь в кирпичных домах со сроком эксплуатации свыше 10 лет–59000 кв. м, в крупнопанельных домах со сроком эксплуатации до 10 лет–39500, в каркасно-засыпных домах со сроком эксплуатации свыше 10 лет–25000 кв. м. Нормы обслуживания для указанных домов составляют:

  • для кирпичных домов (первая группа зданий) со сроком эксплуатации свыше 10 лет–9000 кв. м;
  • для крупнопанельных домов (вторая группа зданий) со сроком эксплуатации до 10 лет–13000 кв. м;
  • для каркасно-засыпных домов (четвертая группа зданий) со сроком эксплуатации свыше 10 лет–6000 кв. м.

Расчет численности рабочих, занятых обслуживанием и текущим ремонтом зданий и сооружений, производится по формуле:

Ч = 1 : Н01 + 2 : Н02 + 3 : Н03 +... n : Нon, где: 1, 2, 3.., n–объем отдельных видов работ; Н01.., Нon–нормы обслуживания на соответствующие виды работ.

Исходя из общей полезной площади всех зданий и норм обслуживания определяем численность плотников, которая в данном примере составит:

Ч = 59 000 : 9000 + 39 500 : 13 000 + 25 000 : 6000 = 13,74 = 14 чел.

Численность руководящего состава определяется исходя из норм управляемости, которые зависят от сложности функций, выполняемых подчиненными. Если подчиненные выполняют сложные разноименные функции, то оптимальным считается число 7, при упрощении функций эта норма может быть увеличена. Для руководителей среднего звена норма управляемости составляет до 11 человек, для руководителей низшего звена (например, мастер производственного участка) при условии однотипности выполняемых подчиненными функций–до 15–20 человек.

Дополнительная потребность в персонале планируется в связи с развитием организации (увеличением объема продукции, расширением сферы деятельности, увеличением объема или спектра оказываемых услуг) и необходимостью возмещения выбывающих работников. Должности, предусмотренные в рамках дополнительной потребности, в основном являются вакантными.

Распределяем сотрудников, уточняем должности

Следующим шагом после определения необходимой численности персонала будет являться распределение работников по структурным подразделениям и предполагаемым рабочим местам (с учетом распределения времени их работы в течение суток и среднемесячного количества дней). Это распределение для большей наглядности целесообразно представить схематично, в виде организационной структуры компании, чтобы проследить все уровни управления, подчиненность, организационные связи и т. д.

Затем проводится уточнение наименования структурных подразделений компании, а также профессий рабочих и должностей служащих. При наименовании структурных подразделений лучше использовать общепринятые понятия, термины и определения. Нежелательно использовать малопонятные или иностранные слова. В некоторых случаях от наименования структурного подразделения зависит предоставление в дальнейшем сотрудникам организации ряда льгот, например, при решении вопроса о назначении льготной пенсии медицинским работникам, работникам образовательных учреждений либо работникам подразделений организации с вредными или опасными условиями труда.

Есть ограничения и по наименованию должностей. Так, если федеральными законами установлено, что выполнение работ по определенным должностям (профессиям, специальностям) связано с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений, то наименование этих должностей (профессий, специальностей) и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

Определяем оклады

Размеры окладов и всех видов дополнительных выплат устанавливаются в соответствии с системой оплаты труда, принятой в компании.

При установлении размера заработной платы по каждой должности компания, как правило, учитывает свое место на рынке труда и свое положение по отношению к конкурирующим компаниям. Наиболее целесообразно устанавливать заработные платы таким образом, чтобы организация оставалась привлекательным работодателем и имела возможность проводить эффективную кадровую политику, в том числе привлекая нужных компании специалистов. Многие компании, стремясь оптимизировать свой фонд оплаты труда, устанавливают его на уровне среднерыночных показателей, проводя для этого анализ рынка труда собственными силами*. Также нужно не забывать проводить индексацию заработной платы.

Иногда у работников кадровых служб возникает вопрос, чем отличаются надбавки и доплаты. На сегодняшний день законодательно эти понятия не определены. Однако некоторые специалисты склоняются к мнению, что само понятие «надбавка» указывает на компенсирующий характер этой выплаты. По их мнению, надбавка к заработной плате выплачивается работникам в целях компенсации за тяжелые условия труда и повышенный риск потерять работу и т. д. Доплата определяется как денежная сумма, доплачиваемая сверх установленного норматива, тарифных ставок в связи с особыми условиями**.

На этом этапе работы над составлением штатного расписания при необходимости осуществляется также тарификация работ–отнесение видов труда к тарифным разрядам или квалификационным категориям в зависимости от сложности труда. Такая необходимость возникает, как правило, при введении нескольких должностей с одинаковыми наименованиями. Напомним, что тарификация работ, так же как и присвоение тарифных разрядов работникам, производится с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти справочники и порядок их применения утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 143 ТК РФ).

Читайте подробнее о штатном расписании в статье >>>

При установлении окладов, тарифных ставок и доплат необходимо помнить, что месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда (ч. третья ст. 133 ТК РФ). После установления размеров окладов и доплат производится расчет месячного фонда оплаты труда. При этом надо иметь в виду, что совершено точно рассчитать фонд оплаты труда невозможно, так как размер некоторых выплат может меняться (например, размер доплаты за работу в ночное время, надбавки за выслугу лет и т. д.).

Следующий шаг при составлении штатного расписания–систематизация всех полученных данных и заполнение унифицированной формы №Т-3 (образец). В следующий раз мы поговорим о том, как часто и при каких обстоятельствах необходимо вносить изменения в штатное расписание и как правильно это делать.

Самоучитель по формированию штатного расписания


* О том, как это можно сделать, мы рассказывали в №8, 2006. Ознакомиться со статьей можно также на сайте www.kdelo.ru в разделе «Архив журнала», «Электронная библиотека».

** Более подробно о доплатах и надбавках мы писали в №9, 2006.

Читайте также о правильном составлении графика сменности - с образцом графика работ и разъяснениями бухгалтера.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль