Разработка должностных инструкций

21259
Должностная инструкция — документ, регламентирующий трудовые обязанности сотрудника. При ее разработке нужно продумать не только содержание, но и соблюсти порядок ее разработки. Как это сделать, эксперты поделились в материале статьи.

Понятие должностной инструкции

Должностная инструкция представляет собой ключевой документ, в котором отражается весь спектр трудовых обязанностей специалиста, занимающего определенную должность на конкретном предприятии. Несмотря на то, что в действующем законодательстве не содержится каких-либо строгих указаний относительно формы и порядка разработки должностной инструкции, в сложившейся кадровой практике использование этого документа является весьма распространенным.

Скачайте документы по теме:

Это обусловлено тем, что его применение является весьма удобным как для работника, который таким образом получает четко представление о том, какие обязанности он должен выполнять, так и для работодателя, который благодаря должностной инструкции может обеспечить качественный подбор сотрудника для конкретной должности и скоординировать функционал различных должностных позиций между собой.

Обратите внимание! Несмотря на широкую распространенность применения должностных инструкций, их использование не является обязательным, а отсутствие должностной инструкции не влечет никаких санкций для работодателя.

При этом немаловажно, чтобы должностная инструкция для конкретной позиции не вступала в противоречие с другими локальными документами компании и нормативными актами, регламентирующими сферу трудового права. В частности, при разработке должностной инструкции необходимо учитывать систему профессиональных стандартов, которая в настоящее время активно внедряется в Российской Федерации.

Так, ст. 195.3 ТК РФ устанавливает, что в случае, если это предусмотрено действующим законодательством, применение работодателями профстандартов может быть обязательным — в том числе и при разработке должностных инструкций. Кроме того, при разработке должностных инструкций персонала необходимо учитывать содержание тарифно-квалификационных справочников, как это предписывает письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1.

Справка

Основные разделы должностной инструкции

Поскольку в актуальной нормативной базе не содержится четких требований к порядку разработки должностных инструкций, каждая компания вправе формировать этот документ в соответствии с ее собственными потребностями и особенностями производственного процесса. Тем не менее, в большинстве случае в  содержание должностной инструкции целесообразно включать следующие разделы:

  1. принятые в компании квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему данную должность. В данном разделе следует зафиксировать все условия относительно наличия основного и дополнительного образования работника, а также имеющегося у него опыта работы, включая его продолжительность, характер обязанностей, выполнявшихся на предыдущих местах работы, и проч. Кроме того, здесь может быть указано требование о наличии у специалиста знаний в области конкретных сфер деятельности — например, уголовного права для юриста или специфики прокладки инженерных коммуникаций — для облицовщика;
     
  2. трудовые обязанности работника. В большинстве компаний этот раздел формируется в виде функционального блока, включающего в себя шесть-семь укрупненных описаний должностных обязанностей специалиста. Однако в случае, если деятельность сотрудника тесно связано с участием в командной работе, специалисты кадровых служб считают уместным разделить трудовые обязанности на две категории — те, которые сотрудник выполняет самостоятельно, и те, которые реализуются во взаимодействии с другими работниками;
     
  3. права работника. Как правило, вне зависимости от уровня должностной позиции сотрудника в перечень его прав входит возможность запрашивать и получать информацию, необходимую для выполнения трудовых задач, а также в пределах своей компетенции принимать решения и осуществлять организацию и контроль рабочих процессов, включая подписание необходимых документов;
     
  4. ответственность сотрудника. В этом разделе следует зафиксировать задачи и функции, за выполнение которых несет ответственность конкретный работник, а также дисциплинарные и иные меры, которые могут быть применены к нему в случае невыполнения трудовых обязанностей.

Дополнительные разделы должностной инструкции

Тем не менее, кадровая практика не стоит на месте, и многие компании, пользуясь законодательно разрешенной возможностью формировать должностные инструкции в соответствии с собственными задачами, включают дополнительные разделы в процессе разработки должностных инструкций персонала. Так, в частности, в документе могут фигурировать следующие содержательные блоки:

функции и задачи. Этот раздел, как правило, включается в должностную инструкцию специалистов управленческого профиля. В зависимости от уровня занимаемой должности здесь фиксируется спектр полномочий сотрудника, а также порядок реализации управленческих функций, включая планирование и организацию работы, мотивации подчиненных и координацию их деятельности, осуществления контроля работы сотрудников своего подразделения, анализа достигнутых результатов и правил коммуникации в процессе выполнения задач;
 
коммуникации по должности. Данный раздел при разработке и утверждении должностной инструкции целесообразно использовать в крупных компаниях, где сотрудники, занимающие должностные позиции среднего звена или более высокого уровня, в процессе своей деятельности в значительной степени связаны с другими специалистами, и эффективность их работы во многом зависит от продуктивности такой коммуникации. Здесь следует указать порядок осуществления взаимодействия в рамках решения рабочих задач, в том числе сроки и правила получения и предоставления служебной информации;
 
показатели эффективности работы. Такой или подобный раздел рекомендуется включать в должностные инструкции в тех компаниях, где для оценки качества работы сотрудника и определения размера его заработной платы используется система KPI, то есть комплекс критериев, по которым оценивается эффективность трудовой деятельности. В этом случае работник, ознакомившись с содержанием инструкции, будет понимать, каким образом формируется его доход в компании, и как определяется качество работы.

Обратите внимание! Показатели, которые регулярно пересматриваются в зависимости от текущих краткосрочных целей организации, такие как объемы продаж, не стоит фиксировать в должностной инструкции во избежание ее слишком частого пересмотра. Их лучше прописать в отдельном документе, например, в плане работы сотрудника.

Реквизиты должностной инструкции

Как правило, даже в небольшой компании, применяющей в своей деятельности такой удобный механизм как разработка должностных инструкций, издается значительное количество подобных документов. Для того, чтобы иметь возможность однозначно идентифицировать их, каждая инструкция должна содержать следующие блоки:

полное наименование предприятия, издавшего данную инструкцию, и его реквизиты. В случае, если документ был выпущен в рамках одного из подразделений или филиалов головной организации, эту информацию необходимо зафиксировать после ее полного наименования. Для компаний, которые имеют также сокращенное название, утвержденное в учредительных документах, допускается его указание в инструкции;
 
название и реквизиты документа: дата и место издания, номер в соответствии с принятой системой нумерации, указание лиц, утвердивших текст инструкции, и собственно отметка об утверждении;
 
содержательный раздел инструкции;
 
подпись руководителя компании, который тем самым подтверждает факт ознакомления с ее содержанием и согласие на применение в рамках предприятия.

Обратите внимание! Наименование должностной инструкции обычно формируется в родительном падеже, например, «Должностная инструкция менеджера по продажам».

Порядок разработки должностных инструкций

Действующее законодательство о труде предоставляет работодателю право самостоятельно определять приемлемый для него порядок разработки должностных инструкций в 2017 году. Вместе с тем, поскольку данный документ играет весьма заметную роль в работе предприятия, в частности, используется при найме сотрудников на работу и оценке эффективности их деятельности, правила их разработки и утверждения должностной инструкции необходимо зафиксировать в локальном нормативном акте, который обыкновенно носит название положения о разработке должностных инструкций.

В рамках сложившейся кадровой практики действуют два возможных механизма использования должностных инструкций для регулирования трудовой деятельности работника:

примерная (типовая) должностная инструкция , сформированная в виде отдельного документа, утвержденного локальным нормативным актом. Такое оформление инструкции целесообразно в том случае, если речь идет о типовом документе, который действует в отношении конкретной должностной позиции вне зависимости от того, кто ее занимает;
 
персональная должностная инструкция, применяемая к конкретному сотруднику и подлежащая пересмотру в случае смены специалиста на определенной должностной позиции. В этом случае соответствующий документ может быть оформлен в виде приложения к трудовому договору, как это описывается в письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6.

Вне зависимости от того, какой тип инструкции используется на предприятии, в положении или приказе о разработке должностных инструкций прописываются лица, ответственные за формирование содержания соответствующих документов, описывается порядок утверждения инструкций и срок их действия, а также условия и порядок пересмотра.

Ознакомление с содержанием должностной инструкции

В приказе о разработке должностных инструкций также необходимо зафиксировать порядок ознакомления сотрудников, на которых распространяется их действие, с их текстами. При этом подтверждением факта такого ознакомления является личная подпись сотрудника. В случае, если речь идет о персональной инструкции, специалист может расписаться прямо на этом документе.

Если же в компании применяются типовые инструкции, стоит завести специальный журнал для подписей специалистов, ознакомившихся с их содержанием. При этом в случае внесения изменений в текст инструкции процедуру ознакомления сотрудников необходимо будет организовать заново.

Обратите внимание! Если работник расписывается в специальном журнале, в нем должны быть зафиксированы реквизиты должностной инструкции.

Справка

Пересмотр должностных инструкций

Процедура и сроки пересмотра должностных инструкций также устанавливаются локальным положением о разработке должностных инструкций. В некоторых компаниях в этом документе прописываются конкретные сроки редактирования инструкций, например, один раз в год. Однако на практике такая частота может оказаться неоправданной: более разумным вариантом представляется указать в приказе о разработке должностных инструкций конкретные обстоятельства, при которых содержание документа подлежит пересмотру.

Например, в этом качестве могут фигурировать смена сотрудника на данной должности, выход новых нормативно-правовых актов в сфере деятельности компании или конкретного специалиста, изменение условий труда на предприятии, изменение штатного расписания и проч.

В случае, если содержание должностной инструкции было изменено, сотрудник, который продолжает трудиться на данной должности, должен не только быть ознакомлен с обновленным текстом документа, но и изъявить готовность работать в соответствии с новыми требованиями. Как правило, эти вопросы предварительно обсуждаются между работником и работодателем, после чего, если им удается достигнуть договоренности по этому вопросу, новые требования к должности оформляются посредством подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.

Обратите внимание! Изменять трудовую функцию работника без его согласия запрещено. Поэтому новая должностная инструкция  не может существенным образом пересматривать обязанности работника.

Таким образом, несмотря на то, что наличие должностной инструкции не является обязательным требованием трудового законодательства, и действующая нормативная база не регламентирует порядок разработки и утверждения должностной инструкции, в рамках сложившейся кадровой практики уже выработались определенные механизмы ее применения. С одной стороны, они делают сотрудничество между работником и работодателем с использованием должностной инструкции максимально удобным для обеих сторон, а с другой — страхуют работодателя от возможных претензий со стороны контролирующих органов.

Должностная инструкция главного бухгалтера с учетом требований профстандарта «Бухгалтер»

Читайте также:

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ








      Рассылка




      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011

      
      ×
      Скачивание доступно после регистрации


      Зарегистрируйтесь бесплатно
      и скачивайте любые документы.



      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль