Должен ли кадровик заниматься загранпаспортами работников?

534
Маркетолог Алина М. пришла в отдел кадров с просьбой помочь оформить ей анкету для загранпаспорта на поездку в Грецию в июне. Менеджер по персоналу Светлана Ф. была удивлена просьбой о помощи в личном деле и таким ранним оформлением загранпаспорта. Однако сотрудница настаивала, и Светлана решила разобраться в ситуации.

Маркетолог Алина М. пришла в отдел кадров: «Начала оформлять загранпаспорт, в июне хочу съездить в Грецию. Помогите анкету заполнить!» Менеджер по персоналу Светлана Ф. была удивлена: «Чем же я могу помочь? Загранпаспорт - ваше личное дело. И почему вы так рано занялись его оформлением? На это нужен всего один месяц». Однако сотрудница настаивала, и Светлана решила разобраться в ситуации.

Конечно, загранпаспорт - личный документ сотрудника. Однако в заявлении на его выдачу гражданин указывает не только персональные данные, но и сведения о трудовой деятельности, которые должны соответствовать записям в трудовой книжке. Эту часть заявления заверяет представитель работодателя по основному месту работы - кадровик или генеральный директор организации. Получается, что кадровый специалист должен оказать сотруднику содействие в оформлении загранпаспорта и проследить, чтобы пункт о работе был заполнен верно. Без подписи кадровика работник не получит паспорт, а это может привести к ненужному конфликту. Давайте посмотрим, как помочь сотруднику оформить заявление на загранпаспорт.

Проверяем анкету

Форма заявления о выдаче паспорта (анкеты) утверждена приказом МВД России от 26 мая 1997 г. № 310 (приложение № 1). Обратите внимание на пункт 15 «Выписка из трудовой книжки о трудовой деятельности за последние 10 лет (включая учебу в учебных заведениях и военную службу)».

Должен ли кадровик заниматься загранпаспортами работников?

ОВИРов больше нет

Раньше в Москве и Санкт-Петербурге загранпаспорта гражданам оформляли ОВИРы-отделы виз и регистрации. С мая 2005 года эти учреждения были упразднены, а их функции переданы паспортно-визовым службам районных управлений внутренних дел. Система ОВИРов существовала только в двух столичных городах, а в регионах как раньше, так и сейчас загранпаспорта оформляют паспортно-визовые службы.

В этом пункте есть таблица, в которую работник переписывает сведения из своей трудовой книжки. В таблицу нужно внести не только сведения о трудовой деятельности (учебе, военной службе), но и перерывы, если они были. Например, работник закончил учебное заведение и не сразу устроился на работу или сотрудница не работала, ухаживая за ребенком. В этих случаях в графе «Должность и место работы» пишется фраза «временно не работал», а в графе «Местонахождение» - адрес места жительства в это время. Если в последние 10 лет деятельности у работника попадает учеба в школе, она тоже вписывается в анкету.

Загранпаспорт: чем раньше, тем лучше

Еще один вопрос, который волновал менеджера по персоналу, - почему Алина решила оформлять паспорт так заблаговременно. Но это как раз и неудивительно - зимой сотрудники часто обращаются в отдел кадров за содействием в оформлении загранпаспортов, которые понадобятся им летом. Причины тому - сложность заполнения анкеты, неудобный режим работы паспортно-визовых служб (они работают не ежедневно и имеют определенные часы приема).

Но главная причина связана со сроками подготовки паспортов. Менеджер по персоналу прав лишь наполовину, утверждая, что на это понадобится всего один месяц. Загранпаспорт оформляют в течение месяца тем гражданам, которые обратились в отдел внутренних дел по месту жительства. А вот по месту пребывания документ будут готовить долго - до четырех месяцев. И если Алина приехала из другого города, то обращаться за паспортом ей нужно в январе, чтобы получить документ к июню.

Если работник просит трудовую книжку

В соответствии с приказом МВД России № 310 паспортно-визовая служба имеет право потребовать у гражданина документы для подтверждения сведений о его трудовой деятельности. Причем не только выписку из трудовой книжки или справку с места работы, но и саму трудовую книжку. Налицо противоречие со статьей 62 Трудового кодекса, где сказано, что работодатель может выдать работнику трудовую книжку только при увольнении.

Помните, что выдавать книжку на руки сотруднику нельзя даже под расписку - работник может не вернуть ее обратно, а отвечать за это придется кадровику. Поэтому, если сотрудник для оформления загранпаспорта потребует подлинник книжки, не поддавайтесь на его уговоры. В крайнем случае можно сходить в паспортный стол вместе с ним и выяснить все вопросы. Но книжка должна оставаться у вас.

Загранпаспорт меняет лицо

С 1 января 2006 года в России вводятся загранпаспорта нового образца. Они будут снабжены специальной пластиковой страничкой с электронным чипом, содержащим информацию о владельце. Ранее выданные гражданам паспорта будут продолжать действовать до постепенной замены их новыми.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль