Жизнь по расписанию

690
В работе кадрового специалиста немалое место занимает оформление документов, отражающих жизнь организации. Одним из таких документов, требующих к себе серьезного отношения и вызывающих подчас немало вопросов, является штатное расписание.

Начало года - время введения в действие документов, закрепляющих структуру и штатную численность предприятия. Они разрабатываются и утверждаются в конце текущего производственного года на следующий и действуют (с внесением изменений, дополнений) в течение всего года. При необходимости эти акты могут переиздаваться, но с начала года начинается действие нового.

Основной из таких документов - штатное расписание, которым закрепляется структура и штатная численность предприятия. Даже если никаких изменений по сравнению с прошлым годом в структуре и штате вашего предприятия не произошло, вам все равно предстоит переутвердить и ввести в действие штатное расписание на новый производственный год.

Зачем и для чего

Представители нового поколения работников кадровых служб постоянно задают одни и те же вопросы: «Зачем нужно штатное расписание? Можно ли его не составлять?» Отвечаем: в соответствии с постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм по учету труда и его оплаты» штатное расписание «применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы».

Этот документ определяет место структурных подразделений в жизнедеятельности организации, порядок подчинения должностных лиц, закрепляет количество штатных единиц по каждой из должностей. Он позволяет планировать потребности в персонале, проводить оптимизацию персонала, определять уровень компетенции структурных подразделений и должностных лиц. Такие процедуры, как расширение или сокращение штата, перевод работников, начинаются с изучения штатного расписания, а при необходимости - с внесения в него соответствующих изменений. Штатное расписание также фиксирует месячный фонд заработной платы и его распределение между работниками.


Читайте подробнее о штатном расписании в статье >>>


Кадровики иногда также спрашивают: «А если в организации работает всего 10 человек и нет никаких структурных подразделений? Есть ли необходимость в штатном расписании?» В этом случае штатное расписание составляют, оставляя незаполненной графу «Структурное подразделение». Должности перечисляют по направлениям и в порядке субординации.

Другой вопрос из этой же серии: «Нужно ли включать в штатное расписание совместителей?» В штатное расписание не включаются работники, принятые по гражданско-правовым договорам, но работники, имеющие трудовые отношения с работодателем, в том числе совместители, обязательно вносятся в штатное расписание.

Процессуальные вопросы

Разработкой документов по закреплению структуры и штатной численности предприятия занимается отдел труда и заработной платы (ОТиЗ). Эта работа может быть также возложена на планово-экономический отдел. В небольших внебюджетных организациях, где такие структурные подразделения отсутствуют, обязанности по составлению данной документации могут быть возложены на кадровика или главного бухгалтера. Эти документы визируются всеми заинтересованными должностными лицами и юристом организации (при его наличии). Иногда (и это не самый худший вариант) они занимаются составлением штатного расписания вместе. Курирует эту работу заместитель руководителя по управлению персоналом, а при его отсутствии - один из заместителей руководителя, отвечающий за административные вопросы.

Разберем порядок разработки, подписания и визирования этого документа. Например, структура и штатная численность и штатное расписание организации разрабатываются главным бухгалтером вместе с кадровой службой организации. Один из заместителей руководителя подписывает эти документы, затем необходимо завизировать их у главного бухгалтера, кадровика и обязательно у юриста (если он есть в организации). После чего структура и штатная численность организации обязательно утверждается подписью руководителя и на эту подпись ставится печать организации. А штатное расписание утверждается приказом руководителя.

Афишировать зарплату совсем не обязательно

Структура и штатная численность организации не является обязательным документом и присутствует далеко не в каждой организации. Штатное расписание полностью заменяет этот документ. Тем не менее в процессе работы часто возникает необходимость сверить штатное расписание со структурой организации, уточнить названия подразделений и их порядок.

Пользоваться штатным расписанием, содержащим оклады и тарифные ставки, в таких случаях не совсем удобно. Широкое информирование работников о получаемой их коллегами заработной плате может привести к осложнению взаимоотношений в коллективе и к неконструктивным производственным конфликтам.

Налоговая инспекция при проверках интересуется штатным расписанием на предмет проверки налогооблагаемой базы (ведь оно содержит сведения о месячном фонде заработной платы). Но иногда на практике возникает интерес именно к структуре предприятия. Приведем пример.

Во время налоговой проверки возникла необходимость уточнить структуру предприятия, входящего в холдинг и к тому же имеющего целую сеть филиалов. Для уяснения проблемы подчинения структурных подразделений был затребован документ, фиксирующий структуру организации. Комиссии было представлено штатное расписание, в котором четко и наглядно отражена структура организации. К тому же другие документы такого уровня в организации просто отсутствовали. Как уже было сказано, интерес комиссии носил конкретный характер. И в процессе ознакомления со штатным расписанием налоговая проверка обнаружила, что в нем полностью отсутствует единица одного из заместителей руководителя. Соответственно его оклад и надбавка не включены в фонд заработной платы и, хотя налоговых нарушений в этой области обнаружено не было - бухгалтер рассчитывал налог «по факту», - в акт проверки было включено замечание. Эта ситуация повлекла за собой серьезные нарекания в адрес работника кадровой службы. Понятно, что ошибка носит чисто технический характер, тем не менее она отчетливо демонстрирует, что взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии организации налажено слабо.

Жизнь по расписанию

Для решения вопросов, связанных именно со структурным делением организации, целесообразно разработать и внедрить документ, который так и называется «Структура и штатная численность организации». Приводим его образец.

Как вы видите, в этом документе штатная численность по каждой должности указывается независимо от оклада.

Если необходимы изменения...

В течение года в некоторых организациях возникает необходимость внести изменения в структуру и штатную численность и штатное расписание организации. Эти изменения связаны с появлением новых структурных подразделений, ликвидацией имеющихся, введением новых должностей и штатных единиц или их сокращением. Внесение изменений в документы, закрепляющие структуру и штатную численность, может быть также связано и с переименованием структурных подразделений и должностей. Для этого совершенно не обязательно переиздавать указанные документы. Изменения вносятся приказами руководителя. Причем при наличии и структуры, и штатного расписания (то есть двух документов) издаются два приказа: отдельно для внесения изменений в структуру и штатную численность и для внесения изменений в штатное расписание.

Структуру и штатную численность, а также штатное расписание в этом случае совершенно не обязательно переиздавать. Достаточно оформить эти документы с уже внесенными в «сетку» изменениями как приложение к приказу о внесении изменений*.

Стоит также отметить, что при составлении этих документов ОТиЗом или планово-экономическим отделом приказы о внесении изменений в структуру и штатную численность и штатное расписание считаются приказами по основной деятельности, регистрируются канцелярией и хранятся в деле приказов по основной деятельности. На практике при отсутствии соответствующих структурных подразделений эту работу ведет кадровая служба предприятия, и по этой причине штатное расписание и сопровождающие его документы могут храниться в отделе кадров. Но при этом и канцелярии, и отделу кадров стоит обратить внимание на сохранность и комплектность документов. Хранить подлинники приказов о внесении изменений (без приложения) и приложения к приказу, в которые вносятся изменения в разных структурных подразделениях, нецелесообразно и крайне неудобно для работы.

Жизнь по расписанию

Оформляем штатное расписание

Штатное расписание оформляется по форме № Т-3 в соответствии с постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Иногда кадровики ссылаются на то, что такая форма неудобна для работы, так как не учитывает специфику их организации. Напоминаем, что в этом случае вы имеете право дополнить форму недостающими с вашей точки зрения графами и сократить до минимума те, которые не используются в вашей работе, при этом адаптированная под ваши производственные потребности форма штатного расписания должна быть обязательно утверждена приказом директора.

Пройдемся по разделам

Сначала нужно внести в унифицированную форму наименование организации. Оно указывается строго в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу в окне указывается номер организации по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), этот номер присваивается организации органами статистики, и вы можете узнать его у главного бухгалтера своей организации. Ниже наименования документа «Штатное расписание» датой указывается период, на который составляется этот документ (в нашем образце «на "05" января 2004 года»).

Затем идет заполнение таблицы штатного расписания. Разделы 1 и 2 содержат наименования структурных подразделений и их коды. Наименования структурных подразделений указываются без сокращений, в именительном падеже и обычно на практике следуют в порядке важности для жизнеобеспечения деятельности организации: сначала руководство, затем основные производственные подразделения и потом следуют административные, вспомогательные наименования.

Кодирование структурных подразделений применяется в том случае, если это крупное (чаще всего государственное) предприятие с большим количеством структурных подразделений и на предприятии разработаны и внедрены системы автоматизированного управления. В обычной практике в разделе «Коды» указываются обычные порядковые номера, под которыми структурные подразделения указаны в штатном расписании.

Графа 3 «Профессия (должность)» заполняется в соответствии с ЕТКС (Единым тарифно-квалификационным справочником), а также в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Многие кадровые специалисты обращают внимание на то, что квалификационные справочники не отражают современной экономической ситуации и их использование не всегда возможно, ведь появилось много новых наименований профессий и должностей. Такая точка зрения только отчасти соответствует действительности. Несмотря на то что в квалификационные справочники регулярно вносятся изменения и дополнения, они не всегда отражают реалии современной жизни. Но к решению проблемы следует подходить с осторожностью.

Если речь идет о льготниках, то есть по конкретной должности, специальности или профессии законодательством предусмотрены определенные льготы или ограничения, наименования, указанные в разделе 3 штатного расписания, должны строго соответствовать не только квалификационным справочникам, но и спискам 1 и 2. Любая небрежность приведет к проблемам с оформлением льготной пенсии вашим работникам. Ведь, согласно статье 57 ТК РФ, наименование должности вносится в трудовой договор в соответствии со штатным расписанием. Из трудового договора наименование должности переносится в приказ о приеме на работу, а на основании приказа - в трудовую книжку.

Известен случай, когда кадровый специалист парфюмерной фабрики, не найдя в ЕТКС профессии «парфюмер», выбрала наиболее верное решение: она обратилась с письмом в Минтруд России с просьбой разъяснить возникшую ситуацию. После этого обращения соответствующая профессия была внесена в нормативную базу.

Что касается западных компаний, работающих в России, то здесь следует заметить, что московское отделение пенсионного фонда не чинит препятствий при оформлении пенсии мерчендайзерам и супервайзерам. В то же время хотелось бы предостеречь руководителей некоторых организаций от излишнего креатива в наименовании должностей. Для начала стоит свериться с квалификационными справочниками. Возможно, вы найдете русскоязычный аналог. Учитывая требования пенсионного фонда России, не стоит без крайней необходимости изобретать велосипед.

Читайте подробнее о штатном расписании в статье >>>

Наименования должностей располагаются внутри структурных подразделений в порядке субординации и указываются полностью, без сокращений типа «зам.», «зав.», «ст.» (см. образец заполнения).

Количество штатных единиц указывается по каждой должности в соответствии с заработной платой. Если для двух работников, занимающих одинаковую должность, предусмотрена разная заработная плата, то штатные единицы указывают по каждой должности отдельно. Например:

Бухгалтер 1 6000
Бухгалтер 2 5000

В этом случае при проверке налоговая инспекция может потребовать в качестве аргументации расхождения в заработной плате должностные инструкции указанных работников. Должностная инструкция должна документально фиксировать различия в уровне квалификации, объеме работ, уровне должностной ответственности и т. п. Возможно, работник, занимающий ту же должность, но получающий отличный от других оклад, совмещает обязанности без переименования должности.

Нормативная база для установления окладов (тарифных ставок) содержится в статье 135 ТК РФ «Установление заработной платы». А в статье 129 ТК РФ тарифная ставка (оклад) определяется как «фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени». Обращаем ваше внимание на практические ошибки, которые возникают при работе с этими нормами.

1. При приеме сотрудника на работу на время испытательного срока ему устанавливается оклад меньший, чем указан в штатном расписании. Статья 70 ТК РФ однозначно указывает, что «в период испытания на работника распространяются положения настоящего Кодекса, законов, иных нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, <span class="Dictionary" title=" соглашение, которое устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников и ответные обязательства с их стороны по отношению к администрации организации. Этот документ повышает правовые и социальные гарантии для персонала по сравнению с теми, что уже установлены трудовым законодательством.Коллективный договор выполняет такие функции:– защищает интересы сотрудников, ведь в трудовых отношениях фирма является экономически более сильной стороной;– способствует упрощению трудовых договоров, оптимизации расчетов затрат на оплату труда;– позволяет избежать открытых конфликтов между сотрудниками и администрации. Чтобы избежать нарушения законодательства при условии повышения заработной платы, по окончании испытательного срока внесите приказом директора изменения в штатное расписание по конкретной должностной позиции.

2. В трудовом договоре и приказе о приеме на работу вместо конкретной суммы указывается ссылка «согласно штатному расписанию». В этом случае работнику, принимаемому на работу, необходимо выдавать на руки заверенную в соответствующем порядке выписку из штатного расписания организации, что делается далеко не всегда. К тому же такие ссылки осложняют информационно-справочную работу как сотрудников кадровой службы предприятия, так и в дальнейшем работу архивных специалистов по выдаче требуемых работниками справок.

Иногда в разделе 5 «Оклад (тарифная ставка)» штатного расписания указывается «вилка» окладов. В приведенном выше примере это выглядит так:

Бухгалтер 3 5000-6000

Такая практика оправдывается тем, что во внебюджетных организациях при открытой вакансии довольно трудно бывает определить уровень квалификации, профессиональные возможности работника, который будет принят на эту должность, потому сразу закладывают «и по максимуму, и по минимуму». Итоговые цифры и месячный фонд заработной платы в этом случае тоже подсчитывают «вилкой». Остается заметить, что налоговые проверки подобную практику не приветствуют, хотя и не всегда за нее наказывают.

В статье 144 ТК РФ «Стимулирующие выплаты» написано, что работодатель имеет право устанавливать системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работника. Указанные системы могут также устанавливаться коллективным договором.Эти надбавки вносятся в разделы 6, 7, 8 штатного расписания.

В некоторых организациях разработана и внедрена система стимулирования труда, при которой заработная плата имеет фиксированную постоянную часть в виде оклада работников и переменную в виде ежемесячной фиксированной надбавки. Это позволяет работодателю при некачественном и (или) несвоевременном исполнении работ наказывать работника рублем. Обращаем внимание, что, если на период испытательного срока вы устанавливаете вновь принятому работнику заработную плату, состоящую из оклада и хотя бы части такой надбавки, это лишает вас возможности уволить его как не справившегося с испытанием: ведь в период испытательного срока вы выплачивали ему часть премии.

Обычно проблемы с заполнением разделов «Оклад (тарифная ставка)» и «Надбавки» возникают в тех организациях, где заработная плата состоит из постоянной и переменной величин (процента от оборота, суммы заключенных договоров и т. п.). В этом случае можно порекомендовать составлять штатное расписание ежемесячно.

Графа 9 «Месячный фонд заработной платы» суммирует оклад и надбавки в каждой строке штатного расписания. Затем подводится итоговая цифра по листу и по документу. На практике итоги месячного фонда заработной платы подсчитываются также по структурным подразделениям. Чтобы не запутаться в цифрах окончательно, рекомендуем выделять итоговые цифры по каждому структурному подразделению курсивом.

По должностям и по фамилиям

Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, занимающих ту или иную должность. Поэтому для удобства работы на основании штатного расписания составляется внутренний документ, называемый в разных организациях по-разному: «Штатная расстановка», «Замещение должностей» и т. п. При составлении этого документа к штатному расписанию добавляется еще одна графа, в которой указываются инициалы и фамилии работников, занимающих указанную должность. Некоторые кадровые специалисты копируют штатное расписание и вносят инициалы и фамилии в графу «Примечания» копии. Но делать такую разметку на подлиннике штатного расписания не рекомендуется.

В завершение остается добавить, что в соответствии с пунктом «а» статьи 32 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Росархива 06.10.2000) штатные расписания организации, изменения к ним хранятся по месту составления и разработки постоянно, а штатные расстановки (ст. 34 Перечня) - 75 лет.


* -Подробнее о том, как составляются приказы о внесении изменений, мы расскажем в наших дальнейших публикациях.
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль