Журналы по учету кадров: систематизируем сведения о льготниках

798
Есть сотрудники, в отношении которых установлены щадящие условия труда. Это несовершеннолетние, беременные или женщины, имеющие маленьких детей, работники, занятые на вредных работах. Кадровик должен вести учет таких сотрудников для того, чтобы в отношении них четко соблюдать требования Трудового кодекса. О том, как это сделать, мы и поговорим сегодня.

Есть сотрудники, в отношении которых установлены щадящие условия труда. Это несовершеннолетние, беременные или женщины, имеющие маленьких детей, работники, занятые на вредных работах. Кадровик должен вести учет таких сотрудников для того, чтобы в отношении них четко соблюдать требования Трудового кодекса. О том, как это сделать, мы и поговорим сегодня.

Почему учет необходим?

Представьте ситуацию. В организации возникла необходимость выполнить срочную работу, для чего часть сотрудников попросили потрудиться сверхурочно*. Работники дали согласие и выполнили поставленную задачу. Однако спустя какое-то время проверка Рострудинспекции выявила, что среди них был несовершеннолетний работник. Сотрудник кадровой службы об этом просто забыл. В результате организация была оштрафована на сумму 30 000 рублей**. Так получилось, потому что в кадровой службе компании отсутствовал какой-либо учет «неприкасаемых» сотрудников. В частности, не велся журнал, из которого можно было получить информацию о работниках, которым закон не позволяет трудиться сверх установленного времени.

Комментарий юриста
Журналы по учету кадров: систематизируем сведения о льготниках

Наталья АРЮПИНА,
юрист международной компании «Редль и партнеры»:

– Чаще всего нарушение прав особых категорий работников (например, привлечение к работе в ночное время женщины, имеющей ребенка в возрасте до трех лет, без ее согласия) вызвано отсутствием у руководителей информации о том, что у них работает сотрудник, которому положены определенные льготы. Задача кадрового специалиста состоит в том, чтобы в случае необходимости донести до руководителя такую информацию, предварительно зафиксировав ее в специальной тетради или в журнале учета. Работодателям не стоит забывать об ответственности за нарушение прав льготников, это может быть не только дисциплинарная и материальная ответственность, но и уголовная, вплоть до лишения права занимать должность руководителя компании (ст. 145.1 УК РФ).

Как создать журнал учета сотрудников?

Так как официально утвержденной формы журналов учета льготников не существует, кадровые специалисты могут разработать свою форму, выбрав удобный для себя формат. При этом можно сразу создать журнал на бумажном носителе, а можно вначале вести его в электронном виде, а после завершения журнала перевести в бумажную форму. Перевод на бумагу в любом случае следует сделать обязательно. Дело в том, что журнал учета льготных категорий сотрудников после того, как потеряет актуальность, подлежит сдаче в архив. Журналы учета льготных категорий сотрудников ведет и хранит до момента сдачи в архив тот специалист кадровой службы, на которого эта обязанность возложена приказом руководителя.

Журнал на бумажном носителе необходимо правильно оформить. Во-первых, защитить его от изъятий и вложений. Для этого следует пронумеровать все страницы и прошнуровать журнал. Во-вторых, журнал нужно заверить печатью организации и подписью начальника отдела кадров или руководителя организации (на последней странице). В-третьих, в обязательном порядке документ следует снабдить соответствующими реквизитами и указать период его ведения. Период ведения можно указать как на титульном листе журнала, так и на последней странице. Образец последнего листа журнала учета работников, не достигших возраста 18 лет, см. выше. Журналы по учету кадров вы можете приобрести в магазине кадровика.

Журналы по учету кадров: систематизируем сведения о льготниках

Порядок актуализации журналов

Актуализация журналов учета особых категорий работников – это деятельность по приведению их содержания в соответствие с реальным положением дел. Во внутренних документах кадровой службы следует регламентировать время проверки сведений и актуализации журналов (например, в положении о кадровой службе).

Пример

В ЗАО «Бытхимпром» трудится много работников с вредными и опасными условиями труда. Наличие у этих работников льгот подтверждается тем, что их должности включены в Список рабочих мест, наименований профессий и должностей, занятость в которых дает право на досрочное назначение трудовой пенсии***. Перечень «вредников» должен ежегодно представляться в соответствующее отделение ПФР.

В Положении о кадровой службе ЗАО установлено, что актуализация журналов учета работников с вредными и опасными условиями труда проводится, во-первых, раз в три месяца, во-вторых, непосредственно перед ежегодным предоставлением списков в отделение ПФР. Такой порядок обусловлен высокой текучестью кадров в «Бытхимпром» и законодательно закрепленной обязанностью организаций предоставлять в пенсионные органы полные и достоверные сведения.

О сдаче в архив

Когда все страницы кроме последней будут заполнены, как уже говорилось, нужно поставить дату окончания журнала. Сам журнал следует сдать в архив организации после того, как он потеряет свою актуальность. Например, Журнал учета работниц, имеющих детей в возрасте до трех лет, следует готовить к сдаче в архив после того, как в нем закончатся страницы, а после последней записи пройдет не менее трех лет. Еще о сроках. Для основных журналов установлены сроки хранения****, но журналы учета льготных категорий сотрудников не обязательны для ведения, срок их хранения ведомственным документом не предусмотрен. Он может быть установлен организацией самостоятельно в локальном акте, например, в инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

А как у вас?

Мы обратились к нашим читателям с вопросом:

Как вы ведете журналы учета особых категорий работников?

Дмитрий,
руководитель архитектурного бюро (г. Санкт-Петербург):

– Мы не ведем никаких специальных журналов. Бюро небольшое, и штатные сотрудники все друг друга знают. Поэтому мы просто помним об особенностях некоторых из наших сотрудников и предоставляем соответствующие льготы.

Алина,
менеджер по персоналу, строительная компания (г. Тула):

– Особых сотрудников очень много – несовершеннолетние, вахтовики, совместители, работники с линейными обязанностями, всех в голове не удержишь, поэтому ведем отдельные журналы по каждой категории работников в электронном виде. После закрытия распечатываем, заверяем и сдаем на архивное хранение.

Мария Александровна,
инспектор по кадрам, судоходная компания (г. Мурманск):

– Наша компания только собирается переходить на электронный документооборот, поэтому пока мы ведем один электронный журнал в формате Exсel и в нем регистрируем всех льготников. В будущем будем вести журналы по каждой категории отдельно. До сих пор нарушений в нашей компании не было!


* В соответствии со ст. 268 ТК РФ по общему правилу запрещаются направление в служебные командировки, привлечение к сверхурочной работе, работе в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни работников в возрасте до 18 лет.

** Статья 5.27 КоАП РФ.

*** Постановление Правительства РФ от 29 октября 2002 г. № 781, ст. 27 и 28 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ».

**** Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. Утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль