Время утверждать график отпусков

4199
Наступает время предоставления руководству графика отпусков. Существует два подхода составления графиков. Изучим оба подхода, а также узнаем, какие работники имеют право уйти в отпуск в удобное для них время. Статья в помощь.

Кому что ближе

Итак, что же представляют собой эти два подхода? При реальном подходе график отпусков составляется для того, чтобы действительно служить рабочим документом в течение всего года. Это самый правильный подход, но применяется он далеко не везде. В основном он используется на крупных предприяиях, где работает более тысячи человек и без графика отпу-сков просто не обойтись, а также на непрерывном производстве при сменной работе. Кроме того, во многих компаниях существует проблема, когда сотрудники не хотят идти в отпуск. Соображения бывают разные: кто-то боится потерять рабочее место, кто-то желает больше заработать. Работодателю же, наоборот, нет выгоды в таком энтузиазме, ведь непредоставление отпусков – это серьезное нарушение трудового законодательства. С помощью графика можно настоять на том, чтобы сотрудник шел в отпуск.

Если отпуск сотруднику не предоставляется в течение двух лет подряд, на руководителя организации могут наложить штраф от 500 до 5000 руб. (ст. 124 ТКРФ и 5.27 КоАП РФ)

Формальный подход состоит в том, что график составляется и существует лишь как формальный документ, необходимый для предъявления проверяющим органам. Такой подход популярен в организациях с небольшим штатом сотрудников и демократическими принципами управления. Действительно, если вы предоставляете работникам отпуска по их заявлениям в любое время, когда они этого попросят, заранее утвержденный график с фиксированными отпусками для вас может быть неудобен. Но поскольку закон требует, чтобы график существовал, в назначенное время его необходимо составить и утвердить, пусть даже он будет носить формальный характер. Обычно перед проверкой такой график приводится в соответствие с реальной ситуацией, а в конце года задним числом составляется заново, уже на основании существующих приказов о предоставлении отпусков.

Однако Трудовой кодекс говорит о том, что график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя (ст. 123 ТК РФ). И если проверка из Рострудинспекции нагрянет без предупреждения, вы можете оказаться в очень неприятной ситуации – выявится несоответствие времени отпуска в графике и в приказах. Чтобы не рисковать, советуем вам все же придерживаться реального подхода к составлению графика отпусков.

График отпусков выполняет три функции: планирует отпуска, организует порядок их предоставления и отражает ситуацию задолженности по отпускам


Читайте подробнее о графике отпусков в статье >>>


Что нужно знать

Трудовой кодекс устанавливает требования и по срокам утверж-дения графика отпусков – не позже чем за две недели до начала календарного года (то есть не позднее 17 декабря). Причем речь идет именно об утверждении уже готового графика, а не о его разработке, которая должна начаться раньше. Когда именно – решать вам, поскольку в законодательстве нет требований на этот счет. Полагаем, что если к началу декабря вы соберете все необходимые данные, то вы успеете своевременно подготовить график к утверждению. О каких данных идет речь?

Для работы над составлением графика вам необходимо получить следующую информацию:
– пожелания сотрудников по времени предоставления отпусков;
– сведения о том, кто из сотрудников может пойти в отпуск в любое удобное для них время;
– данные по продолжительности отпуска, на которую имеет право каждый из ваших работников;
– период, когда организация имеет максимальную возможность предоставить отпуска своим сотрудникам, не нарушая собственный производственный или технологический процесс (например, администрация дома отдыха или санатория старается отправлять своих работников в отпуск в зимний период, когда эти учреждения функционируют менее активно).

А теперь подробнее о том, как получить эти данные.

Пожелания работников

Работу над графиком отпусков начните с выяснения планов сотрудников. В этом могут помочь линейные руководители (начальники отделов, цехов, директора подразделений). Они должны:1. Собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска.2. Уладить разногласия между сотрудниками, желающими пойти в отпуск в одно и то же время, если в данном структурном подразделении нет такой возможности.3. Предоставить в отдел кадров или службу персонала сведения о датах начала отпуска своих подчиненных для составления сводного графика.

Проследите, чтобы пожелания работников относительно времени использования отпуска были оформлены письменно, в виде заявлений или анкет. Если впоследствии кто-то из сотрудников будет недоволен временем отпуска, которое будет закреплено в графике, с помощью заявления вы легко сможете подтвердить, что учли его намерения.

Если никаких пожеланий от работников не поступило, то вы можете самостоятельно распределить отпуска, разработать методику определения очередности предоставления отпусков.

Отпуск в удобное время

Не забывайте, что некоторым работникам закон предоставляет право уйти в отпуск в удобное для них время. Соберите со всех льготников заявления о времени будущего отпуска и составьте их список. Если вы не знаете, кто из ваших работников является льготником (не все оповещают об этом отдел кадров при поступлении на работу), нужно вывесить объявление с перечислением привилегированных категорий и просьбой принести подтверждающие документы – удостоверения, медицинские справки и т. п. Объявление можно составить на основании таблицы на странице 57.

Чтобы при составлении графика отпусков не тратить время на выявление льготников, ведите их список или делайте соответствующие отметки в личных карточках

Обратите внимание, что, если у этих сотрудников в течение года появится желание изменить дату начала отпуска, администрация обязана пойти им навстречу. Позаботьтесь о соответствующем оформлении таких изменений – сотрудник должен написать заявление, а руководитель организации поставить на нем свою резолюцию. На этот случай в графике отпусков предусмотрено две графы: запланированная дата отпуска и фактическая дата отпуска. Если сотрудник идет в отпуск не по графику, то запланированная и фактическая даты отпуска будут разными*.

Работники, имеющие право уйти в отпуск в удобное для них время
Категория работников Нормативный акт
Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофына Чернобыльской АЭС» (ст. 14–15)
Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы Закон РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I«О статусе Героев Советского Союза, ГероевРоссийской Федерации и полных кавалеровордена Славы» (п. 3 ст. 8)
Граждане, награжденные знаком «Почетный донор России» Закон РФ от 9 июня 1993 г. № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов» (ст. 11)
Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны труда Федеральный закон от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах» (ст. 14–20, 22)
Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы Федеральный закон от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гаран-тий Героям Социалистического Труда и полнымкавалерам ордена Трудовой Славы» (ст. 6)
Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) Федеральный закон от 10 января 2002 г.№ 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам,подвергшимся радиационному воздействиювследствие ядерных испытаний на Семипала-тинском полигоне» (п. 15 ст. 2)
Работники в возрасте до 18 лет Трудовой кодекс (ст. 267)
Мужчины в период отпуска их жен по беременности и родам Трудовой кодекс (ст. 123)
Один из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севераи приравненных к ним местностях для сопро-вождения ребенка в возрасте до 18 лет,поступающего в образовательное учреждениесреднего или высшего профессиональногообразования, расположенное в другой местности Трудовой кодекс (ст. 322)
Совместители (имеют право использовать отпуск по совместительству одновременнос отпуском по основному месту работы) Трудовой кодекс (ст. 286)
Работник, супруг которого является военнослужащим, имеет право уйти в отпуск во время отпуска супруга Федеральный закон от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (п. 11 ст. 11)

Перечень должностей с ненормированным рабочим днем определяется в правилах внутреннего трудового распорядка или в коллективном договоре

Продолжительность отпусков

Очень важно знать, на какую продолжительность отпуска могут рассчитывать ваши работники. Большинство сотрудников имеют право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Но есть и исключения из этого правила.

Во-первых, если в трудовом договоре сотрудника написано, что у него ненормированный рабочий день, то работодатель обязан удлинить ему отпуск не менее чем на три дня (ст. 119 ТК РФ). Количество дней, на которое удлиняется отпуск, прописывается либо в трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте компании. 

Во-вторых, несовершеннолетним сотрудникам предоставляется отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ).

В-третьих, сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), а также за особый характер работы (ст. 118 ТК РФ) предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска**.

* О том, как работать с графиком отпусков в течение года (например, как фиксировать перенос отпуска на другой срок), мы расскажем в следующих статьях этой рубрики.
** Подробнее о том, кто имеет право на дополнительные оплачиваемые отпуска и какими нормативно-правовыми актами это предусмотрено, читайте на стр. 22. 
*** Последний альбом унифицированных форм был утвержден постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Оформляем график

Итак, вы получили все необходимые сведения и готовы приступить к оформлению графика отпусков. К счастью, не надо ломать голову над тем, как он будет выглядеть – об этом позаботился Госкомстат России, регулярно утверждающий новый альбом унифицированных форм первичной учетной документации***. Унифицированная форма № Т-7 – это шаблон графика отпусков. Нельзя убирать из него графы и строчки, но дополнять его при необходимости можно.

На этапе планирования и оформления графика не советуем вам отражать в нем разделение отпусков на части, поскольку это нередко вызыват нарекания со стороны Рострудинспекции. Эту информацию лучше вносить в уже утвержденный график в течение года.

Заполненную форму № Т-7 подписывает руководитель кадровой службы, а затем она представляется на утверждение руководителю организации.

Раньше график отпусков подписывали и руководители структурных подразделений, но теперь этого не требуется

Знакомить с графиком отпусков всех сотрудников под расписку нет необходимости (Трудовым кодексом это не предусмотрено). Но каждый работник должен знать из правил внутрен-него трудового распорядка, где он может увидеть утвержденный график отпусков: на доске объявлений, в отделе кадров и т. п.

Не забывайте, что нужно предупреждать сотрудников о времени начала их отпуска не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ). Извещением может служить и сам приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6), если он будет издан в срок.

Немного о приказах

На практике встречались случаи, когда работники подавали исковые заявления в адрес организации с просьбой выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении. Эти сотрудники уходили в отпуск по устной договоренности с начальником, а приказы о предоставлении отпуска не издавались либо не подписывались. В итоге работодатель не мог представить в суд ни заявлений, ни приказов и проигрывал дело. В одном случае пришлось оплачивать предприимчивому работнику «неиспользованный» отпуск за три с половиной года, а в другом – за 11 лет.

Есть еще один риск при отсутствии оформленного приказа на отпуск. Предположим, сотрудник, находящийся в отпуске, получает травму вследствие ДТП, и происходит это в рабочее время. Работник может попытаться возложить всю ответственность на работодателя, утверждая, что получил травму при выполнении трудовой функции. При отсутствии письменных доказательств того, что работник во время происшествия находился в отпуске, суд скорее всего примет сторону последнего. Поэтому к приказам о предоставлении отпусков советуем относиться внимательно*.

Читайте подробнее о графике отпусков в статье >>>

* В следующем номере мы подробно расскажем, как правильно оформлять приказ о предоставлении отпуска работнику. Также читайте статьb по теме: «Как оформить отпуск директору
«Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм

Унифицированная форма №Т-7
Время утверждать график отпусков

О больничном во время отпуска



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль