Подготовительные хлопоты

440
Приближение нового года для работников кадровых служб означает не только близкие праздники, но и подготовку документов для упорядоченной жизнедеятельности предприятия в следующем году. Одним из документов является график отпусков.

Запись о составлении графика отпусков должна была появиться в ежедневнике кадрового специалиста крупной организации еще в конце августа - начале сентября. Кадровики организаций со штатом 30-80 человек могут приступить к составлению графика несколько позже. Но в любом случае в соответствии со статьей 123 ТК РФ график ежегодных оплачиваемых отпусков должен быть составлен, оформлен и утвержден руководителем "не позднее чем за две недели до наступления календарного года". Это значит, что график отпусков на 2004 год должен выйти в свет не позднее 18 декабря 2003 года.

Форма и содержание

Форма графика отпусков - форма № Т-7. В инструкции по применению и заполнению этих форм написано, что график отпусков "применяется для отражения сведений о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график".

Это значит, что практика составления графиков ежегодных оплачиваемых отпусков по структурным подразделениям с последующим утверждением каждого графика по отдельности руководителем организации неправильна. Даже если организация обладает внушительной штатной численностью, разветвленной структурой и большим числом значительно удаленных структурных подразделений, отделу кадров центрального офиса предстоит собрать графики отпусков структурных подразделений (подписанные руководителями этих структурных подразделений) и объединить их в один - сводный, - включающий всех работников организации.

Кадровым специалистам холдингов напоминаем, что график отпусков составляется и оформляется для работников каждой организации, входящей в объединение, отдельно.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений. После чего согласуется с выборным профсоюзным органом (при его наличии в организации) с указанием в левом верхнем углу даты и номера протокола заседания профкома, затем утверждается подписью руководителя организации.

График отпусков является локальным нормативным актом организации, поэтому после его утверждения всех работников организации необходимо ознакомить с этим документом под расписку. Целесообразно также выдать в структурные подразделения выписки из графика отпусков, заверенные начальником отдела кадров. В некоторых организациях график отпусков вывешивается также на удобном месте для ознакомления всех работников.

В нашем образце мы рассмотрели заполнение графика отпусков только на примере отдела кадров.

На законном основании и с учетом пожеланий

При составлении графика отпусков учитываются пожелания работника, которые выражаются в письменной форме (заявление). Но при этом необходимо учитывать действующее законодательство.

В статье 122 ТК РФ указаны категории работников, которым по их заявлению ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения шести месяцев непрерывной работы:

  • женщинам перед отпуском по беременности и родам;
  • работникам в возрасте до 18 лет;
  • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.

Так что для начала поинтересуйтесь планами тех своих сослуживцев, которые подпадают под одну из этих категорий.

Затем в статье 123 ТК РФ указано, что мужу, в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, по его желанию (письменному заявлению) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется вне зависимости от времени непрерывной работы.

Лицам, работающим в организации по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Точно так же женам военнослужащих по их желанию должен быть предоставлен отпуск одновременно с отпуском мужа. Статья 322 ТК РФ устанавливает порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков для сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера. В этом случае ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 дней) предоставляется по просьбе одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для сопровождения ребенка, не достигшего возраста 18 лет и поступающего в учреждения среднего или высшего профессионального образования в другой области.

Право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время имеют также*:

  • участники Великой Отечественной войны, в том числе ветераны труда (Федеральный закон от 12.01.95 № 5-ФЗ "О ветеранах" в редакции Федерального закона от 02.01.2000 № 40-ФЗ);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (Закон РФ от 15.01.93 № 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы" в редакции Федерального закона от 13.07.01 № 98-ФЗ);
  • Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (Федеральный закон от 09.01.97 № 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы");
  • лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (Закон РФ от 09.06.93 № 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов" с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24.12.02 № 176-ФЗ);
  • лица, подвергшиеся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС (Закон РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС" в редакции Закона РФ от 18.06.92 № 3061-1).

В графике отпусков на будущий календарный год необходимо учесть интересы работников, которым в соответствии со статьей 124 ТК РФ отпуск был перенесен.

С целью обеспечения нормального производственного цикла в некоторых организациях для работников, не имеющих права на льготы при использовании отпуска, устанавливается очередность. Например, использование ежегодного оплачиваемого отпуска в летний период через год или деление отпуска на части таким образом, чтобы одна из частей отпуска ежегодно приходилась на летний период. Эта очередность документально закрепляется в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка.

Новички - в своем праве

Право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы возникает у работника, не имеющего льгот на использование отпуска, через шесть месяцев его непрерывной работы в данной организации (ст. 123 ТК РФ). К сожалению, нередки случаи, когда работник устраивается на работу по принципу "поработаем - посмотрим, возможно, подвернется что-то более стоящее". Такие работники могут сыграть с работодателем очень неприятную шутку: они отрабатывают полгода, берут ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 дней. Понятно, что в этом случае ровно половина отпуска оплачивается авансом.

Отгуляв две недели, такой "находчивый" работник подает заявление об увольнении "по инициативе работника" (п. 3 ст. 77 ТК РФ). И работодатель встает перед проблемой, каким образом вернуть деньги, выплаченные за отпуск авансом? Сделать вычеты невозможно, ведь перед уходом в отпуск работник получил деньги"под расчет": отпускные плюс зарплату за фактически отработанное перед отпуском время. Можно попробовать убедить работника вернуть в кассу оплату за использованные авансом дни отпуска, но это удается не всегда. Судиться же с работником из-за незначительной, с точки зрения работодателя, суммы обычно нет ни времени, ни сил, ни желания. Такие же проблемы могут возникнуть у работодателя и в том случае, если работник берет значительную часть отпуска "авансом" и в последующие годы работы.

Поэтому опытные кадровики предпочитают договариваться с работником о предоставлении после шести месяцев работы и далее части отпуска, соответствующего отработанному периоду. Конечно, подобную практику можно считать не вполне законной. С одной стороны, статья 122 ТК РФ "Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков" не подразумевает каких-либо ограничений в предоставлении первого для работы в данной организации ежегодного оплачиваемого отпуска. С другой, - некоторые кадровики, апеллируя к тексту статьи, говорят о том, что у работника возникает такое право, но его реализация в полном объеме - это все-таки вопрос соглашения между работником и работодателем: "Мы же не отказываем работнику в отпуске, а пытаемся достичь соглашения о разделении его на части".

Изменения в график отпусков

В статье 123 ТК РФ зафиксировано, что "график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника". Но в течение года возникает необходимость внести в согласованный с профсоюзом (при его наличии в организации) и утвержденный руководителем график изменения. Изменения вносятся в график отпусков с указанием причины перенесения отпуска и даты предполагаемого отпуска. Вносить такие изменения работодатель может только по соглашению с работником. Иногда работник сам выступает инициатором внесения таких изменений, предъявляя уважительные причины, по которым он не может использовать отпуск в период, предусмотренный графиком.

Отпуск может быть перенесен и на основании статьи 124 ТК РФ в том случае, если работник был предупрежден о начале отпуска позднее чем за две недели или оплата за отпуск не была своевременно произведена. В исключительных случаях, как принято говорить, "в связи с производственной необходимостью" отпуск с согласия работника может быть перенесен на следующий год при условии его использования не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлялся (ст. 124 ТК РФ). В данном случае под рабочим годом подразумевается период, дающий право на отпуск. Этот год исчисляется с даты приема сотрудника на работу и продлевается только в случаях, предусмотренных в статье 121 ТК РФ.

Исчисляем отпускной стаж

Стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, является годовым периодом и исчисляется с даты приема на работу.

Пример

Работник принят на работу 2 сентября 2003 года. Значит, стаж, дающий право на ежегодный отпуск, должен исчисляться со 2 сентября 2003 года по 1 сентября 2004 года, следующий период пойдет уже со 2 сентября 2004 года по 1 сентября 2005 года и так далее по той же схеме.

В соответствии со статьей 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается время фактической работы. Время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (например, время болезни, выполнения работником государственных обязанностей, время ежегодного оплачиваемого отпуска) также включается в стаж, дающий право на ежегодный отпуск. Трудовой кодекс допускает включать в отпускной стаж и другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором, локальными нормативными актами организации. Не включается в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, время отсутствия работника на работе без уважительных причин.</p> <p> Время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста и время отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней также не входит в отпускной стаж. Это значит, что работник в течение года с разрешения администрации может несколько раз брать отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью, например, пять дней, и это никак не повлияет на его отпускной стаж. Но стоит ему один раз в течение года взять отпуск без сохранения заработной платы восемь дней, и отпускной стаж тут же передвигается.

Вернемся к нашему примеру.

Пример

В течение года работник брал отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 10 дней. Значит, стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исчисляется без учета этого периода.<br /> Дата приема на работу 2 сентября 2003 года при таком подсчете сдвигается на период отпуска без сохранения заработной платы (в нашем примере - 10 дней). Получается, "с 12 сентября 2003 года по 11 сентября 2004 года; с 12 сентября 2004 года по 11 сентября 2005 года и т. д.".

Иногда периоды, которые не включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, просто прибавляются, увеличивая таким образом продолжительность стажа. Например, "со 2 сентября 2003 года по 11 сентября 2004 года", далее "с 12 сентября 2004 года по 11 сентября 2005 года". Как видите, оба способа исчисления дают одинаковый результат.

Стоит заметить, что нет единой точки зрения относительно того, как надо увеличивать стаж, дающий право на отпуск. Кто-то увеличивает его полностью на весь период отпуска без сохранения заработной платы, превышающего семь дней (в нашем примере на 10 дней), а кто-то сначала из общей продолжительности отпуска без сохранения заработной платы вычитает эти семь дней и только остаток прибавляет к отпускному стажу**.

В то же время Государственная инспекция по труду при проверке одного из региональных предприятий обратила внимание на то, что отпускной стаж следует в данном случае увеличивать только на период, оставшийся за вычетом семи дней. Поскольку однозначного ответа в тексте статьи 121 ТК РФ не содержится, ГИТ в данной ситуации придерживается позиции, что методика подсчета стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, "за вычетом семи дней" наиболее приемлема, так как соответствует интересам работника и не ущемляет его права.

Дополнения в график отпусков

График отпусков составляется и оформляется в конце года текущего на год следующий. Он действует в течение всего календарного года, поэтому довольно часто возникает вопрос: как быть с работниками, принятыми на работу и имеющими право на отпуск в текущем календарном году? Ведь право на отпуск возникает у них через шесть месяцев плюс льготы на использование отпуска, предусмотренные законодательством. Должно ли это найти свое отражение в уже принятом графике отпусков?

В этом случае рекомендуем действовать по уже изложенной схеме. На работников, принятых в течение текущего календарного года, можно составлять дополнения в график отпусков с учетом льгот, предусмотренных законодательством, пожеланий работника и сводного графика отпусков. Форма, порядок визирования, согласования и утверждения таких дополнений аналогичны сводному графику отпусков.

Ошибки при заполнении

К сожалению, на практике при оформлении графика отпусков возникают серьезные ошибки. Так, многие кадровые специалисты вместо даты начала и окончания отпуска указывают только месяц.

У начинающих кадровых специалистов иногда возникают вопросы: "Если штат организации менее 10 человек, можно ли обойтись без графика отпусков?" или "Если специфика деятельности организации позволяет сотрудникам уходить в отпуск одновременно, нужен ли график отпусков?". Отвечаем: график отпусков составляется в любом случае, никаких исключений Трудовой кодекс не предусматривает.

Один из кадровиков рассказал, что при проверке Государственной инспекцией по труду было отмечено как нарушение зафиксированное в графике отпусков деление отпуска на части. К сожалению, данный случай приходится рассматривать не на основании предписания ГИТ, а со слов работника кадровой службы предприятия. Деление отпуска на части - это вопрос соглашения между работником и работодателем (ст. 125 ТК РФ). Но Трудовой кодекс не устанавливает срок достижения соглашения. Скорее всего ГИТ в данном случае отметила, что это соглашение на этапе составления графика отпусков не было зафиксировано (отсутствовало заявление работника о его желании разделить отпуск) или даже отпуск был разделен на части без согласия работника, исключительно по инициативе администрации.

Из Трудового кодекса РФ

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случаях:

  • временной нетрудоспособности работника;
  • исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
  • в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

* - Перечень федеральных законов дан по комментарию к Трудовому кодексу Российской Федерации. Отв. ред. д-р юрид. наук, проф. Ю.П. Орловский - М.: юридическая фирма "КОНТАКТ", "ИНФРА-М", 2002.

* - В уже упоминавшемся комментарии к Трудовому кодексу под ред. Ю.П. Орловского на стр. 281 предлагается увеличивать стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, на 10 дней.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль