Что такое документы оперативного хранения, как их классифицировать и хранить

5764
В повседневной деятельности кадровой службы образуется множество документов. Они необходимы для четкой работы с персоналом. На практике часто возникают вопросы, как обеспечить сохранность этих документов, а также организовать свободный доступ к ним. Как правильно классифицировать документы? Сколько времени документация должна храниться в кадровой службе? В какой момент бумаги необходимо передавать в архив? На эти и другие вопросы мы ответим сегодня.

Что такое документы оперативного хранения, как их классифицировать и хранить

В повседневной деятельности кадровой службы образуется множество документов. Они необходимы для четкой работы с персоналом. На практике часто возникают вопросы, как обеспечить сохранность этих документов, а также организовать свободный доступ к ним. Как правильно классифицировать документы? Сколько времени документация должна храниться в кадровой службе? В какой момент бумаги необходимо передавать в архив? На эти и другие вопросы мы ответим сегодня.

Какие документы хранить в оперативном порядке?

Подскажите, пожалуйста, как определить, какие документы в отделе кадров подлежат оперативному хранению?

Под оперативным хранением следует понимать хранение документов в процессе их исполнения. Также оперативным считается хранение исполненных документов до проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение в архив[1]. Документами оперативного хранения являются документы, образующиеся в текущей деятельности кадровой службы. Это различные приказы по личному составу, табели учета рабочего времени, отчеты о командировках, планы подготовки корпоративных мероприятий, служебные записки, поручения и т. п. Для проведения экспертизы ценности документов должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия.

Документы оперативного хранения следует вести в соответствии со сроками, установленными в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[2].

Как документы формировать в дела?

Скажите, пожалуйста, можно ли формировать исполненные документы только по годам? И какими принципами следует руководствоваться при формировании документов в дела?

Формирование исполненных документов только по годам неприемлемо, так как разные документы имеют разный срок хранения. Это и есть основной принцип, на основании которого документы объединяются в дела. По общему правилу исполненные документы группируются в дела, прежде всего, в соответствии с их видом, а потом уже по хронологии.

Например, уставы, положения и инструкции группируются вместе с распорядительными документами (приказами), которыми утверждены и введены в действие, так как являются приложениями к ним.

Инструкции по кадровой работе

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, так как сроки их хранения существенно отличаются[3]. При этом документы, являющиеся основаниями (заявления, справки) к приказам по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников.

Утвержденные документы, например, планы и отчеты, необходимо хранить отдельно от их проектов. Так как плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, а не по времени их составления.

Такая система формирования дел позволяет быстро ориентироваться в документах и предотвратить их утерю, что не допустимо в кадровой службе.

Комментарий юриста
Что такое документы оперативного хранения, как их классифицировать и хранить

Альберт АБДРАШИТОВ,
юрисконсульт по кадрам ООО «УзДЭУ Авто-Уфа» (Республика Башкортостан, г. Уфа):

– В результате небрежного обращения с документами, в частности, из-за нарушения порядка и сроков хранения часто происходит их утрата. Следует помнить, что в соответствии с законодательством ответственность может наступить только в отношении виновного сотрудника, на которого приказом или должностной инструкцией возложена обязанность по оперативному хранению документов. Обратите внимание, что с 1 января 2010 года ужесточается административная ответственность за нарушения законодательства в сфере хранения документов. В частности, в акционерных обществах неисполнение обязанностей по хранению документов общества, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов сможет повлечь наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, а на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей*.

Кроме того, следует помнить, что ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят к поражению работодателя в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений трудового законодательства.


* Статья 13.25 КоАП РФ.

Как хранить документы разных структурных подразделений?

В нашей компании структура департамента по управлению персоналом состоит из отдела кадров и отдела по работе с персоналом. Подскажите, как организовать хранение документов, если структурных подразделений несколько, и как собрать все документы воедино, когда наступит время сдавать их в архив?

В вашей ситуации можно прописать правила хранения документов в Положении о департаменте по управлению персоналом. Например, в разделе Положения «Хранение документов» определить правила хранения документов департамента в целом и правила хранения документов в структурных подразделениях департамента (в отделе кадров и в отделе персонала).

Также следует определить порядок разработки и использования номенклатуры дел[4] и указать, кто несет ответственность за сохранность документов департамента в целом и в структурных подразделениях в частности. Обратите внимание, что уже исполненные кадровые документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел, но до момента передачи в архив должны храниться в том структурном подразделении департамента, где созданы. Когда срок оперативного хранения истечет, и придет время сдавать дела в архив или на уничтожение, лицо, ответственное за хранение документов структурных подразделений департамента, должно передать их в экспертную комиссию для экспертизы ценности. Этот момент также следует зафиксировать в Положении о департаменте по управлению персоналом. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, разработанный специалистом, ответственным за организацию документооборота, и утвержденный руководителем организации.

Пример

Генеральный директор ЗАО «Полюс» утвердил Положение о департаменте персонала. Согласно документу департамент состоял из двух структур: отдела кадров и отдела персонала. Делопроизводство осуществлялось в каждом из отделов самостоятельно: текущие документы хранились «на местах» до момента их передачи в архив. Лицом, ответственным за хранение бумаг, являлся начальник каждого из отделов департамента. Также Положением был закреплен порядок передачи дел на экспертизу ценности, а затем на хранение в архив на основании единой для всего департамента номенклатуры дел. Лицом, ответственным за передачу общего массива документов департамента на постоянное хранение, согласно Положению был назначен начальник отдела кадров.

Следует помнить, что номенклатура дел вводится в действие с 1 января календарного года и должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий[5].

Совет

Документы, которые во время работы находятся у вас на столе, вечером перед уходом из офиса убирайте в запирающиеся шкафы или сейфы. Это следует сделать для того, чтобы обезопасить организацию от возможной утечки информации, разглашения коммерческой тайны, персональных данных сотрудников, а также предотвратить порчу или утрату документов.

Какие реквизиты обязательно включать в номенклатуру дел?

Я недавно работаю в компании. До моего прихода порядка в отделе кадров не было: все документы хранились в одном общем шкафу. Сейчас я планирую организовать надежную систему хранения документов и, в частности, составить для этого номенклатуру дел. Подскажите, пожалуйста, какие реквизиты документов обязательно следует включать в номенклатуру дел?

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает в себя определенные реквизиты документов.

Что такое документы оперативного хранения, как их классифицировать и хранить

Обратите внимание, что при оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, которые не были предусмотрены при ее составлении. Образец см.

Что такое документы оперативного хранения, как их классифицировать и хранить

Кроме того, следует помнить, что по окончании календарного года к номенклатуре дел должны быть составлены итоговые записи о количестве заведенных дел постоянного и временного сроков хранения.

Саму номенклатуру дел (выписку из нее) следует расположить на внутренней стороне шкафа, где хранятся документы кадровой службы, а на корешках обложек дел указать индексы дел в соответствии с номенклатурой.

Существуют ли специальные правила хранения документов для коммерческих организаций?

Я недавно возглавила отдел кадров небольшой коммерческой организации, а до этого работала в государственном учреждении. Скажите, пожалуйста, существуют ли какие-либо принципиальные особенности в порядке хранения документов коммерческой организации?

Нормативные акты, регулирующее вопросы делопроизводства, не выделяют каких-либо специальных правил для хранения кадровых документов коммерческих организаций. Все кадровые документы коммерческих фирм и государственных учреждений должны храниться в порядке и с соблюдением сроков, предусмотренных нормативными актами. Однако существуют документы, которые для государственных учреждений обязательны к исполнению, а для коммерческих организаций носят рекомендательный характер. Например, таким документом являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[7].

Также следует обратить внимание на правила хранения документов по основной деятельности, ведь для компаний различных организационно-правовых форм могут быть предусмотрены свои правила. Так, например, статьей 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»[8] предусмотрено, где должны храниться документы общества. Устав и внутренние документы общества должны храниться по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином известном и доступном участникам общества месте. Обратите внимание, что аналогичные положения содержатся в законодательстве об акционерных обществах и унитарных предприятиях[9].


[1] Подробнее о передаче документов на хранение в архив см. № 11, 2008.

[2] Утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., полный текст документа в разделе Правовая база.

[3] Подробнее о формировании документов в дела см. № 8, 2006.

[4] Подробнее о номенклатуре дел см. № 4, 2006.

[5] Приложение № 20 и 21 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждено приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

[6] Далее следуют резервные номера.

[7] Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477.

[8] Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.

[9] Статья 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 28 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль