Порядок заполнения титульного листа трудовой книжки

20424
Инструкцией определен порядок заполнения титульного листа трудовой книжки, а также внесения в его графы соответствующих изменений (например, при перемене фамилии работника или при получении им определенного образования). Однако в Инструкции ничего не сказано о том, можно ли (а если можно, то как) исправить ошибки на титульном листе документа. Тогда как у кадровых работников такая необходимость возникает достаточно часто. Как быть? Именно об этом мы и поговорим сегодня.

Инструкцией* определен порядок заполнения титульного листа трудовой книжки, а также внесения в его графы соответствующих изменений (например, при перемене фамилии работника или при получении им определенного образования). Однако в Инструкции ничего не сказано о том, можно ли (а если можно, то как) исправить ошибки на титульном листе документа. Тогда как у кадровых работников такая необходимость возникает достаточно часто. Как быть? Именно об этом мы и поговорим сегодня.

В чем проблема?

Согласно пункту 2.1 Инструкции на титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия, специальность. При этом указанные сведения должны вноситься строго на основании документов. Фамилия, имя, отчество и дата рождения – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Запись об образовании – в соответствии с представленными надлежаще заверенными документами об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и т. п.) (о незаконченном образовании – на основании студенческого билета, зачетной книжки и т. п.), а о профессии, специальности – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Изменение записи в трудовой книжке делается тогда, когда сведения, изначально внесенные в трудовую книжку верно, меняются на новые (либо дополняются) на основании соответствующих документов.

Казалось бы, что может быть проще, чем переписать сведения с представленных работником документов на титульный лист его трудовой книжки, если возникнет в том необходимость? Однако на практике внесение указанных сведений сопровождается непозволительными ошибками (например, вместо имени «Наталья» пишут «Наталия», вместо отчества «Валерьевна» – «Валериевна»). В ряде случаев не соответствует паспортным данным дата рождения (число, месяц или год рождения).

С такими ошибками (если их не устранить в период трудовой деятельности) сотрудника ждут серьезные проблемы при оформлении пенсии. А это, в свою очередь, может доставить массу хлопот и работодателям, у которых он работал, поскольку потребуется поднимать архивы и подтверждать соответствующие периоды его работы. Исправления записей в трудовой книжке делаются, когда изначально внесенные неправильно (с ошибками) записи подлежат замене на правильные.

Как можно исправить такие ошибки? И вообще, возможно ли исправление? Дело в том, что Инструкция подробно разъясняет, каким образом можно внести изменения в ранее внесенные на первую страницу записи, но при этом ничего не упоминает об их исправлении.

Цитируем закон

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Пункты 2.3 и 2.4 Инструкции
по заполнению трудовых книжек

Если ошибка обнаружена сразу

При заключении трудового договора впервые работодатель обязан оформить работнику трудовую книжку (ч. четвертая ст. 65 ТК РФ). При этом ее заполнение должно осуществляться в присутствии данного сотрудника не позднее недельного срока со дня приема его на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Далее – Правила)**.

Работник должен проверить правильность внесенных записей и заверить их своей подписью на первой странице. После чего титульный лист заверяется также подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и лишь затем на нем ставится печать организации (или печать кадровой службы) (п. 2.2. Инструкции).

Указанная процедура тщательной проверки внесенных записей введена не случайно, поскольку ошибок на титульном листе быть не должно. Если ошибка все-таки допущена, то важно ее обнаружить сразу. В случае обнаружения на титульном листе ошибки в ходе его заполнения бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). А работнику заводится трудовая книжка на новом бланке. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил).

Таким образом, исправление неправильных или неточных записей на первой странице трудовой книжки при ее первичном заполнении вообще не допускается.

Ошибка обнаружена, но не сразу

Однако бывают ситуации, когда ошибка на титульном листе трудовой книжки работника обнаружена не сразу, а спустя годы. Каким образом можно ее исправить?

Существует мнение, что исправить любую неправильную запись в трудовой книжке, в том числе на титульном листе, можно, руководствуясь при этом пунктом 27 Правил.

На практике нередко в таких случаях поступают следующим образом: запись, в которой допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом вносится правильная. На внутренней стороне обложки вносится подтверждающая исправление запись (например, «исправленному «Куликова» на «Кулакова» верить») и дается ссылка на документ, на основании которого внесено исправление (как правило, в качестве такого документа указывается паспорт). Внесенная запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (печатью кадровой службы).

Однако такие действия неправомерны. И вот почему. Для того, чтобы заменить запись, в которой допущена ошибка, на правильную, необходимо прежде всего признать ее недействительной (см. «Как написать в трудовой книжке, что запись недействительна?»). Однако такой порядок, согласно п. 1.2 Инструкции, предусмотрен лишь для внесения исправления записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»***.

К тому же любая корректировка сведений о работнике (фамилии, имени, отчества или даты рождения) допускается только в том случае, если имеет место их изменение.

Согласно п. 2.3 Инструкции изменение может быть произведено на основании паспорта, свидетельства о заключении (расторжении) брака и других официальных документов, удостоверяющих эти изменения. Если никаких изменений в личных сведениях работника не произошло, то и оснований для их корректировки не имеется (п. 26 Правил).

Однако, если ошибка спустя какое-то время все-таки обнаружена, каким образом ее можно исправить?

Во-первых, можно действовать по аналогии с порядком, установленным для устранения ошибок, допущенных и обнаруженных при первичном заполнении трудовой книжки. Однако следует помнить, что это возможно лишь при наличии следующих условий: все это время сотрудник работал в организации, допустившей ошибку; за время работы данного сотрудника наименование организации не менялось; новая трудовая книжка заводится ответственным лицом, допустившим ошибку. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил).

В таком случае можно «безболезненно» заменить трудовую книжку на новую, заверить подписью того же ответственного лица и той же печатью организации, которая с момента первичного заполнения трудовой книжки также не менялась.

При отсутствии хотя бы одного из указанных выше условий признать трудовую книжку испорченной и завести новую недопустимо.

Во-вторых, устранить допущенную на титульном листе ошибку можно также путем выдачи дубликата. Хотя в Инструкции и нет на то прямого указания, полагаем, что дубликат позволит и устранить ошибки, и сохранить работнику прежний трудовой стаж. Если сотрудник до поступления к работодателю, обнаружившему ошибку, уже работал в других организациях, то необходимо для заполнения дубликата трудовой книжки запросить с этих организаций документы, подтверждающие стаж работы. И на основании их вносить данные о имеющемся стаже.

Обратите внимание на важный момент. Дубликат следует оформлять не на основании трудовой книжки, на титульном листе которой обнаружены неправильные или неточные записи, а на основании надлежаще оформленных документов с предыдущих мест работы.

Цитируем закон

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Пункт 7.2 Инструкции
по заполнению трудовых книжек


* Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция).

** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

*** Письмо Роструда России от 30 апреля 2008 г. № 1027-6.

Смотрите образец заполнения трудовой книжки генерального директора.


Получить полный доступ к материалам можно, оформив подписку на журнал "Кадровое дело"

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль