Архив организации: с чего начать?

19612
Рано или поздно в каждой организации возникает вопрос: где и как хранить документы, которые образуются в ходе ее деятельности. Нужно ли для этого создавать специальный архив? И если нужно, то какими нормативными документами при этом руководствоваться? Обязательно ли издавать специальное положение об архиве? Каким требованиям должно отвечать помещение, отведенное под архив? Давайте ответим на эти и подобные им вопросы, которые за последнее время поступили в редакцию.

Рано или поздно в каждой организации возникает вопрос: где и как хранить документы, которые образуются в ходе ее деятельности. Нужно ли для этого создавать специальный архив? И если нужно, то какими нормативными документами при этом руководствоваться? Обязательно ли издавать специальное положение об архиве? Каким требованиям должно отвечать помещение, отведенное под архив? Давайте ответим на эти и подобные им вопросы, которые за последнее время поступили в редакцию.

Правовая база для создания архива

Руководитель организации дал указание создать специальное подразделение для хранения внутренних документов. Посоветуйте, какими нормативными актами следует пользоваться при создании архива?

Во-первых, рекомендуем вам обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»*. Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела.

Во-вторых, рекомендуем вам обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее – Перечень). В Перечне вы найдете документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Например, распорядительные документы или документы, закрепляющие организационные основы управления. Здесь же указаны сроки, в течение которых их следует хранить. Документы, которые отражают специфические функции организации, зависящие от определенного вида деятельности, предусматриваются в ведомственных перечнях и примерных номенклатурах дел.

Следующий документ, с которым следует ознакомиться, – это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Также вам понадобится ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу. И ГОСТ 7.50-2002 «Консервация документов. Общие требования» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 5 июня 2002 г. № 232-ст), который устанавливает требования к хранению и работе с документами длительного хранения, в том числе и к помещениям для хранения документов.

Где хранить документы

Наша организация – коммерческая, она существует более трех лет. За это время накопилась масса документов, которые просто пылятся в шкафах. Достаточно ли нам просто систематизировать бумаги, разложив их по папкам, или мы обязаны создать для этих целей специальный архив?

Вы можете самостоятельно решить вопросы о том, каким образом у вас в организации будут храниться документы. В Федеральном законе «Об архивном деле» нет нормы, обязывающей коммерческие организации создавать архив. Однако проблема тут в другом. Дело в том, что документы, образующиеся в деятельности компании, ни в коем случае нельзя уничтожать, так как они могут быть затребованы при разнообразных проверках вашей организации. То есть в любом случае документация должна быть оформлена должным образом и находиться на хранении. Чаще всего принятие решения о структуре подразделения зависит от объема документооборота организации.

Локальные акты, регулирующие работу архива

Хотим создать специальный отдел для хранения документов. Подскажите, какие бумаги нам следует для этого разработать?

Если вы приняли решение создать архив как самостоятельное подразделение организации, то следует помнить, что порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.

При разработке Положения необходимо учитывать нормы действующего законодательства и методические документы, содержащие рекомендации по архивной деятельности. В документе желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации. Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, и помещененных в отдельную обложку.

Так как хранимые в архиве документы могут использоваться в процессе деятельности организации, помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.

При создании архива организации следует обратить внимание на штатное расписание. Этот документ необходимо пересмотреть, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

Выбор помещения для архива

Каким должно быть помещение для архива, и можно ли расположить архив в подсобной комнате, смежной со складом?

Нет, «подсобка» в данном случае не подойдет. Если вы приняли решение о создании архива, нужно, чтобы помещение для хранения документов соответствовало определенным требованиям, перечисленным в ГОСТе 7.50–2002. То есть это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов.

В том случае, если специальное помещение для архива не было предусмотрено при строительстве здания, архив можно расположить в приспособленном помещении только после экспертизы. Результаты экспертизы проверки пригодности помещения по таким критериям, как огнестойкость, долговечность, прочность конструкций, наличие в помещении вентиляционных и отопительных систем, должны быть оформлены специальным актом.

Передача дел

Я работаю в отделе кадров всего два месяца. У меня задача – подготовить документы для передачи их в архив. Подскажите, как правильно это сделать?

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел начинается с начала года на текущий календарный год (за исключением дел, которые содержат документы, не исполненные в течение одного года) в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы формируются в дела в соответствии со сроками хранения. Документы, имеющие долговременный – не менее 10 лет – срок хранения, перечислены в Перечне. К таким документам относятся, например, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним; штатное расписание организации; книги учета приема, перемещения, увольнения работников. Кроме того, длительному хранению подлежат такие документы, как списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда; табели и наряды работников вредных профессий; акты о несчастных случаях на производстве.

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц**. Статья 27 Федерального закона «Об архивном деле» предусматривает административную и уголовную ответственность для граждан, должностных и юридических лиц за нарушение законодательства об архивном деле.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

Ответственность работников архива

При подготовке передачи дел в архив выяснилось, что утрачено множество документов. Скажите, установлена ли ответственность работников архива за неправильное ведение архива и беспорядок в делах?

Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам. Статьей 13.20 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрена ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Эти нарушения влекут предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.


* Далее – Закон «Об архивном деле».

** Более подробно о порядке оформления дел см. Основные правила работы архивов организаций.

 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль