От сметы до банкета, или Как спланировать бюджет корпоративного праздника

7823
Корпоративный праздник - лучшее средство сплочения коллектива. Но кроме того, это мероприятие, требующее значительных денежных вложений. Чтобы совместные увеселения не пробили брешь в финансовом благополучии компании, необходимо тщательно спланировать все расходы. Давайте посмотрим, как рассчитать бюджет корпоративного праздника. Нашими советами вы сможете воспользоваться уже сейчас - ведь не за горами празднование Нового года.

От сметы до банкета, или Как спланировать бюджет корпоративного праздника

С чего начать?

Допустим, вам поручили составить смету праздничных расходов. Как подступиться к этому серьезному и ответственному делу? Представьте, что вы планируете не огромное корпоративное торжество, а маленькую домашнюю вечеринку. С чего бы вы начали? Правильно, с подсчета гостей и определения суммы, на которую можно рассчитывать. Итак, ваши первые действия.

1. Уточните у генерального директора, для кого планируется мероприятие. Праздник может быть внутренним (в качестве гостей выступают сотрудники компании) и внешним (мероприятие проводится для клиентов или партнеров). Новогодний праздник обычно устраивают для персонала, а вот годовщина создания компании может быть и внешним торжеством.

2. Составьте список всех приглашенных, предусмотрев в нем небольшой резерв. Ведь в любом случае остается возможность появления на торжестве незапланированных гостей (скажем, из числа работников, которые находятся на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и т. п.).

3. Спросите у директора, на какую сумму рассчитывать и допустимо ли выйти за рамки бюджета. Обычно при ежегодном составлении общего бюджета компании в него уже закладывается определенная сумма на корпоративные мероприятия, и возможности ее превышения нет. Но руководитель вполне может найти какие-либо резервные средства, если бюджетных денег будет явно недостаточно. И лучше вам знать заранее, есть ли у фирмы такая возможность.

Инструкции по кадровой работе

Результатом этого этапа планирования должен стать список приглашенных (если это перечень партнеров, то с названиями компаний, телефонами и электронными адресами), которые придут на торжество. А также данные о размере праздничного бюджета и лимите его превышения.

А как у вас?

Мы обратились с вопросом к работодателям:
с какими проблемами вы столкнулись, планируя бюджет корпоративного праздника?

Владимир ШЕБАНОВ, менеджер по персоналу (г. Санкт-Петербург):

- У нас была проблема, связанная скорее с контролем выполнения бюджета. Администратор ресторана, где наша компания отмечала Новый год, оказался недобросовестным - в ходе праздника пытался убедить меня, что не хватает спиртного, и предлагал сделать дополнительный заказ. Присмотревшись внимательно, я заметил, что официанты выставили на столы не все бутылки! В этом году я не наступлю на те же грабли: перед праздником потребую, чтобы все ящики со спиртным находились в пределах моей видимости.

Светлана ПАНИНА, директор по работе с персоналом (г. Свердловск):

- В прошлом году мы никак не могли договориться с руководством о масштабах празднования Нового года. У директора было много идей - арендовать пансионат, взять напрокат театральные костюмы, устроить пиротехническое шоу... Приходилось возвращать его с небес на землю: мы располагали весьма скромным бюджетом. Но в конце концов средства нашлись - пожертвовали ежегодным корпоративным выездом на природу. И мы не пожалели, Новый год удался на славу!

Что предлагают агентства?

Когда известен размер бюджета, возникает вопрос, а что обойдется дешевле: подготовить торжество своими силами или обратиться в агентство по организации праздников, где вам предложат все услуги сразу? Проведите мониторинг рынка, обзвоните агентства, клубы, рестораны, узнайте примерные расценки. Но даже если одиночные заказы по предварительным прикидкам выйдут дешевле, организацию крупного праздника самостоятельно организовать довольно сложно.

Кроме того, чем ближе, например, к Новому году, тем больше вероятности, что залы и клубы окажутся заказанными, пансионаты - забитыми под завязку, а звезды - ангажированными. И сэкономить при этом вряд ли удастся, так как вы не сможете задействовать связи, которыми пользуются агентства. С агентством, как правило, можно договориться о ценах - вам подберут вариант, соответствующий вашим возможностям. Но если вы решили организовать все своими силами, начинайте работу заранее, чтобы у вас было время основательно все подготовить.

Составляем смету расходов

Организуете ли вы праздник своими силами или через агентство, вам понадобится смета расходов. Каков бы ни был размах празднества, всегда есть расходы, без которых не обойтись (угощение, напитки и т. п.) и расходы необязательные, но призванные сделать праздник более приятным (карнавальные костюмы, торт с символикой фирмы и т. п.). Поэтому лучше составить две сметы - основную и дополнительную. В основную смету войдут обязательные расходы, а в дополнительную смету - те «бонусы», которые вы можете себе позволить. В таблицах на стр. ниже показано, какие расходы обычно включаются в основную, а какие - в дополнительную смету и на чем можно сэкономить.

Смета праздничных расходов

Основная смета Дополнительная смета
  • аренда помещения;
  • банкет (блюда, напитки, обслуживание, посуда);
  • поздравления, подарки или сюрпризы гостям;
  • гонорар ведущего;
  • развлекательная программа (сценарийпраздника, концерт звезды эстрады, дискотека, танцевальные коллективы и т. п.)
  • аренда транспорта, техники, спортивного снаряжения;
  • заказ торта с символикой фирмы;
  • прокат театральных костюмов для маскарада или бала;
  • эстрадные или цирковые номера;
  • фирменная символика на подарках и т. п.

В основную смету в зависимости от характера торжества могут войти и те расходы, которые при других обстоятельствах считались бы дополнительными. Например, если ключевым моментом праздника должен стать фейерверк, то расходы на него будут основными. На Новый год обязательные статьи расходов - приобретение елки и елочных украшений, услуги Деда Мороза и Снегурочки (прокат костюмов этих персонажей).

На чем можно сэкономить?

На этом можно сэкономить
На этом лучше не экономить
  • аренда помещения (если у вас есть свое помещение для торжества, можно сэкономить на аренде - ее заменят мелкие расходы по оформлению зала (воздушныешары, флажки, цветы, свечи и т. п.);
  • музыкальная программа (можноне приглашать звезд эстрады,а ограничиться дискотекой или караоке)
  • угощение и напитки (нет ничего печальнеепраздника, с которого гости уходят голодными);
  • ведущий (плохой ведущий способен безнадежно испортить даже самый богатый праздник. Пригласите профессионала, иначе ваши гости будут скучать);
  • подарки (не делите сотрудников на тех, кто получит подарки, и тех, кто останется с пустыми руками. Подарки, пусть даже скромные сувениры, нужно дарить всем)

Отдельно нужно сказать о транспорте - такси или автобусах, которые привезут гостей к месту торжества. Многие компании включают расходы на транспорт в состав основных и, на наш взгляд, поступают правильно. Ведь эта услуга - проявление заботы компании о персонале, и сотрудники непременно ее оценят. Некоторые фирмы даже заказывают машины, чтобы потом развезти гостей по домам после вечеринки.

Бюджет под контролем

Теперь, когда мы спланировали смету и узнали примерные расценки на праздничные услуги, нужно определить окончательную сумму расходов. Настало время для переговоров с представителями агентств, администрациями клубов и ресторанов. Приготовьтесь к тому, что работники индустрии развлечений попытаются «раскрутить» вас на ненужные расходы. Уверенно стойте на своем, придерживаясь утвержденной сметы. Иначе можно легко выйти за рамки бюджета, а отказаться от каких-либо услуг, включенных в договор, впоследствии будет затруднительно. На что же нужно обратить особое внимание при выборе и заказе праздничных услуг?

ПРИМЕРНЫЙ РАСЧЕТ БЮДЖЕТА КОРПОРАТИВНОГО ПРАЗДНИКА (г. Москва)

Количество гостей - 60 человек
Бюджет праздника - 115 000 руб.

Основная смета Дополнительная смета
  • аренда банкетного зала - 28 500 руб.
  • банкет - 51 300 руб. (855*60)
  • подарки - 12 000 руб. (200*60)
  • ведущий - 7200 руб.- дискотека - 7200 руб.
Всего: 106 200 руб.
  • оформление банкетного зала гирляндами из воздушных шаров - 1400 руб.
  • фейерверк - 7000 руб.
Всего: 8400 руб.
ИТОГО: 114 600 руб.

ПРИМЕРНЫЙ РАСЧЕТ БЮДЖЕТА КОРПОРАТИВНОГО ПРАЗДНИКА (г. Ижевск)

Количество гостей - 60 человек
Бюджет праздника - 32 000 руб.
Основная смета Дополнительная смета
  • аренда банкетного зала - 3000 руб.
  • банкет - 15 000 руб. (250*60)
  • подарки 6000 руб. (100*60)
  • ведущий - 3000 руб.
  • дискотека - 3000 руб.
Всего: 30 000 руб.
  • оформление банкетного зала гирляндамииз воздушных шаров - 700 руб.
  • фейерверк - 700 руб.
Всего: 1400 руб.
ИТОГО: 31 400 руб.

Аренда помещения. Как правило, помещение для торжества нужно бронировать заранее (скажем, для новогоднего праздника - еще осенью). Тогда у вас будет гарантированный выбор из нескольких вариантов. Стоимость аренды - величина непостоянная. Арендная плата всегда возрастает в дни официальных праздников, а на Новый год накрутка может составлять до 100 процентов. Поэтому цена аренды может быть неадекватна вашим ожиданиям. Но кто ищет, тот всегда найдет - начинайте поиск с позволительного минимума, чтобы иметь резервные средства на случай ажиотажного повышения цены.

Сколько стоит выступление звезды эстрады на корпоративном празднике?

Артист, группа Стоимость выступления, руб.
Филипп Киркоров
1 425 000
Верка Сердючка
1 400 000
Николай Басков
997 500
Алсу
855 000
София Ротару
570 000
Олег Газманов
427 500
Леонид Агутин и Анжелика Варум
427 500
Лариса Долина
342 000
«Блестящие»
199 500
Дмитрий Маликов
171 000
«Браво»
142 500

Банкет. При организации банкета для большого числа гостей затруднение обычно вызывает расчет количества блюд и спиртного - чтобы всем хватило и не осталось лишнего. Поговорите с представителями ресторана - специалисты по организации стола подскажут вам правильное решение этих вопросов и помогут сделать расчет. Обязательно просмотрите меню и сами выберите блюда. На стр. ниже представлен примерный расчет блюд и напитков исходя из стандартного объема порций.

ПРИМЕРНЫЙ РАСЧЕТ БЛЮД И НАПИТКОВ ДЛЯ БАНКЕТА

БЛЮДА (на одного человека)
Холодные закуски - 200 гр.
Горячие закуски - 200 гр.
Салаты - 200 гр.
Горячие блюда - 250 гр.
Гарнир - 100 гр.
Десерт - 200 гр.
Хлеб - 150 гр.
НАПИТКИ
Крепкие напитки (водка, коньяк, виски и т. п.) - одна бутылка на 3-4 человека,
Вино - одна бутылка на 2 человек
Шампанское - одна бутылка на 3 человек
Газировка, сок, минеральная вода - 1,5- 2 литра на человека
Чай, кофе - 200 гр. на человека

Наконец все вопросы решены, договоры подписаны, деньги уплачены. Но расслабляться еще рано! Вам придется постоянно контролировать расходы, лично наблюдать за подготовкой к торжеству и ходом самого праздника, даже если хлопоты по организации вечеринки берет на себя специализированное агентство. Словом, держите руку на пульсе и увидите - расходы будут строго соответствовать смете и праздник пройдет без сучка без задоринки.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль