Простые секреты личной карточки

1557
В этом номере мы продолжаем разбирать вопросы, возникающие у работников кадровой службы при заполнении личной карточки формы № Т-2.Порядок заполнения личной карточки формы Т-2 по разделам. Хранение личных карточек. Образец заполнения.

Такие разные «общие сведения»

Пункт «Состояние в браке» заполняется на основании данных паспорта или документов загса (свидетельства о браке, свидетельства о разводе). Затем указывается состав семьи: фамилия, имя, отчество и год рождения ближайших родственников, проживающих вместе с работником.

Пункт 11 содержит паспортные данные. Здесь все традиционно: серия, номер, кем и когда выдан. Сейчас работники меняют паспорта. Если в личной карточке не хватает места для внесения изменений в паспортные данные, рекомендуем вам оформить их отдельно, как указывалось ранее. Нелишним будет скрепить эти изменения, оформленные на отдельном листе, подписью работника кадровой службы и печатью отдела кадров (печатью предприятия).

Адрес места жительства работника указывается двумя позициями: по паспорту и фактический, то есть адрес, по которому иногородние работники зарегистрированы, а местные проживают в действительности. Затем указывается дата регистрации по паспорту или документу о регистрации. Ниже со слов работника указывают номер телефона. Это должен быть телефон, по которому можно реально связаться с работником. При отсутствии домашнего телефона можно указать мобильный. Не забудьте также сделать отметку: «(д.)» или «(моб.)».

На этом первый, самый объемный раздел, содержащий общие сведения о работнике, заканчивается.

Для военнообязанных

В крупных организациях с большой штатной численностью организацией работы с военнообязанными сотрудниками занимается военно-учетный стол, который может входить в структуру отдела кадров предприятия как отдельная, подчиненная начальнику отдела кадров, структурная единица. Если обязанности по ведению военно-учетного стола возлагаются на отдельно взятого сотрудника отдела кадров или другого работника (бухгалтера, секретаря), совмещающего свои основные должностные обязанности с ведением кадрового делопроизводства, то это закрепляется отдельным приказом директора.

Военнообязанные сотрудники становятся на воинский учет по месту жительства, но ответственному должностному лицу, уполномоченному на ведение военно-учетного стола, необходимо обратиться в военкомат по месту регистрации организации. Вы получите необходимые инструкции по обращению в комиссию по бронированию, предоставлению необходимых документов и данных об организации и военнообязанных работниках, а также заполнению ежегодной отчетности. Не рекомендуем откладывать это обращение и дожидаться звонка от работников военкомата.

Порядок заполнения второго раздела «Сведения о воинском учете» подробно изложен в Инструкции по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Напомним некоторые положения.

«Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

  • военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
  • удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

  • п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
  • п. 3 «Состав (профиль)» заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
  • п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например «113194А»);
  • п. 5 «Категория годности к военной службе» записывается буквами:
    • А - годные к военной службе;
    • Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями;
    • В - ограниченно годные к военной службе;
    • Г - временно не годные к военной службе.
  • При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
  • в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
    • строка а) в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
    • строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу пункты:

  • п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
  • п. 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;
  • п. 5 «Категория годности к военной службе» записывается буквами:
    • А - годные к военной службе;
    • Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями;
    • В - ограниченно годные к военной службе;
    • Г - временно не годные к военной службе;
    • Д - не годные к военной службе.
  • Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу».

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

Второй раздел заканчивает оборот первого листа формы № Т-2. Эта информация заполняется специалистом кадровой службы предприятия при приеме работника на работу и заверяется после заполнения его подписью с указанием должности, инициалов и фамилии. Ниже работник, на которого оформляется данная личная карточка, ставит свою подпись. В завершение словесно-цифровым способом указывается дата заполнения личной карточки.


Узнайте о  личной карточке работника


Принимаем и переводим

Второй лист личной карточки начинается с третьего раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». И первая запись в этот раздел вносится непосредственно при приеме. В соответствии с трудовым договором и приказом о приеме работника на работу (формы № Т-1, Т-1а) указывается дата приема; структурное подразделение; профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации; оклад (тарифная ставка), надбавка. В графе «Основание» указывается дата и номер приказа о приеме работника на работу, а в графе 6 «Подпись владельца трудовой книжки» работник ставит свою подпись после ознакомления с записью о приеме, сделанной в его трудовой книжке. Точно так же в процессе работы на данном предприятии вносятся записи о переводе работника. Напоминаем, что в соответствии с пунктом 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей «все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)».

Официально о профессиональном уровне

Четвертый раздел - «Аттестация». Здесь указывается дата аттестации, кратко записывается решение аттестационной комиссии, вносится дата и номер протокола заседания комиссии. В качестве основания можно указать, например, дату и номер приказа директора об утверждении итогов аттестации.

Пятый раздел «Повышение квалификации» содержит даты начала и окончания обучения; вид повышения квалификации; наименование образовательного учреждения, место его нахождения; наименование, серию, номер, дату документа (удостоверения, свидетельства), подтверждающего повышение квалификации. Иногда у кадровых специалистов предприятий возникает вопрос, какие формы повышения квалификации записывают в личную карточку и трудовую книжку работника в соответствии с подпунктом «б» пункта 21 правил. Дать однозначный ответ, что записывать, а что нет, достаточно сложно. Ведь на современном рынке образовательных услуг предлагаются достаточно эффективные формы повышения квалификации в виде одно-, двух-, трехдневных тренингов, семинаров и т. п., и работники могут посещать такие мероприятия несколько раз в год. Нам кажется нецелесообразным вносить такую информацию в карточку формы № Т-2 и тем более в трудовую книжку работника. Подобная практика может привести к перегрузке документа незначительной информацией, к серьезным затруднениям при подсчете общего и непрерывного стажа: выискивать в потоке записей о повышении квалификации даты приема и увольнения будет достаточно сложно, да и места для основных записей в трудовой книжке не так уж много. Поэтому более целесообразно вносить информацию о повышении разряда по рабочим специальностям, получении сертификата, лицензии (например, «Профессиональный бухгалтер», «Аудитор» для руководителей, бухгалтеров, юристов) и т. п.

Кадровые специалисты учебных заведений сетуют на то, что внесение информации о повышении квалификации работников требует указания наименования цикла и количества часов. В данном разделе такие графы отсутствуют, поэтому всю информацию приходится вносить в раздел «Вид повышения квалификации», что неудобно и приводит к быстрому окончанию данного раздела. В этом случае можно порекомендовать вынести данный раздел в качестве дополнения к личной карточке формы № Т-2 (смотрите статью в предыдущем номере), при этом развернув лист по горизонтали.

Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке: указываются даты начала и окончания переподготовки; специальность (направление, профессия); наименование, номер и дата документа (диплома, свидетельства), выданного в результате профессиональной подготовки; основание (приказ директора). В этот раздел целесообразно вносить информацию, связанную с установлением рабочим второй и последующей профессий. В 90-х годах по направлению биржи труда многие специалисты окончили курсы переквалификации и получили новую, востребованную на рынке профессию. Например, в начале 90-х годов многие инженеры переквалифицировались в бухгалтеров и вполне успешно работают в небольших внебюджетных организациях до сих пор.

Поощряем и награждаем

В пункте 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей перечислены виды награждений (поощрений) за трудовые заслуги, которые вносятся в трудовую книжку работника. Эта же информация вписывается в раздел VII личной карточки работника:

  • «а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий и награждении нагрудными знаками, на основании соответствующих указов и иных решений;
    б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями**;
    в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации***, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине».

Остается добавить, что в этом разделе указывается наименование награды, номер и дата документа. Для поощрений, соответствующих подпункту «в» указанных правил, необходимо издание приказа (распоряжения) директора.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку и личную карточку работника не вносятся. Это квартальные премии, тринадцатая зарплата, а также премии, которые выплачиваются ежемесячно и являются «переменной» оклада работников в некоторых организациях.

Отпуска

Раздел VII личной карточки, в который заносятся все виды отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) - один из самых «рабочих» разделов формы № Т-2. Видимо, поэтому так часто возникают ошибки при заполнении этого раздела.

Еще раз напоминаем: при его окончании не следует замазывать внесенную информацию «штрихом» или наклеивать кусочек чистой бумаги, чтобы продолжать ведение этого раздела. И уж тем более не стоит с той же целью заводить новую форму № Т-2 и вкладывать ее внутрь уже имеющейся. При окончании раздела «Отпуска» в личную карточку формы № Т-2 вносится дополнение, порядок оформления которого вы найдете в нашей предыдущей статье.

Итак, для начала указываем вид отпуска. Если в соответствии со статьей 125 ТК РФ «Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части» работник берет часть такого отпуска, например, 14 дней, то в графе 1 этого раздела кадровый специалист предприятия так и пишет: «Часть ежегодного оплачиваемого отпуска». Затем у начинающих кадровых специалистов предприятия может возникнуть вопрос: как же исчислить стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск? Начало и окончание этого периода указываются в графах 2 и 3 этого раздела. И вне зависимости от того, берет ли работник часть ежегодного оплачиваемого отпуска или «выбирает» его сразу целиком, период, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, указывается годовой. Вычислять период, дающий право на часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью, например, в три дня, нецелесообразно. Вы потратите время впустую и окончательно запутаетесь при дальнейшем предоставлении других частей отпуска за этот период. Указывая годовой период, дающий право на отпуск, при условии, что работник берет отпуск частями, не забывайте отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный период «выбран» работником полностью.

О стаже, дающем право на ежегодный оплачиваемый отпуск, мы поговорим подробнее в следующий раз.

Что считать дополнительной информацией

В разделе IХ личной карточки формы № Т-2 указываются наименование льготы, номер и дата выдачи документа, дающего право на льготы, предусмотренные законодательством.

В раздел «Дополнительные сведения» вносится информация об обучении работника на вечерних и заочных отделениях высших и средних специальных учебных заведений с указанием даты поступления, наименования учебного заведения, факультета, курса со ссылкой на определенный период. В этом же разделе записывают данные в том случае, если работник имеет «рабочую» группу инвалидности. В личной карточке указывают справку МСЭК, группу инвалидности и дату ее установления, причину инвалидности, а также заключение МСЭК об условиях и характере труда.

Когда работник увольняется

Последний, ХI, раздел личной карточки заполняется работником кадровой службы организации при увольнении работника. Указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса. Например, «собственное желание, п. 3 ст. 77 ТК РФ». Затем идет дата увольнения, номер и дата приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником (формы № Т-8, Т-8а).

В завершение личную карточку подписывает с указанием должности и расшифровки подписи (инициалов, фамилии) работник кадровой службы организации. Ниже работник ставит свою подпись.

Хранение личных карточек

Личные карточки работников хранятся в отделе кадров организации в сейфе или в шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ работников предприятия и сторонних лиц к личным карточкам исключен. Этот документ содержит значительный объем персональных данных работника, то есть в соответствии со статьей 85 ТК РФ «информации, необходимой работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающейся конкретного работника».

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе организации - год, но на практике при отсутствии ведомственного архива иногда хранятся в кадровой службе организации в соответствии с периодом информационно-справочной работы - три и более лет.

Личные карточки работников имеют срок хранения 75 лет. Это значит, что после увольнения работника кадровая служба предприятия обязана подготовить и сдать в архив форму № Т-2 на уволенных работников.

И последнее...

Подлинники документов работник предъявляет кадровому специалисту организации для оформления приема на работу. Советуем не откладывать эту процедуру и заполнить все необходимые документы (за исключением трудовой книжки) в первый рабочий день. Чтобы оформление прошло вовремя, оговаривая время выхода на работу, не забудьте вручить лично или продиктовать по телефону перечень документов, которые работник должен взять с собой: паспорт; трудовая книжка (кроме случаев поступления на работу впервые); военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных); документ об образовании, повышении квалификации, переквалификации; свидетельство о присвоении ИНН.

Следует добавить в этот перечень документы, связанные со спецификой деятельности организации или работы. Например, медицинскую книжку - для продавцов, медицинские справки, допуски к отдельным видам работ, лицензии и сертификаты на право ведения определенного вида деятельности - для отдельных категорий работников и т. п.

Ниже приводится образец заполнения личной карточки (форма № Т-2) на момент приема работника на работу.

Образец заполнения личной карточки работника

Простые секреты личной карточки

Простые секреты личной карточки

Простые секреты личной карточки

Простые секреты личной карточки


* Начало статьи опубликовано в журнале «Кадровое дело» № 10, 2003, стр. 58-67.

** Можно добавить: вышестоящими министерствами и ведомствами. - Прим. автора.
*** В том числе статья 191 «Поощрения за труд» ТК РФ. - Прим. автора.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль