Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы

638
В прошлом номере мы говорили о том, как оформить трудовые отношения с сотрудниками в случае переезда компании в другую местность. Сегодня продолжим начатую тему. Посмотрим, каким требованиям должны отвечать помещения для сотрудников кадровой службы и для хранения архива кадровых документов. Выясним, как правильно упаковать документы и обеспечить их сохранность при перевозке и как предупредить сотрудников о дне переезда.

В прошлом номере мы говорили о том, как оформить трудовые отношения с сотрудниками в случае переезда компании в другую местность. Сегодня продолжим начатую тему. Посмотрим, каким требованиям должны отвечать помещения для сотрудников кадровой службы и для хранения архива кадровых документов. Также выясним, как правильно упаковать документы и обеспечить их сохранность при перевозке и как предупредить сотрудников о дне переезда.

Помещение для кадровой службы

Как вы понимаете, переезд компании следует начинать с тщательной проработки вопроса. В частности, необходимо определить сроки и график переезда, а также лиц, ответственных за транспортировку документов. Очень важно удостовериться в том, что новое помещение, предназначенное для кадровой службы, соответствует всем гигиенический требованиям: необходимо проверить уровень шума, вибрации, микроклимат помещения. Следует обратить внимание и на температурный режим: температура в помещении должны быть комфортной как для человека, так и для техники. Например, при работе с копировально-множительным оборудованием в холодное время года температуру воздуха необходимо установить в пределах 21–24 градусов**.

По метражу помещение должно соответствовать установленным стандартам работы с компьютерами. То есть на каждый персональный компьютер с жидкокристаллическим, плазменным дисплеем полагается не менее 4,5 квадратных метров площади. Необходимо проверить, достаточно ли освещено помещение, оборудовано ли оно вентиляционными установками***. Для правильной оценки помещения на пригодность и отсутствие вредных факторов следует использовать Руководство по гигиенической оценке факторов рабочей среды и трудового процесса № Р 2.2.2006-05****. Для компьютеров старого типа установлены более жесткие требования, так, на каждый ПК с дисплеем в виде электронно-лучевой трубки (ЭЛТ) должно приходиться не менее 6 квадратных метров площади.

Следует помнить, что если помещение подходит для размещения сотрудников кадровой службы, это еще не означает, что оно пригодно и для хранения архивной документации, и наоборот.

Пример

Кондитерская фабрика «Волшебство» переезжала в новое здание. Для архива и кадровой службы было выделено два помещения на первом и втором этажах. При осмотре предлагаемой комнаты на первом этаже начальник отдела кадров выяснил, что рядом будет находиться склад какао-порошка. Так как какао является промышленным аллергеном, по итогам осмотра было принято решение расположить архив на первом этаже, а кадровую службу на втором. При таком расположении сотрудники не будут подвергаться даже минимальному воздействию аллергенов и вредных веществ, а документы будут храниться в отдельном изолированном помещении в закрытых несгораемых шкафах.

Требования к архиву

Помещение архива, в котором будут храниться документы, должно соответствовать определенным требованиям, перечисленным в ГОСТе 7.50-2002*****. В качестве помещения архива может использоваться специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещении, отводимом под архив, не должно быть труб водоснабжения и канализации, а также технологических выводов воды.

Архив должен быть оборудован пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Обратите внимание на то, что в смежных комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. А также помещение должно быть изолировано от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных ходов.

На сегодняшний день найти офисное здание, в котором при строительстве было предусмотрено специальное помещение для архива, достаточно сложно. Поэтому архив можно расположить в приспособленном для этого помещении, но только после экспертизы последнего. Результаты экспертизы проверки пригодности помещения по таким критериям, как огнестойкость, долговечность, прочность конструкций, наличие вентиляционных и отопительных систем должны быть оформлены специальным актом – заключением экспертной комиссии о пригодности помещения.

После того как предлагаемое помещение признано пригодным для размещения работников кадровой службы и для хранения документов, можно приступать непосредственно к подготовке переезда и перевозке документации.

Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы

О приказе

Итак, новые помещения для сотрудников и для архивной документации проверены. Теперь оформляем соответствующий приказ и отражаем в нем следующее: круг лиц, ответственных за организацию переезда (в том числе за закупку специальных упаковочных материалов), график переезда, схему расположения рабочих мест сотрудников кадровой службы (последнее можно оформить в качестве приложения к приказу).

Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы

Как поступить с документами?

Документы, содержащие персональные данные работников, являются документами длительного хранения. За время существования организации может скопиться большое количество как документов оперативного хранения, так и архивных документов, срок хранения которых не истек. Поэтому готовясь к переезду, можно передать документы в государственный архив, заключив договор с его территориальным отделением, либо частной фирме, оказывающей такие услуги******. Однако перед этим следует провести инвентаризацию архивных документов, чтобы выявить документы с истекшими сроками хранения. Такие документы можно уничтожить, составив соответствующий акт*******.

Все остальные кадровые документы нужно тщательно подготовить к транспортировке. Прежде всего следует особенно внимательно отнестись к упаковке документов в коробки или контейнеры. Так, пачки с документами должны быть опечатаны и маркированы упаковочными листами. Кроме этого, коробки с документацией (например, с личными делами) должны быть заклеены специальной лентой или скотчем с надписью «Контроль вскрытия» и подписью ответственного лица на склейке. Это необходимо, для того чтобы сохранить уверенность в том, что к персональным данным работников не было доступа в процессе перевозки. Отбор документов для сдачи в архив производит постоянно действующая экспертная комиссия, которая оценивает ценность того или иного документа.

Комментарий кадровика
Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы

Ильфат ЗАКИРОВ,
начальник отдела кадров управления «ТатАИСнефть», ОАО «Татнефть»:

– Если при переезде кадровой службы были утрачены какие-либо документы, нужно поступить следующим образом. Прежде всего создать комиссию по расследованию причин произошедшего с дальнейшим привлечением виновного к дисциплинарной ответственности. Затем подумать, каким образом можно восстановить недостающие документы. Это можно сделать, например, путем запроса у работников вторых экземпляров документов или через электронную базу учета кадров организации*.


* Более подробно о восстановлении документов см. № 8, 9, 2008.

Позаботьтесь о сотрудниках

После того как все необходимые действия по подготовке к переезду выполнены, необходимо еще раз известить сотрудников о грядущем переезде. Можно подготовить и раздать памятки, содержащие информацию о времени и дате переезда, о лицах, ответственных за переезд для каждого структурного подразделения, а также инструкции по упаковке личных вещей и маркировке офисной техники.

Кроме того, за несколько дней до переезда следует направить сотрудникам напоминания. Например, такого содержания: «Уважаемые коллеги! Для того чтобы переезд прошел организованно, просьба избавиться от ненужных материалов / вещей. Если рядом с вами находятся вещи уволившихся сотрудников, просьба сообщить об этом ответственному за переезд вашего структурного подразделения».

При подготовке документации к переезду и последующей транспортировке следует быть внимательным и четко соблюдать все положения законодательства. Ведь в случае утраты или разглашения персональных данных сотрудники вправе обратиться в судебные органы с иском о привлечении работодателя к ответственности.

Организация сменила адрес. Задачи кадровой службы


* Окончание. Начало в № 9, 2009.

** Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 30 мая 2003 г. № 107 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2.1332-03» (вместе с Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами «Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике. СанПиН 2.2.2.1332-03», утвержденными Главным государственным санитарным врачом РФ 28 мая 2003 г.).

*** Более подробно об этом вы можете узнать из справочника «Персональный консультант. Охрана труда» в разделе «Аттестация рабочих мест».

**** Утверждено Роспотребнадзором 29 июля 2005 г.

***** «Консервация документов. Общие требования. ГОСТ 7.50-2002» введены в действие постановлением Госстандарта России от 5 июня 2002 г. № 232-ст.

****** Более подробно о передаче документов в архив см. № 11, 2008.

******* Более подробно о порядке уничтожения документов см. № 4, 2009.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×

      Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, оформите ознакомительный доступ.

      Не беспокойтесь, это займет меньше минуты.

      Получить доступ

      Простите, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      2 минуты, и вы продолжите читать
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль