Составляем положение о защите персональных данных

10948
Гражданин, устраивающийся на работу, обязан предоставить работодателю свои персональные данные. С одной стороны такие данные показывает на какие льготы , компенсации сотрудник имеет право, с другой - некоторые из них могут послужить основанием для увольнения.Не нарушить закон в такой ситуации поможет положение о защите персональных данных.

Составляем положение о защите персональных данных

Для работодателя очень важно проверить сведения, предоставляемые работником при трудоустройстве. Нужно знать, имеет ли ваш сотрудник право на дополнительные льготы и компенсации в связи с особенностями семейного положения или состоянием здоровья. И очень важно иметь информацию о том, на какие сведения персонального характера можно ссылаться, принимая решение об увольнении работника. Оставаться в рамках законодательства в этих ситуациях поможет положение о защите персональных данных.

Зачем работодателю персональные данные работника

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» предписывает каждому работодателю, независимо от организационно-правовой формы заполнять на каждого работника личную карточку формы № Т-2. В нее заносятся сведения о месте жительства работника, о знании им иностранных языков, о состоянии в браке и даже о составе семьи.

Кроме того, с предоставлением работником сведений о частной жизни связано получение определенных льгот. Например, при наличии у работника несовершеннолетнего ребенка он имеет право подать заявление на получение ежемесячного налогового вычета. Если же сам работник является инвалидом, то он имеет право на сокращенную продолжительность рабочего времени и отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 дней.

Персональные данные работника

Составляем положение о защите персональных данных

Почему необходим локальный акт

Работодатель обязан осуществлять сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с требованиями законодательства. Порядок работы с персональными данными работников определен главой 14 Трудового кодекса. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документом работодателя, устанавливающим порядок обработки персональных данных, а также права и обязанности работников в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Инструкции по кадровой работе

Передавать персональные данные работника в пределах одной организации можно только в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 88 ТК РФ). Поэтому локальный акт, определяющий порядок сбора, обработки, хранения и использования персональных данных работников, в организации должен быть обязательно.

Что включить в документ?

Определим, какие разделы могут войти в Положение о защите персональных данных работников и что в них включить.

I. Общие положения. В этом разделе можно указать, что положение разработано в соответствии с Конституцией и Трудовым кодексом Российской Федерации и определяет порядок обработки и защиты персональных данных работников организации.

II. Перечень документов, в которых содержатся сведения, составляющие персональные данные работников. К таким документам относятся:

  • документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора;
  • документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей;
  • документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры;
  • документы о состоянии здоровья детей и других близких родственников (например, справки об инвалидности), когда с наличием таких документов связано предоставление работнику каких-либо гарантий и компенсаций;
  • документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС);
  • документы о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери (отцу, иным родственникам) установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций.
III. Основные условия проведения сбора и обработки персональных данных работника. Эти условия определены статьей 86 Трудового кодекса. Назовем некоторые из них:
  • сбор и обработка персональных данных работника могут осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества, и только в объеме, отвечающем целям сбора и обработки персональных данных;
  • все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
  • защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет его средств, в порядке, установленном федеральными законами;
  • работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

IV. Формирование и ведение дел, касающихся персональных данных работника. В этом разделе можно отметить, что персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников – в личной карточке работника, которая заполняется после издания приказа о его приеме на работу. Личные карточки работников хранятся в отделе кадров в специально оборудованных несгораемых шкафах в алфавитном порядке в пределах структурного подразделения. Работодатель обеспечивает ограничение доступа к персональным данным работников лицам, не уполномоченным законом либо работодателем для получения соответствующих сведений.


О  согласии на обработку персональных данных читайте далее


V. Хранение и использование персональных данных работника. Здесь нужно прописать, как будут храниться и использоваться персональные данные в вашей организации. Например, следующим образом. Сведения о работниках предприятия хранятся на электронных носителях на сервере организации, а также на бумажных и электронных носителях в отделе кадров. Личные карточки работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке в течение 50 лет с даты увольнения. Доступ к персональным данным работников без получения специального разрешения имеют генеральный директор, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Кроме этого, ограниченный доступ к персональным данным работников в пределах своей компетенции по письменному запросу имеют лица, определенные приказом генерального директора.

VI. Передача персональных данных работника. Требования к порядку передачи персональных данных установлены статьей Трудового кодекса. Обратите внимание на следующие из них:

  • не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
  • разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
  • передавать персональные данные работника представителям работников в установленном порядке и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

VII. Права работников по обеспечению защиты персональных данных, хранящихся у работодателя. Работники имеют право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, свободный бесплатный доступ к своим персональным данным. Работники могут потребовать исключить или исправить неверные или неполные персональные данные, а также данные, обработанные с нарушением установленных требований.

VIII. Обязанности работника по обеспечению достоверности его персональных данных. Чтобы обеспечить достоверность персональных данных, работники обязаны предоставлять работодателю сведения о себе. В случае изменения сведений, составляющих персональные данные (фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные, сведения об образовании, состоянии здоровья (при выявлении противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором) и т. п.), работник обязан своевременно сообщить об этом работодателю.

Вид нарушения Предусмотренное наказание Чем установлено
Нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных Штраф для должностных лиц – от 500 до 1000 рублей; для юридических лиц – от 5000 до 10 000 рублей Статья 13.11 КоАП РФ
Нарушение законодательства о труде Штраф для должностных лиц – от 500 до 5000 рублей; для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей Статья 5.27 КоАП РФ
Нарушение правил хранения и использования персональных данных, повлекшее за собой материальный ущерб работодателю Материальная ответственность работника в пределах его среднего месячного заработка (ст. 238, 241 ТК РФ) Статья 238 ТК РФ
Ненадлежащее хранение и использование персональных данных, повлекших за собой ущерб работнику Материальная ответственность работодателя перед работником в денежной форме в размерах, определенных трудовым договором (ст. 237 ТК РФ); возмещение материального ущерба работнику в полном объеме (ст. 235 ТК РФ) Статья 234 ТК РФ
Разглашение служебной тайны, ставшей известной работнику при выполнении им трудовых обязанностей Материальная ответственность работника; дисциплинарная ответственность работника (ст. 192, 195 ТК РФ) вплоть до расторжения трудового договора по пункту «в» статьи 81 ТК РФ Пункт 7 статьи 243 ТК РФ
Нарушение неприкосновенности частной жизни Уголовная ответственность Статья 137 УК РФ
Неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации Уголовная ответственность Статья 272 УК РФ

Узнайте об образце согласия на обработку персональных данных клиента 


Утверждаем положение

Положение о защите персональных данных работников может подготовить руководитель кадровой службы с помощью секретаря-делопроизводителя. Затем документ необходимо согласовать с юрисконсультом, если в организации есть такой специалист. Утверждает положение руководитель организации. После этого с положением о защите персональных данных необходимо ознакомить всех сотрудников, которые у вас работают. Оформить документ можно по образцу положения об отделе кадров, приведенного в № 1, 2006 на стр. 37.

Мнение специалиста

Ирина ЕГОРОВА, юрист аудиторско-консалтинговой группы «Интерэкспертиза»:

– Работодатель всегда собирал, хранил, обрабатывал различные данные о работающих у него сотрудниках, однако это никак не регулировалось законом. 27 июля 2006 г. принят Федеральный закон «О персональных данных» № 152-ФЗ, который начнет действовать 26 января 2007 г. Закон унифицировал требования к систематизации, накоплению, использованию персональных данных, конкретизировал понятие персональных данных и определил его как любую информацию, относящуюся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). В новом законе предусмотрены случаи получения письменного согласия физического лица на использование персональных данных, определены сроки для предоставления работнику возможности ознакомления с собранными о нем персональными данными. А также закреплена обязанность работодателя принимать меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним.

Читайте по теме: «Как вести дела кадрового отдела после отмены унифицированных форм



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

САМОЕ ВАЖНОЕ






Рассылка




© 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Читать статьи на сайте журнала «Кадровое дело» могут только зарегистрирвоанные пользователи. Регистрация займет всего 1 минуту, за это Вы получите доступ к важным профессиональным материалам и сервисам:

  • новости трудового законодательства;
  • статьи и ответы на вопросы по всем кадровым процедурам;
  • инструкции и подборки по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Скачивание доступно после регистрации


Зарегистрируйтесь бесплатно
и скачивайте любые документы.



У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль