Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Положение об обработке персональных данных

27 января 2019
13585
Средний балл: 0 из 5

Положение о персональных данных работников — важный локальный акт. Его наличие и содержание обязательно проверит Роскомнадзор. Узнайте общие требования к оформлению и скачайте готовый образец положения. Можно сразу применять в работе!


Скачайте полезный документ:


Для чего нужно положение о персональных данных работников

Порядок обработки персональных данных (ПД) сотрудников устанавливает работодатель. Каждая организация должна разработать локальный акт, закрепляющий правила сбора, хранения и использования сведений личного характера в рамках кадровых, бухгалтерских и других процедур.

Положение об обработке персональных данных работников — обязательный локальный нормативный документ, за отсутствие которого работодателю грозит административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Именно его чаще всего запрашивают проверяющие. Чтобы понять, что следует понимать под обработкой персданных, читайте ответ эксперта  в «Системе Кадры».

Положение об обработке персональных данных

Как разработать и утвердить положение об обработке и защите персональных данных

Закон не выдвигает четких требований к структуре и содержанию документа. Разрабатывайте и утверждайте его в том же порядке, что и другие локальные акты, оформляйте в соответствии со стандартами ГОСТ Р 7.0.97-2016. Содержание не должно противоречить нормам Трудового кодекса РФ и Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. Типовое положение о персональных данных (образец) содержит несколько разделов, в которых раскрывается понятие персональных данных и описываются разные этапы их обработки. 

Разбейте «Положение» на тематические разделы:

  1. Общие положения. Укажите, какие именно данные считаются персональными и носят конфиденциальный характер. Перечислите нормативные документы, взятые за основу при разработке документа, и проставьте дату, с которой он вступает в силу.
  2. Получение и обработка ПД сотрудников. Опишите порядок сбора информации и виды документов, заполняемых сотрудниками организации начиная с момента трудоустройства (анкеты, карточки, ведомости). Перечислите типы сведений, которые работодатель не вправе требовать от работника (информация о частной жизни, политических убеждениях, религиозных взглядах). Укажите, кто отвечает за ведение личных карточек или дел сотрудников. 

Положение о работе с ПД (фрагмент): сведения о сотруднике, ответственном за ведение личных дел

Положение об обработке персональных данных 

  1. Хранение ПД. Закон обязывает хранить папки и документы, содержащие ПД работников, в специально отведенных для этого местах — сейфах и помещениях ограниченного доступа. Если организация ведет электронный учет и хранит сведения о персонале в информационных системах, опишите используемые методы защиты (пароли, обезличивание данных, ограничение доступа и т.д.). Определите круг лиц, которые имеют доступ к конфиденциальной информации и применяющих ее в работе.

Положение об обработке персональных данных

  1. Использование ПД. Укажите, что сведения личного характера в соответствии с законом используют только для рабочих целей:
  • предоставления отпуска;
  • начисления зарплаты или компенсационных выплат;
  • оформления командировок;
  • других задач, связанных с трудовой функцией работника.
  1. Передача ПД. Работодатель не вправе разглашать и передавать третьим лицам персональные данные работника без его согласия, за исключением отдельных случаев, предусмотренных федеральным законодательством (судопроизводство, выполнение условий международного договора, запрос из ПФР или военкомата и т.д.). Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, как правильно оформить письменное согласие на обработку или передачу данных
  2. Гарантии конфиденциальности. Закрепите право работника на защиту и сохранность персональных данных, а также на осведомленность об использовании конфиденциальных сведений, которые он предоставил работодателю. 

Наряду с «Положением», играющим роль внутреннего регламента, разработайте еще один важный документ — политику обработки персональных данных. Опирайтесь на рекомендации Роскомнадзора от 27.07.2017 и не забудьте разместите «Политику» в открытом доступе — например, опубликуйте на корпоративном сайте или повесьте распечатку при входе в офис, чтобы с ней могли ознакомиться не только сотрудники компании, но и третьи лица: клиенты, контрагенты, представители надзорных органов. Если этого не сделать, к работодателю могут применить штрафные санкции по статье 13.11 КоАП РФ. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, какая ответственность грозит организации и ее должностным лицам за нарушения в работе с персональными данными.

Внимание! Не забудьте ознакомить с положением о ПД всех сотрудников организации под подпись. Новички, принимаемые в штат, должны ознакомиться с регламентом обработки персональных данных еще до заключения трудового договора.

Где скачать положение о персональных данных работников (образец)

Положение о ПД не обязательно разрабатывать с нуля. Чтобы исключить возможные ошибки и пережить проверку Роскомнадзора без претензий и штрафов, скачайте одобренные экспертами шаблоны документов по работе с ПД: политику, положение, согласие на обработку персональных данных и регламент допуска к обработке конфиденциальной информации в «Системе Кадры». Дополните базовый образец недостающими сведениями, условиями, реквизитами компании (согласно учредительным документам) и утвердите.

Гриф утверждения ставится в верхней части бланка, рядом с реквизитами, и заверяется подписью руководителя организации. Если локальные правила делопроизводства требуют утверждать каждый новый нормативный акт отдельным распоряжением, составьте приказ в свободной форме и ознакомьте с ним всех должностных лиц, ответственных за работу с ПД. Подробности — в журнале «Кадровое дело»: Три способа утвердить локальные нормативные акты.

Вывод

Положение о защите ПД должно быть в каждой организации. Разработайте и утвердите документ, используя типовой шаблон и ориентируясь на требования актуального законодательства, в частности, закона №152-ФЗ. Ознакомьте с «Положением» под подпись всех должностных лиц, ответственных за обработку персональных данных, а затем — остальных сотрудников.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок