Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Авансовый отчет в вопросах и ответах

6 ноября 2019
52
Средний балл: 0 из 5

Узнайте, как правильно отчитаться перед работодателем о потраченном авансе, не нарушая ни сроки, ни порядок сдачи отчетности. Доступные для скачивания образцы унифицированных форм №АО-1 и ОКУД 0504505 вы найдете в статье.

Скачайте полезный документ:

Форма №АО-1. Авансовый отчетОбразец от эксперта
ОКУД 0504505. Авансовый отчетОбразец от эксперта

Кто составляет авансовый отчет 

Авансовый отчет составляют сотрудники, которым работодатель заранее выдал деньги на оплату командировочных, хозяйственных, предпринимательских и прочих расходов. С помощью этого документа работник отчитывается о потраченных суммах, а бухгалтерия предприятия получает сведения о движении подотчетных средств. Чтобы оформить авансовый отчет, образец предоставленного бухгалтерией бланка первичного учета заполняется вручную либо в электронном виде. Если выбран второй способ, электронную форму отчета обязательно нужно заверить квалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250). 

Важно! Остаток аванса следует вернуть работодателю, а если выданных средств не хватило на оплату всех целевых расходов, на этапе оформления авансового отчета сотрудник должен получить из кассы предприятия недостающую сумму.

И остаток средств, и перерасход отражают в заполненном авансовом отчете. 

Форма № АО-1. Авансовый отчет (фрагмент)

Какие виды авансового отчета существуют 

Вид отчета определяется целевым предназначением аванса, выданного сотруднику. Узнать цель выдачи средств можно из служебной записки или приказа, на основании которого выплачивался аванс. Чаще всего составляются командировочные отчеты о расходовании средств в ходе служебной поездки. Но в кадровой и бухгалтерской практике встречаются и другие виды авансовой отчетности: о представительских или рекламных расходах, оплате почтовых услуг на покупку конвертов или рассылку корреспонденции, приобретении товарно-материальных ценностей, например, топлива или запчастей для служебного транспорта. Если работник отчитывается сразу по нескольким видам расходов, можно составить общий авансовый отчет с формулировкой «Общехозяйственные нужды». 

★ В Республике Крым, Алтайском, Краснодарском и Ставропольском крае ввели курортный сбор. Если командируете сотрудника в один из этих регионов больше чем на сутки, включите в командировочные сумму сбора. Размеры сбора и штрафы за неуплату смотрите в таблице. 

В какие сроки нужно отчитаться о расходах в командировке 

Отчитаться о расходах следует в течение трех рабочих дней после возвращения к постоянному месту работы. Если сотрудник хотя бы на день опоздает с отчетом, работодатель вправе взыскать с него всю выданную авансом сумму через суд или путем удержания из заработной платы. 

Чтобы этого не произошло, по возвращении из командировки нужно заполнить и вовремя сдать отчет, убедившись, что бухгалтер принял его и поставил свою подпись на бланке. На руках у сотрудника, отчитавшегося о расходах, остается корешок от формы. 

★ Авансовый отчет — не единственный документ, которым оформляется служебная поездка. Несмотря на то, что в 2015 году порядок направления сотрудников в командировки существенно упростили, отменив два ранее обязательных документа — служебное задание и командировочное удостоверение, работодатели все еще допускают ошибки, оформляя разъезды персонала. 

Формы первичных документов для оформления командировки сотрудника

➤ Узнайте, какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку 

Какая форма авансового отчета используется и как происходит заполнение авансового отчета (образец) 

Коммерческие организации могут использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утвержденную Госкомстатом России, или разработать собственный образец, дополнив его необходимыми реквизитами. Типовая форма №АО-1 заполняется с обеих сторон, начиная с лицевой. 

Образец заполнения авансового отчета содержит следующие виды сведений:

  • фамилию, имя и отчество, табельный номер и должность командированного сотрудника или иного подотчетного лица;
  • наименование структурного подразделения, к которому он прикреплен;
  • назначение аванса: покупка горюче-смазочных материалов, представительские или командировочные расходы, оплата почтовых услуг и т.д.;
  • данные первичного финансового документа (расходного кассового ордера, если деньги выданы наличными, чека, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту, и т.д.);
  • сведения об остатке предыдущего аванса (если есть).

 

Средняя часть бланка заполняется бухгалтером при проверке и утверждении отчета. Здесь же указывается количество приложенных к нему подтверждающих документов, а также сведения об окончательном расчете с сотрудником — возвращении в кассу остатка суммы, выданной авансом, или оплате перерасхода. Записи заверяются подписями сотрудника бухгалтерии, проводившего проверку, и главного бухгалтера организации.

 Авансовый отчет в вопросах и ответах

Нижняя часть бланка (после линии отреза) представляет собой расписку, остающуюся на руках у сотрудника после сдачи отчета. На расписке указывается номер и дата сдачи отчета, количество приложенных к нему документов и сумма, на которую он оформлен.

 Авансовый отчет в вопросах и ответах

Оборотная сторона формы предназначена для детализации расходов. Заполняя таблицу, нужно последовательно указать:

  • дату, когда была потрачена та или иная сумма;
  • порядковый номер и дату оформления документа, подтверждающего расход;
  • наименование расхода;
  • точную сумму в рублях и копейках или в валюте (по отчету и принятую к учету);
  • дебет счета (субсчета), по которому проводилась сумма. 

Когда все расходы уже отражены в таблице, заполняется строка «Итого», в которой прописывается окончательная сумма расхода. Таблица обязательно заверяется подписью подотчетного лица с расшифровкой.

 Авансовый отчет в вопросах и ответах

Бюджетными организациями оформляется другой авансовый отчет — форма ОКУД 0504505, утвержденная Минфином России.

 

Как и бланк №АО-1, она заполняется с двух сторон, состоит из основного документа и корешка-расписки, заверяется подписями подотчетного лица и бухгалтера, принявшего отчет на проверку. Но есть и отличия (например, расширенная структура таблица на оборотной стороне формы).

Важно! Если авансовый отчет или прилагаемые к нему подтверждающие документы оформлены некорректно, налоговая не признает отраженные в них выплаты командировочными расходами (письмо Минтруда России от 07.10.2013 № 17-4/1647).

Какими документами подкрепляется авансовый отчет по командировке 

После возвращения из командировки важно не только указать, какие суммы были потрачены в период поездки, но и документально подтвердить все целевые расходы. Поэтому вместе с отчетом в бухгалтерию подаются оправдательные документы: кассовые и товарные чеки, квитанции, счета. Некоторые их виды, например, товарные чеки, оформляются по-разному и единой формы не имеют, где-то распечатываются, где-то — выписываются от руки. Но на них в обязательном порядке должны присутствовать реквизиты, обязательные для первичных документов: название, дата выдачи, сведения о продавце или поставщике услуг, содержание операции и сумму оплаты. 

Другие оправдательные документы, такие как железнодорожные или авиационные билеты, почтовые накладные и путевки, относятся к бланкам строгой отчетности и имеют определенную степень защиты. Если сотрудник оформлял билет или путевку в электронном виде, к авансовому отчету прилагается распечатка документа. 

Отсутствие одного или нескольких оправдательных документов — серьезная проблема как для самого командировочного, который не сможет доказать, что потратил выданные авансом средства по назначению, так и для предприятия, которое не сможет обоснованно списать его расходы. 

Вывод

Авансовый отчет — документ первичного учета, оформляемый на унифицированном или локально разработанном бланке, а также в электронном виде. Типовые формы №АО-1 (для коммерческих организаций) и ОКУД 0504505 (для бюджетных учреждений) заполняются с двух сторон и заверяются подписями подотчетного работника, сотрудника бухгалтерии, проверившего отчет, и главного бухгалтера предприятия. Все квитанции, чеки, билеты и другие документы, подтверждающие расходы, сдаются вместе с отчетом. У подотчетного работника на руках остается корешок бланка, на котором указывается дата сдачи: так он сможет доказать, что отчитался о расходах перед работодателем в положенный срок.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок