Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Для служебного пользования: особенности работы с документами

18 октября 2019
666
Средний балл: 0 из 5

Гриф «ДСП» проставляют на документах, которые содержат служебную информацию ограниченного распространения. Расскажем об особенностях работы с такими документами.

Скачайте документы по теме:

Каковы особенности работы с ДСП-документами

Информацию относят к конфиденциальной на основание действующего законодательства Российской Федерации. Это касается государственных организаций. При этом закон не предусматривает обязанность и случаи проставления грифа «Для служебного пользования» для коммерческих компаний. Такие компании вправе самостоятельно определять, необходимо ли проставлять такой гриф, а также перечень тех документов, на которые он будет распространяться. 

Что такое ДСП в документах? Для бюджетных организаций гриф «Для служебного пользования» проставляют с учетом порядка, установленного не только федеральными законами, но и ведомственными актами. Так, к примеру, для предприятий атомной энергии такой гриф проставляют на документах или проектах со служебной информацией ограниченного распространения (п. 1.4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 03 ноября 1994 г. № 1233). Важно учитывать, что в п. 2 ст. 5 Закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ прописано, что информация ограниченного доступа относится к сведениям, доступ к которым ограничен. Например, это может быть несекретная информация, которая:

  • напрямую касается деятельности организации, если ограничения на ее распространение диктуются служебной необходимостью;
  • поступила в организацию, доступ к ней ограничен в соответствии с федеральными законами. 

Приказ об утверждении перечня сведений, относящихся к коммерческой тайне

Кто несет ответственность за ДСП-документы? Ответственность за сохранность сведений в документе, которые относят к разряду «для ограниченного распространения» возлагают на исполнителя и на должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ. Организации вправе составить перечень должностных лиц, которые получат право доступа к информации конфиденциального характера. В должностных инструкциях таких сотрудников необходимо закрепить право и порядок работы с документами для служебного пользования. 

Для служебного пользования: особенности работы с документами

Работа с документами для служебного пользования

Порядок работы с документами для служебного пользования следующий.

  1. Документы с пометкой «Для служебного пользования» распечатывают.
  2. На обороте каждого последнего листа экземпляра документа указывают соответствующее количество отпечатанных экземпляров, вносят фамилию исполнителя, дату создания документа.
  3. Все отпечатанные и подписанные руководителем документы вместе с оформленными черновиками передают для осуществления регистрации работнику, который осуществляет их учет. 

Черновики уничтожает ответственный работник, отражая факт уничтожения в учетных документах. К регистрационному индексу для служебного пользования ставят гриф «ДСП».

Для служебного пользования: особенности работы с документами

Работникам подразделений такие бумаги передают под расписку. Сторонним организациям пересылка проводится государственной фельдъегерской службой России, заказными письмами или ценными почтовыми отправлениями. Размножать (тиражировать) бумаги, содержащие конфиденциальную информацию, допускается только с письменного разрешения руководителя организации. Учет всех размноженных документов осуществляют поэкземплярно. 

Как оформлять документы для служебного пользования

Особенность оформления документов для служебного пользования — отметка по ограничению к доступу такого документа. Пометку «Для служебного пользования» с указанием порядкового номера экземпляра проставляют на первой странице самого документа, на обложках и титульных листах издания, а также на первой странице приложенного сопроводительного письма к документам, которые содержат служебную информацию с ограниченным распространением. Пометку размещают в правом верхнем углу. Номер экземпляра проставляют ниже такой пометки через одинарный межстрочный интервал. 

При наличии приложения к ДСП-документу пометку размещают в правом верхнем углу такого приложения, а номер экземпляра проставляют ниже такой пометки через одинарный межстрочный интервал. Необходимо учитывать, что при наличии в компании электронного документооборота все файлы документов с пометкой «ДСП» не выкладывают. В электронном виде передачу осуществляют только по защищенным каналам связи. 

Читайте в «Системе Кадры»: Можно ли в трудовых договорах сотрудников предусмотреть условие о неразглашении конфиденциальной информации

Какие документы нельзя пометить грифом «Для служебного пользования»

К информации ограниченного распространения для служебного пользования нельзя отнести:

  1. Акты законодательства, которые устанавливают правовой статус государственных органов, организаций или общественных объединений, а также права, свободы, обязанности граждан и порядок их реализации.
  2. Сведения о возникших чрезвычайных ситуациях, об опасных природных явлениях или процессах, экологической, гидрометеорологической, гидрогеологической, демографической, санитарно-эпидемиологической и другой информации, необходимой для экстренного обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и всего населения в целом, производственных объектов.
  3. Описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес.
  4. Порядок, установленный для рассмотрения и разрешения заявлений, а также для обращений граждан или юридических лиц.
  5. Решения по заявлениям и обращениям граждан или юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке.
  6. Сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения.
  7. Документы, которые накоплены в открытых фондах библиотек или архивов, в информационных системах организаций, если они необходимы для реализации прав, свобод и обязанностей граждан. 

Как хранить документы для служебного пользования

Главное условие сохранности документов «Для служебного пользования» — передача их конкретному должностному лицу и подтверждение такой передачи личной подписью. В случае утраты таких документов или дел, носителей конфиденциальной информации с пометкой «ДСП», либо разглашения сведений ограниченного распространения, при обнаружении каких-либо признаков, указывающих на несанкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией ограниченного распространения должностное лицо, обнаружившее такие факты, должно немедленно доложить руководителю организации. По непосредственному указанию руководителя проводят служебное расследование. 

Служебное расследование поручают проводить должностному лицу, в функции которого включена защита конфиденциальной информации. О результатах служебного расследования необходимо доложить руководителю компании в служебной записке. На все утраченные документы или дела, носители информации с пометкой «Для служебного пользования» составляют акт, на основании этого документа в учетные формы вносят соответствующие отметки.

ДСП-документы и носители информации ограниченного распространения хранят в организации в несгораемых сейфах. Всем делам, в которых хранятся такие документы и информация, присваивают пометку «ДСП». 

Соблюдайте не только условия, но и сроки хранения кадровых документов в организации

Уничтожение дел или документов с пометкой «Для служебного пользования», которые утратили свое практическое значение и не имеют исторической ценности, производят по акту. В учетных формах делают об этом отметку со ссылкой на соответствующий акт. 

Разглашение информации с грифом «Для служебного пользования

За разглашение конфиденциальной информации ограниченного доступа предусмотрена дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность.

Сотрудник, который допустил разглашение, несет дисциплинарную ответственность. К нему могут применять меры дисциплинарных взысканий, вплоть до увольнения (ч. 1 ст. 192, подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

При нарушении режима неразглашения при доказанном наличии вины сотрудник обязан возместить ущерб, нанесенный разглашением информации конфиденциального характера. Если разглашение информации ограниченного доступа привело к банкротству организации, возможно наступление уголовной ответственности. Такая ответственность предусмотрена в частях 2–4 статьи 183 Уголовного кодекса РФ. 

Вывод

Закон предусматривается обязанность и случаи проставления грифа «Для служебного пользования» только для государственных компаний. Коммерческие компании могут самостоятельно определять необходимость проставления соответствующего грифа, а также перечень тех документов, на которые он будет распространяться.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок