Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Резерв по отпускам: что нужно знать кадровику

15 октября 2019
314
Средний балл: 0 из 5

Узнайте, как зарезервировать средства на оплату ежегодного отдыха сотрудников и отразить выделенные суммы во внутренних финансовых документах организации.

Скачайте полезный документ:

Что значит резерв на оплату отпусков 

Предоставляя ежегодный отпуск, работодатель обязан не менее чем за три дня до его начала выплатить сотруднику отпускные в размере среднего заработка. Эта норма закреплена статьей 114 ТК РФ, и нарушать ее не стоит. Невыплата отпускных наказывается не менее сурово, чем задержка или невыплата заработной платы, поэтому до ухода в отпуск работник должен получить свои деньги. 

★ Чтобы правильно рассчитать сумму отпускных, сначала установите рамки расчетного периода, а затем, используя данные по зарплате за выбранный период, определите размер среднего заработка, принимая в расчет не только должностной оклад сотрудника, но и другие виды выплат: комиссионные, надбавки и доплаты, компенсации за вредные или опасные условия труда. 

Ежегодный оплачиваемый отпуск: алгоритм действий кадровика

Резерв на отпуска — это своего рода копилка, из которой оплачиваются периоды отдыха сотрудников. Каждый работодатель, за исключением субъектов малого предпринимательства, особо не обремененных ведением бухгалтерского учета, должен заранее выделять на это резервную сумму, тем самым подтверждая свои обязанности по своевременной и полной оплате отпусков. Сумма, которую конкретный сотрудник должен получить на руки перед отпуском (не позже чем за три дня до его начала), отражается в финансовых документах организации, в том числе в записке-расчете (унифицированная форма №Т-60)

Записка-расчет о предоставлении отпуска сотруднику

★ Записка-расчет представляет собой двухсторонний бланк, лицевая сторона которого заполняется и заверяется сотрудником кадровой службы, оборотная — бухгалтером предприятия. 

    Как рассчитать резерв отпусков 

    Создание резерва на оплату отпусков, как правило, поручается бухгалтерии или финансовому отделу предприятия. Периодичность, с которой это происходит, определяется работодателем, который вправе выбрать один из трех доступных вариантов. 

    Расчет резерва по отпускам можно производить: 

    1. Ежегодно. Этот вариант подходит предприятиям, готовящим только годовую отчетность. Сформировать резерв отпусков на следующий год нужно в последний день текущего года. 
    1. Ежеквартально. Такая схема считается наиболее удачной и пользуется популярностью среди работодателей. Резерв формируется в последний день каждого квартала, что не требует значительных трудозатрат. 
    1. Ежемесячно. Самый точный, но в то же время и самый затруднительный способ, поскольку резерв на отпуск приходится формировать в последний день каждого месяца, то есть в три раза чаще, чем при ежеквартальной схеме. 

    Точную дату выполнения расчетов выбирает сам работодатель, прописывая ее во внутренней учетной политике предприятия вместе с алгоритмом, по которому они будут производиться. Весь персонал следует поделить на категории по количеству счетов, по которым проходит оплата труда, и сформировать для них отдельные резервы отпусков. 

    Формирование резерва по отпускам осуществляется по общему принципу. Определяется размер отпускных, причитающихся каждому конкретному сотруднику. Для этого нужны точные сведения по выплатам, которые он получал в течение расчетного периода (в общих случаях — 12 календарных месяцев, но работодатель вправе улучшить положение своих сотрудников, установив иные временные границы). 

    ★ Сложности при определении расчетного периода обычно возникают, если работник принят в штат не так давно и отработал меньше года или же успел уволиться на короткий срок, а затем снова устроился на работу в ту же организацию. 

    Не ошибиться в предоставлении основного оплачиваемого отпуска, используйте Расчетчик рабочих лет и остатков отпуска от Системы Кадры

    Затем отпускные выплаты, положенные каждому из сотрудников данной категории, суммируются, а полученный результат и будет резервом, который работодатель должен выделить на оплату отпусков. Но есть и другой способ расчета — на основании средней зарплаты по категории. К нему прибегают, чтобы не вычислять по отдельности резерв отпускных для каждого конкретного сотрудника. Кроме того, на практике расчет резерва на оплату отпусков нередко производится на основании нормы отчислений, установленной по итогам предыдущего периода (месяца, квартала или года). Используется простая формула: 

    Н = Р1 /Р2 

    где Н — искомый норматив, Р1 — расходы, выделенные на оплату отпусков и компенсаций за неиспользованные работниками дни отдыха, а Р2 — сумма затрат на оплату труда. Значение норматива подставляется в итоговую формулу: 

    О = (ЗПтек + СВ) * Н 

    где О — отчисления на оплату отпусков, ЗПтек — оплата труда работников в текущем периоде, а СВ — страховые взносы, начисляемые на эту же группу работников в текущем периоде. Результаты расчета удобнее всего оформлять в виде таблицы. Начисление резерва по отпускам ведется по каждой группе отдельно и отражается в бухгалтерских документах. 

    Проверьте свои знания с помощью экспресс-теста для специалиста отдела кадров

    ★ Не выплаченные вовремя отпускные — повод для штрафа ГИТ. Редакция журнала Кадровое дело разобрала сложные ситуации по отпускам и предложила решения, которые вам помогут не подвести компанию.

    Как отразить резервы по отпускам во внутренних документах 

    Средства для оплаты отпусков нужно не только своевременно выделить в резерв, но и правильно отразить во внутренних финансовых документах. Проводят их через те же счета, что и заработную плату персонала. Начисление проводят по Кт 96 (резервы предстоящих расходов), указывая соответствующий дебет счета (20 — основная производственная деятельность, 44 — затраты на сбыт товаров, 25 — общие производственные затраты и т.д.). Например, проводка, которая выглядит как «Дт 20 Кт 96», означает отчисление средств в резервный фонд для выплаты отпускных персоналу основного производства. Наглядно отражает резерв отпусков (как формируется) пример-таблица: 

    Дт

    Кт

    Сумма

    Категория персонала

    20

    96

    23700

    Работники основного производства

    26

    96

    26000

    Административный отдел

    44

    96

    12800

    Менеджеры по работе с оптовыми клиентами

    Налоговый учет при формировании резерва по отпускам вести не обязательно. Но если работодатель решил, что будет это делать, следует прописать выбранный способ резервирования средств, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент в учетной политике для целей налогообложения (ст. 324.1 НК РФ). 

    ★ Чтобы избежать путаницы с отпускными датами и задержек по выплате отпускных, используйте Умный график отпусков от Системы Кадры. Даже если на предприятии работают сотни сотрудников, с помощью этого удобного планировщика вы сможете точно отслеживать даты и моментально обновлять данные. 

    Вывод

    Все организации, помимо субъектов малого предпринимательства, должны формировать резерв отпусков: как формируется такая «копилка» и с какой периодичностью, решает сам работодатель. Одни предприятия формируют финансовый отпускной резерв ежемесячно, другие — ежеквартально или раз в год. Расчет суммы, необходимой для выплаты персоналу отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуска, обычно осуществляет бухгалтерия предприятия, исходя из имеющихся у нее финансовых документов и сведений, предоставленных кадровой службой.

    logo
    ×
    Это только для зарегистрированных кадровиков

    Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Зарегистрироваться и скачать файл
    ×
    Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

    Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
    Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Зарегистрироваться
    ×
    Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
    Зарегистрироваться
    ×
      Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

      Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
      Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Зарегистрироваться
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Заказать звонок