Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Справка 2-НДФЛ: особенности заполнения

4 октября 2019
41
Средний балл: 0 из 5

Организации должны ежегодно представлять в налоговую инспекцию информацию о годовом доходе работника. Данная информация подается в налоговый орган по определенной форме. Именно о форме справки 2-НДФЛ мы подробно поговорим в статье.

Скачайте полезные документы:

Справка по форме 2-НДФЛ: новый бланк

В конце 2018 года форма справки 2-НДФЛ была изменена. Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ была утверждена новая форма отчетного документа. 

Отметим, что довольно продолжительное время справка о доходах НДФЛ-2 использовалась и для оформления информации, которую надо выдать работнику о его доходах. Напомним, что работодатель обязан выдавать сотруднику при увольнении информацию о его доходе. И поскольку специальной формы для этого не было, сотруднику на руки предоставлялась справка 2-НДФЛ. 

Но теперь это два разных документа:

  • в налоговую инспекцию представляется справка 2-НДФЛ (образец заполнения см. ниже);
  • работнику выдается справка о доходах и суммах налога физического лица. Форма этого документа также утверждена призом ФНС № ММВ-7-11/566@. 

Образец действующей справки 2-НДФЛ

Таким образом, в настоящее время имеются два разных документа, для каждого из которым обозначена своя сфера применения.

Как заполнить новую форму 2-НДФЛ 

Новая форма в значительной мере отличается от ранее действующего бланка. Здесь сразу стоит отметить, что ранее применяемая форма 2-НДФЛ практически полностью перекочевала в тот бланк, который сейчас выдается на руки работнику, поэтому с его заполнением у бухгалтеров не возникнет проблем. 

Справка о доходах и суммах налога физического лица

Но форма, которую надо представить в налоговый орган, а именно действующий бланк 2-НДФЛ изменен. Основные изменения заключаются в следующем:

  1. Изменился формат. Если прежняя форма включала в себя пять разделов и не имела приложений, но новый бланк состоит из трех разделов и одного приложения.
  2. В самих разделах указываются основные сведения. А подробная расшифровка информации в зависимости от вида дохода и помесячная разбивка отражается в приложении.
  3. Исключены некоторые виды сведений, которые отражались в прежней форме. Например, теперь не надо указывать ИНН работника в стране гражданства. То есть надо отразить только ИНН сотрудника в России. 

Новая форма справки 2-НДФЛ включает в себя три раздела:

  1. Раздел 1. Это те сведения, которые касаются самого работника. Сюда надо внести стандартные сведения: фамилия, имя и отчество, дата рождения, гражданство, номер и серию паспорта. Называется этот раздел «Данные о физическом лице – получателе дохода».
  2. Раздел 2. Данные о размере полученного работником дохода за год. Сюда включается общая сумма налога, налоговая база, удержанный размер налога и т.д. Именуется этот раздел «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода». Здесь напомним, что налоговый период для НДФЛ – это календарный год.
  3. Раздел 3. Здесь отражаются общие сведения о налоговых вычетах, которыми пользовался работник. 

Напоминаем, что каждый налогоплательщик – физическое лицо вправе претендовать на три вида вычетов. Это в первую очередь стандартный налоговый вычет. Самый распространенный вычет, которым пользуются работники-родители, – вычет на детей. По общему правилу, он предоставляется до тех пор, пока ребенку не исполнится 18 лет, но в отдельных случаях вычет продолжает представляться и на ребенка-студента. Несмотря на то, что вычет на первого и второго ребенка небольшой – 1400 рублей, данной налоговой льготой пользуются многие работники. 

Следующий вид налогового вычета – социальный. Это те средства, которые сотрудник потратил на лечение, обучение. На сумму полученных средств работник может получить налоговый вычет, то есть ему вернется удержанная сумма НДФЛ. 

И последний – это имущественный налоговый вычет. Отметим, что в большинстве случаев сотрудники предпочитают получать этот вычет в налоговой инспекции. Для этого они представлю по окончании календарного года декларацию по форме 3-НДФЛ, а налоговый орган перечисляет на счет физлица сумму вычета. Вместе с тем имущественный налоговый вычет можно получить и по месту работы. И если именно работодатель предоставляет данный вычет, то его надо отразить в справке 2-НДФЛ. 

Справка 2-НДФЛ: образец заполнения за 2018 год (фрагмент)

В перечисленных разделах отражается общая информация. Конкретизация сумм идет уже в приложении. Поэтому в приложении следует указать сведения:

  • месяц, когда сотрудник получил доход;
  • код дохода или код вычета. Отметим, что у каждого вида дохода и вычета имеется свой код, который надо включить в соответствующую графу. Все коды отражены в приложении к приказу ФНС;
  • сумма налога. 

Составить и сдать справку по форме 2-НДФЛ в инспекцию также необходимо и в том случае, когда организация должна, но не может удержать налог с выплаченных доходов (п. 2 приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Например, если организация вручила подарок стоимостью более 4000 руб. человеку, который не является ее сотрудником.

Общие правила заполнения формы 2-НДФЛ 

Приказ ФНС, которым утверждена новая форма справки 2-НДФЛ, также подробно разъясняет порядок заполнения этого документа. 

Основные принципы, которые надо соблюдать при заполнении документа на бумажном носителе:

  • в бумажной версии формы нельзя производить исправления с помощью корректора;
  • бумажную справу надо распечатывать только с одной стороны листа;
  • предъявляются требования к цвету чернил. Они должны быть черными, фиолетовыми или синими;
  • каждая ячейка используется только для одного знака. То есть в отдельную ячейку можно вписать только одну цифру. Специальные правила предусмотрены для отражения десятичной дроби;
  • надо использовать заглавные буквы. То есть, если вы заполняете форму на компьютере, включайте функцию Caps lock. 

Если же документ подается в электронном виде, надо руководствоваться форматом, также утвержденным призом ФНС. 

Когда надо представлять форму в электронном виде 

Предусматриваются два варианта представления справки 2-НДФЛ: электронный и бумажный. Но данные форматы можно применять не произвольно, а в соответствии с утвержденными правилами. 

Бумажная форма. Она применима только в том случае, если в организации трудится немного работников. Установлено ограничение в 25 человек – получателей дохода. Например, в организации имеются 20 работников, с которыми заключены трудовые договоры. Помимо них имеются исполнители, которые выполняют работы для компании или оказывают услуги на основании гражданско-правовых договоров. Предположим, таких исполнителей также 20 человек. Соответственно, получателей дохода от организации 40 человек. Поэтому применять бумажную форму представления отчетности в такой ситуации компания не может. Таким образом, ограничение в 25 человек распространяется на всех лиц, получающих от организации доход, как по трудовому договору, так и по гражданско-правовому. 

Электронная форма. Если в компании имеется 25 сотрудников и более, представлять справку 2-НДФЛ в налоговую инспекцию надо только в электронном виде. Для этого можно воспользоваться услугами спецоператора или же направить документ напрямую через сайт налоговой службы. Это следует из абзаца 7 пункта 2 статьи 230 НК. 

Справки заполняйте на основании сведений, которые отражены в регистрах налогового учета по НДФЛ. В справку включите все доходы, которые облагают налогом. То есть учитывайте все суммы, которые выплатили сотруднику как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору (п. 3 ст. 226, ст. 210 НК).

Вывод

Справку по форме 2-НДФЛ в налоговые органы представляют все работодатели. По данной форме отчитываются о доходах, полученных работниками или исполнителями по гражданско-правовым договорам. Правильное заполнение справки избавит организацию от претензий со стороны налоговой инспекции.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок