Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Как получить трудовую книжку впервые

20 сентября 2019
187
Средний балл: 0 из 5

Узнайте, как правильно зарегистрировать, заполнить и заверить при первом трудоустройстве самый важный для работника документ. Образцы заполнения, ссылки на нормативные акты и пошаговую инструкцию вы найдете в статье.

Скачайте полезный документ:

Как завести трудовую книжку новому сотруднику 

Трудовая книжка входит в перечень документов, предъявляемых при трудоустройстве. Чтобы получить работу, соискатель должен принести работодателю оригинал трудовой книжки вместе с паспортом, дипломом и другими документами, которые затем возвращаются владельцу. И только трудовая книжка после заполнения остается в отделе кадров и хранится там вплоть до увольнения работника. 

Электронные трудовые: пошаговый алгоритм, чтобы перейти на новые правила

Важно! Работодатель обязан вести трудовые книжки всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней. За несвоевременное оформление ГИТ может выписать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Но как быть, если документ попросту отсутствует? Например, если соискатель потерял свою трудовую или вовсе никогда ее не имел, поскольку впервые устраивается на работу? В первом случае, как правило, оформляется дубликат, во втором — заводится новый бланк. Оформить новый документ должен работодатель — эта обязанность закреплена общими правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). 

Образец оформления титульного листа от эксперта Системы Кадры

★Каждый кадровик должен знать, как оформить трудовую книжку впервые, заполнить и заверить дубликат, принять документ на хранение или вернуть владельцу в связи с прекращением трудового договора. К сожалению, даже опытные специалисты нередко ошибаются при работе с этим важнейшим бланком, подтверждающим стаж и основные этапы профессиональной карьеры работника.

Как оформить трудовую книжку несовершеннолетнему сотруднику 

До 18 лет подросток считается несовершеннолетним. Однако право на трудоустройство возникает раньше, чем потенциальный работник достигает восемнадцатилетнего возраста. Если ни у родителей, ни у органов опеки и попечительства нет возражений, подростка можно принимать на легкий труд с 14 лет. А к творческой работе в сфере кинематографа, циркового искусства или профессионального спорта можно привлекать даже детей, которым еще не исполнилось 14 (разумеется, с соблюдением целого ряда дополнительных условий). 

★ Несовершеннолетние сотрудники пользуются определенными льготами: работают в режиме сокращенного рабочего времени, ежегодно проходят обязательный медосмотр за счет работодателя, не привлекаются к ночным и сверхурочным работам.

Трудовая книжка в 14 лет оформляется точно так же, как и после достижения совершеннолетия. Когда подросток официально устраивается на свою первую работу, он пишет заявление, на основании которого работодатель в общем порядке заводит ему трудовую книжку. И сделать это нужно в течение недели с момента трудоустройства, чтобы у компании не было проблем с ГИТ (п. 8 Правил № 225). 

Будьте в курсе последних законодательных изменений. Подсказка от экспертов журнала Кадровое дело

электронная трудовая алгоритм

Читать обо всех изменениях

Оформление трудовой книжки впервые: пошаговая инструкция 

Чтобы заполнить трудовую «с нуля», запросите документы, подтверждающие личность, профессию и квалификацию работника, поскольку вносить неподтвержденные сведения закон запрещает. В процессе оформления учитывайте требования статьи 66 ТК РФ, Правил № 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Важно! Записи вносите только перьевой, гелевой или шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цвета, аккуратным почерком, без аббревиатур и сокращений!

Действуйте по инструкции: 

  1. Зарегистрируйте заявление на оформление трудовой книжки. Объясните работнику, как получить трудовую книжку, и попросите написать заявление на имя руководителя организации. Заявитель должен написать, что не имеет трудовой, поскольку принимается на работу впервые. Заявление составляется в свободной форме, датируется текущей датой и заверяется подписью работника. 
  1. Используйте чистый бланк трудовой книжки, закупленный работодателем в установленном порядке у официального представителя Гознака. Не поручайте покупку работнику и не заполняйте полученный от него бланк. Серию и номер оформляемого документа впишите в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также сделайте запись о расходовании бланка из запасов организации в приходно-расходной книге. 

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, готовая к использованию. Нужно только распечатать и прошить

  1. Заполните титульный лист в присутствии работника. Фамилию, имя и отчество перепишите из паспорта полностью, не сокращая до инициалов, и с точностью до буквы. Укажите дату рождения сотрудника и его профессию (специальность), а также уровень полученного образования на основании данных диплома или аттестата. 

★ Если работник принес диплом об окончании вуза, укажите на титульном листе трудовой книжки не только образовательный ценз, но и присвоенную квалификацию: «бакалавриат», «магистратура», «специалитет». Простой записи «высшее» по новым нормам уже недостаточно. А вот реквизиты документа, подтверждающего уровень образования, переносить на титульный лист не нужно. 

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление на титульном листе сведений об образовании

Проставьте дату заполнения в соответствующем поле и передайте документ на подпись владельцу. После того, как работник расписался и тем самым подтвердил, что вся информация на титульном листе соответствует действительности, заверьте данные подписью лица, ответственного за оформление бланка, и печатью организации или кадровой службы (если есть). 

★ Титульный лист заполняйте с особой скрупулезностью: ошибки, допущенные при первичном оформлении титулки, исправлять нельзя. Такой бланк автоматически считается испорченным, и его сразу же придется заменить новым. 

Шпаргалка от «Системы Кадры»: ошибки в трудовой книжке

  1. Сделайте запись о приеме на работу. Сначала в графе 3 раздела «Сведения о работе», в самой верхней строке, напишите полное и сокращенное наименование организации-работодателя, не нумеруя запись. Строкой ниже в графе 1 проставьте порядковый номер (поскольку ранее сотрудник нигде не работал, запись будет первой), а в графе 2 — дату. Используйте только арабские цифры, как того требует инструкция №69. В графе 3 напишите, в какой именно отдел и на какую должность  принимается сотрудник, а в графе 4 укажите реквизиты приказа о приеме на работу.

Важно! Следите, чтобы должности в трудовых книжках в точности соответствовали формулировкам штатного расписания, особенно если речь идет о работе, дающей право на досрочное назначение пенсии по старости и другие льготы.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление записи о приеме сотрудника на работу

Если трудоустройству предшествовал период армейской службы, отразите его в самой первой записи, а название работодателя и сведения о приеме на работу впишите ниже. 

  1. Договоритесь о возмещении стоимости использованного бланка. Сотрудник может погасить долг перед работодателем любым удобным способом, например, заплатить деньги напрямую в кассу организации или попросить вычесть необходимую сумму из своей будущей зарплаты. Чтобы удержание из зарплаты не вызвало у ГИТ никаких вопросов и подозрений, заручитесь письменным заявлением сотрудника. 

Вывод

Если человек устраивается на работу впервые, например, после завершения учебы или службы в армии, трудовой книжки у его еще нет, поэтому ее заводит работодатель, используя чистый бланк из своих запасов. Заполнять документ нужно в присутствии работника, чтобы он заверил записи на титульном листе своей подписью. Затем в раздел «Сведения о работе» на основании соответствующего приказа вносится запись о трудоустройстве.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок