Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Документооборот в организации: правила и основные этапы

11 сентября 2019
259
Средний балл: 0 из 5

Расскажем о правилах и принципах документооборота в организации, обо всех преимуществах его автоматизации.

Скачайте документы по теме:

Что такое документооборот

Правильно организованный документооборот является залогом успеха любого бизнеса. Документ считается объектом, в котором содержится соответствующая информация. К документам относятся электронные файлы и бумажные носители. Для их систематизации необходимо знать, что такое документооборот, каким способом его организовать. 

Процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов, относится к документообороту. Дадим краткое определение документооборота. Документооборот — это движение бумажных или электронных носителей от момента составления до получения и отправки на хранение в архив. Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности. 

Всю документацию подразделяют на следующие виды:
  • кадровую;
  • производственную;
  • административно-хозяйственную;
  • управленческую;
  • бухгалтерскую. 

Указанные виды делят на три категории:

  • входящую — это материальные носители информации, которые поступают из внешней среды (например, от других фирм, от учреждений или иных инстанций);
  • исходящую — это носители, отправляемые за пределы организации;
  • внутреннюю — это материальные носители, которые создаются и остаются только в пределах одного конкретного предприятия. 

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Документооборот в организации

Скачать образец

Документооборот: определение

Что такое документооборот — это создание, поток и организация хранения материальных носителей между подразделениями одной организации или между разными компаниями. В современных условиях количество бумажных носителей стремительно сокращается. Многие организации перевели все документы в электронные файлы. Однако по-прежнему некоторые предприятия применяют смешанную форму, совмещая бумажные и электронные материальные носители информации. 

Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Документооборот в организации

Скачать образец

Как обеспечить оперативность движения документа оборота

Документооборот: кратко о формах

Основным правилом, касающимся организации документооборота, служит его оптимизация. Необходимо максимально сократить все промежуточные «остановки», чтобы иметь возможность обеспечить оперативное движение документов. Для этих целей разработаны три основных формы организации документооборота:

  1. Централизованная — она предполагает сосредоточение всех видов документации в одном месте. Это может быть канцелярия, секретариат, кадровая служба. На такие отделы возлагают обязанности по регистрации, обработке, хранению материальных носителей информации. 
  2. Децентрализованная — такая форма характеризуется тем, что все документы сосредоточены в нескольких структурных подразделениях, где с ними и проводятся необходимые операции. Эта форма уместна при наличии в организации нескольких структурных подразделений, которые удалены друг от друга территориально.
  3. Смешанная — форма совмещает в себе все характеристики двух предыдущих форм. В отдельных службах организации регистрируют, обрабатывают и хранят определенную документацию. При этом есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через нее пропускают важные носители информации, предназначенные для руководства компании. 

Форму документооборота выбирают исходя из размера, структуры самой организации. Для небольших компаний подходит централизованная форма, всеми файлами и бумагами занимается определенный сотрудник. При смешанных формах в крупных компаниях создают отдельную службу, которая занимается документооборотом. Децентрализованная форма подойдет тем организациям, в которых многочисленные структурные подразделения расположены удаленно. В таком случае документы хранятся в нескольких офисах. 

Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Документооборот в организации

Смотреть подсказку

Основные принципы документооборота

Если в организации происходит несвоевременная доставка материальных носителей информации, действия по работе с бумагами или электронными файлами дублируются, осуществляется неправильная сортировка и не обеспечивается надежное хранение, это говорит о том, что документооборот осуществляется неправильно. Такие действия могут привести к нарушению работы всей организации. Поэтому необходимо изучить основные принципы обеспечения бесперебойной деятельности:

  • четкость: все электронные файлы и бумажные носители двигаются без различного рода препятствий в четко заданном направлении, для этого разрабатывают определенную схему движения;
  • непрерывность: этот принцип обозначает постоянное движение документопотока, поможет в этом равномерное распределение нагрузки на всех ответственных сотрудников;
  • ритмичность: то есть определение сроков обработки документации, для этого разрабатывают регламент регулирования документопотока;
  • параллельность: при которой одна и та же работа не выполняется несколькими сотрудниками. 

Все указанные принципы являются самостоятельными, но в то же время взаимосвязаны между собой. При нарушении одного принципа разлаживается вся система.  

Схемы потока документов в организации

Документооборот в организации

Смотреть все схемы

Этапы документооборота

Рассмотрим, что включает документооборот. Документопотоки подразделяются на внутренние и внешние. В зависимости от этого будут зависеть все этапы обработки. 

Так, этапы обработки внутренних материальных информационных носителей включают:  

  • составление и проверку документа уполномоченным лицом;
  • согласование всей описанной информации;
  • подписание уполномоченным лицом и/или руководителем организации;
  • регистрация документа;
  • исполнение заданий (если это требуется);
  • оформление тех документов, которые подтверждают исполнение действий;
  • уничтожение устаревшей документации или отправка ее в архив. 

Журнал регистрации приказов по личному составу

Документооборот в организации

Скачать готовый журнал с образцом заполнения

Обработка внешних исходящих документов подразделяется на следующие этапы:

  • составление и проверку документа;
  • согласование и подписание;
  • регистрация;
  • снятие ксерокопии для второго экземпляра, который останется в организации;
  • отправка конкретному получателю. 

Журнал учета исходящей корреспонденции

Документооборот в организации

Скачать образец

Обработка внешних входящих документов подразделяется на следующие этапы:

  • поступление и прием;
  • рассмотрение;
  • регистрация канцелярией или секретарем;
  • направление руководству организации на рассмотрение;
  • исполнение, если это требуется;
  • составление ответа (при необходимости);
  • отправка в архив. 

Журнал учета входящей корреспонденции

Документооборот в организации

Скачать образец

Документооборот: правила организации

Для эффективной организации документа оборота разрабатывают определенные правила, которые нужно неукоснительно соблюдать для обеспечения работы всех указанных принципов. В первую очередь необходимо минимизировать количество тех служб, через которые проходят бумажные или электронные носители. То есть весь документопоток направляется в определенные службы или проходит через ответственных лиц, назначенных руководителем. Для сокращения возвратов нужна последовательность обработки. 

Каждая служба работает только с носителями определенной категории. Оперативность и эффективность достигается при соблюдении всех правил. 

Документооборот относится к важному звену организации делопроизводства, проходит определенный путь. Если с бумажными или электронными материальными носителями возникнет неразбериха, в скором времени работа всей организации окажется под угрозой.    

Преимущества электронного документооборота

Во многих организациях вводят систему электронной обработки всех документов и обмена между внешними получателями (структурными подразделениями или другими компаниями). На сервере организации создается база данных, где и хранят все файлы. Доступ к базе данных производится через внешний интернет или по локальным сетям. Все документы загружают и сохраняют в определенных папках. Создавать, модифицировать и удалять файлы может то лицо, которое наделено соответствующими правами. Такой способ наиболее удобный, так как передача, систематизация и обработка файлов занимает минимальное количество времени. Отослать и получить документ можно в режиме реального времени. 

В электронном формате файлы сохраняются в течение длительного времени, не теряя своих первоначальных свойств, то есть не выгорают, не выцветают. Доступы к электронным носителям информации можно легко и быстро разграничить. По защищенным каналам связи с использованием паролей и ключей допускается передавать закрытые виды информации. Электронные системы помогают обеспечить строгий контроль за движением файлов. Все это является условием успешной деятельности предприятия.    

Вывод

Документооборот — это процесс, включающий в себя составление и согласование, прием и передачу, отправку документов. Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, необходима для формирования достоверной отчетности. Во многих организациях вводят систему электронной обработки всех документов и обмена между внешними получателями. Электронные системы помогают обеспечить строгий контроль за движением файлов. Все это является условием успешной деятельности предприятия.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Нужна регистрация для доступа к сервису

Сервис доступен только подписчикам журнала «Кадровое дело» и постоянным посетителям сайта kdelo.ru. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Включить доступ к сервису
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок