Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Электронный документооборот между организациями: как это работает

  • 4 сентября 2019
  • 31
  • Средний балл: 0 из 5

Обмен электронными документами между организациями считается одним из наиболее удобных и современных способов взаимодействия между контрагентами. Расскажем, как это работает, какими документами допускается обмениваться электронно, как правильно составить соглашение, чтобы наладить ЭДО.

Скачайте документы по теме:

Что такое электронный документооборот между организациями

Постепенно времена бумажных технологий уходят в прошлое. На смену им приходят совершенно новые способы обмена документами между организациями. Они законодательно закреплены и технически отработаны. Расскажем подробно, что же такое электронный документооборот между организациями, как это работает. 

Первыми на ЭДО (электронный документооборот) перешли не индивидуальные предприниматели или отдельные компании. Система ЭДО затронула большую часть бизнесменов более десяти лет назад. В этот период внебюджетные фонды и налоговики начали требовать от страхователей и налогоплательщиков представлять в соответствующие органы электронные образцы отчетности вместо бумажных. 

С этого момента компании начали постигать премудрости по работе с электронными документами, осваивать специальные программы, с помощью которых можно в короткие сроки сформировать электронные отчеты. На тот момент контроль правильности составленных отчетов происходил только в программах контролирующих органов. На этапе подготовки отчета было достаточно сложно выявить допущенные ошибки. Такой процесс нельзя было назвать полноценным. В настоящее время наблюдается прогресс в системе ЭДО, которая начала работать в полную силу. Компании стали пользоваться ЭДО как при взаимодействии с органами контроля, так и между собой, то есть внутри бизнес-сообществ. 

Положение об электронном документообороте

Электронный документооборот между организациями: как это работает

Скачать образец

Электронный документооборот между организациями на современном этапе

ЭДО — это современная и удобная система работы с документами, при которой все оригиналы формируют в электронной форме, минуя бумажную технологию. Обмен между организациями происходит в электронном формате. Система эффективна только в случае, когда стороны ЭДО согласовали свои действия и подготовлены технически для обмена документами в электронном виде. 

Самым важным элементом ЭДО служит электронный документ. Чтобы обеспечить значимую силу всем сторонам ЭДО, необходимо, чтобы документ соответствовал следующим условиям:

  • утвержденному формату;
  • содержал все обязательные реквизиты;
  • удостоверялся подписями ответственных лиц. 

Если взаимодействие с контрагентами проводится с помощью системы ЭДО, необходимо не только придерживаться формата формирования документа, но и обеспечить полное техническое взаимодействие. 

О введении электронных трудовых книжек рассказывает Евгения Конюхова, юрист по трудовому праву

Электронный документооборот между организациями: как это работает

Смотреть видео

Как перейти на электронный документооборот между организациями

Чтобы внедрить электронный документооборот между организациями, необходимо оформить локальный нормативно-правовой документ, например, Положение об ЭДО, утвердить его приказом руководителя.  

Приказ о внедрении системы ЭДО

Электронный документооборот между организациями: как это работает

Скачать образец

При системе ЭДО необходимо использовать на документах простую или усиленную электронную подпись. В документообороте могут участвовать документы с разной степенью значимости и конфиденциальности. Жесткие требования предъявляются к счетам-фактурам, отправленным в электронном виде. Их подписывать нужно только усиленной подписью, отправлять через оператора ЭДО в соответствии с приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н. Такое требование не является обязательным для внутреннего ЭДО, например, при обмене документами с дочерними предприятиями, с филиалами и структурными подразделениями.  

Подсказка от экспертов журнала Кадровое дело. Как получить электронную цифровую подпись 

Электронный документооборот между организациями: как это работает

 Смотреть все шпаргалки

В регламенте о системе ЭДО закрепляют не только порядок подписания таких документов, но и очерчивают круг ответственных лиц, которым доверено ставить электронную подпись на электронных документах. 

После того, как будут решены все регламентные вопросы с контрагентами, предстоит выбрать оператора ЭДО, заключить с ним договор, обеспечить решение всех вопросов и иных задач:

  1. Организовать электронный архив всех документов: отправленных, полученных;
  2. Внести перечень соответствующих дополнений в учетную политику по вопросам перехода на систему ЭДО;
  3. Получить на ответственных лиц электронные подписи;
  4. Решить все технические и организационные вопросы, обеспечивающие эффективную работу системы. 

Как работать с электронными больничными: подробная инструкция от эксперта Системы Кадры

Электронный документооборот между организациями: как это работает

Смотреть инструкцию

Преимущества и недостатки кадрового электронного документооборота

Преимущества ЭДО:

  • позволяет снизить затраты на персонал, ведение кадрового делопроизводства;
  • существенно упрощается кадровый документооборот между сторонами (например, сотрудник может направить документы для трудоустройства в электронном виде);
  • для сотрудника есть альтернатива – поручить работодателю внести данные об удаленной работе в его трудовую книжку или нет;
  • быстрая обработка документов в сети, формирование тематических папок;
  • удобная работа с проектами документов, редактирование шаблонов форм. 

Об особенностях работы с электронными формами рассказывает Ирина Журавлева, юрист, консультант по кадровому учету и трудовым спорам, автор курса повышения квалификации «Школа Кадровика»

Электронный документооборот между организациями: как это работает

Смотреть видео

Недостатки ЭДО:

  • можно заключать ТД (трудовой договор) только с сотрудниками, которые будут трудиться дистанционно;
  • чтобы подписать электронный трудовой договор, требуется электронная подпись. При этом такая подпись должна быть как у работника, так и у работодателя;
  • нужно разработать порядок хранения электронных документов, обеспечить безопасность персональных данных, содержащихся в таких трудовых договорах;
  • необходимо иметь резервную копию информационных данных;
  • важна высокая квалификация сотрудников, которые работают с базами данных. 

Каким способом электронный документооборот между организациями помогает обмениваться документами

Электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон. Для обмена данными все участники подключаются к оборудованию одного оператора. Пользователи отправляют запрос, чтобы их добавили в список контрагентов. Модуль ЭДО выполняет следующие функции:

  • позволяет приглашать контрагентов к обмену данными;
  • интегрируется с бухгалтерскими ПО, с программами 1С;
  • помогает формировать адресную книгу;
  • способен структурировать всю корреспонденцию;
  • ЭДО между компаниями осуществляется с помощью сертификатов;
  • подключение к серверу, аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат, ЭЦП выдают каждому пользователю системы, он хранится на электронном носителе Token, защищен соответствующим ПИН-кодом. Пользователи вводят свой логин и пароль к персональному кабинету, после чего получают доступ к своим документам. Любой сотрудник, подключенный к системе, может инициировать процесс обмена.
  • перед отправкой документа контрагенту его подписывают в ЭЦП. Операцию выполняют с помощью программы "Криптопро". Документ отправляется через модуль ЭДО;
  • контрагент получает уведомление о том, что произошло поступление нового документа. При его приеме он ставит ЭЦП. При необходимости внести какие-то правки в документ создается новая электронная версия. Как только редактирование завершено, все изменения сохраняют с помощью ЭЦП;
  • итоговым следует считать документ, подписанный двумя электронными подписями;
  • если документу присвоен статус «действующий», правки в него вносить больше не получится;
  • все версии документа хранят на сервере, они доступны для просмотра контрагентами. 

Для внедрения системы ЭДО выбирают оператора связи и устанавливают специальное ПО для обмена соответствующей информацией. Со всеми контрагентами заключают соглашение об обмене электронными документам. Устанавливают сервер ЭДО, где будут храниться все документы. Это может быть «облачное» хранилище или оборудование клиента. Доступ ко всем данным системы проводится через приложение, установленное на оборудовании сотрудников компании. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляют по протоколу HTTP с применением дополнительного шифрования SSL 128. Доступ к документам возможен только через интерфейс приложения после прохождения аутентификации. 

Документооборот между организациями: соглашение об обмене электронными документами между юрлицами

Все нюансы безбумажного взаимодействия между юрлицами нужно прописать в соглашении. Действующим законодательством не установлены требования к содержанию и форме такого соглашения. Это определяют участники самостоятельно. В соглашение необходимо внести реквизиты сторон, обозначить предмет данного соглашения, в содержательной части прописать все условия.   

Вывод

ЭДО (электронный документооборот) считается самым простым современным инструментом взаимодействия партнеров деловых отношений. С помощью ЭДО можно сократить время на обработку, доставку. Для обеспечения системы ЭДО необходимо согласовать все нюансы с контрагентами, установить ответственных лиц, снабдить их электронными подписями.

logo
×
    Зарегистрируйтесь

    Пожалуйста, войдите на сайт.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
    Пройдите бесплатную регистрацию и получите доступ к контенту

    «Кадровое дело» — авторитетный профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.
    После регистрации вы сможете:
  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями
  • Бесплатно участвовать в тематических вебинарах и т.д.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок