Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Инструкция по делопроизводству

28 августа 2019
463
Средний балл: 0 из 5

Чем лучше регламентирован процесс работы с документами, тем меньше ошибок допускают кадровики и делопроизводители. Узнайте, как составить грамотное и удобное в применении руководство по работе с кадровой документацией.

Скачайте полезный документ:

Нужна ли инструкция по делопроизводству в организации 

Инструкция по кадровому делопроизводству не входит в перечень обязательных документов, за отсутствие которых работодателя оштрафуют. Но это не значит, что практической потребности в такой инструкции нет. Более того, значимость подробного, четкого и грамотно составленного руководства по оформлению кадровой документации сложно переоценить. Его наличие унифицирует кадровые процессы, оптимизирует работу кадровика и сводит к минимуму риск ошибок при оформлении рутинных процедур: приема на работу, перевода, увольнения, поощрения или дисциплинарного наказания. 

Какие источники использовать, составляя регламент по делопроизводству 

За основу можно взять актуальные ведомственные инструкции, разработанные для применения в государственных организациях. Как правило, в них уже содержатся все необходимые пункты, которые можно дополнять, урезать или полностью убирать, исходя из специфики деятельности, осуществляемой конкретной компанией. Главное — следить, чтобы ни один пункт инструкции не противоречил нормам действующего законодательства. 

★ При оформлении документа ориентируйтесь на методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Государственный стандарт по оформлению организационно-распорядительной документации, вступивший в силу с 1 июля 2018 года, частично объединил и изменил реквизиты, используемые ранее, и ввел несколько новых. 

Форма и структура инструкции по делопроизводству 

Единой формы документа не существует, а его структура определяется размером организации, наличием филиалов и других обособленных подразделений, количеством персонала и прочими объективными факторами. Универсальная форма инструкции по делопроизводству насчитывает до десяти-пятнадцати тематических разделов. 

Типовая инструкция содержит следующие разделы: 

  1. Общие положения.
  2. Требования к оформлению кадровых документов.
  3. Оформление приема на работу.
  4. Оформление перевода.
  5. Оформление увольнения.
  6. Предоставление отпусков.
  7. Правила работы с трудовыми книжками.
  8. Оформление поощрений и дисциплинарных взысканий.
  9. Порядок работы с персональными данными сотрудников.
  10. Передача документов на архивное хранение. 

Инструкция по кадровому делопроизводству с учетом требований ГОСТа

Инструкция по делопроизводству

Скачать образец

Перечень можно расширить, добавив дополнительные разделы. Например, если работодатель ведет не только традиционный, но и электронный документооборот, именно инструкция по делопроизводству устанавливает правила его ведения. В этом случае ее следует дополнить разделом «Система электронного документооборота». Например, если сотрудники используют в работе электронную цифровую подпись, нужно описать правила ее применения: как должна выглядеть отметка о наличии ЭЦП, где она размещается, как соотносится с другими отметками и текстовыми элементами. 

Также в отдельный раздел можно вынести порядок обработки и регистрации входящей и исходящей документации. 

Инструкция по документообороту: образец (фрагмент)

Инструкция по делопроизводству

Скачать образец

Приложения к инструкции по делопроизводству могут сдержать справочные или иллюстративные материалы: образцы печатей и штампов, используемых организацией, и фирменных бланков, перечни документов, учетные формы, схемы документопотоков и т.д. Каждому приложению присваивается порядковый номер в соответствии с расположением раздела инструкции, к которому оно относится. 

Инструкция по делопроизводству: образец и порядок составления 

Первое, что нужно сделать — назначить ответственных за разработку документа. Этим может заниматься секретарь или делопроизводитель, начальник или ведущий специалист отдела кадров, сотрудник юридического отдела компании. Если в организации нет юриста, рекомендуется привлечь к работе над проектом стороннего эксперта (например, консультанта из юридической фирмы) или обратиться за консультацией в государственное архивное учреждение. Готовая инструкция должна пройти все обязательные этапы согласования (устанавливаются на уровне организации), после чего передается на утверждение генеральному директору. 

★ Утвердить инструкцию по делопроизводству, как любой локальный нормативный акт, можно двумя способами: проставить на бланке гриф утверждения со всеми необходимыми заверительными реквизитами или издать отдельный приказ в произвольной форме.

Работая над проектом инструкции, не забывайте о правильном оформлении «шапки». Укажите в верхней части бланка полное и сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом, а также название документа, дату и место его составления. Если нужно, оставьте место для утвердительного грифа, а затем переходите к основным разделам. Сначала, как правило, перечисляются общие положения, кратко характеризующие саму инструкцию, ее основные функции и цели разработки. Если ее действие распространяется не на все документы, а только на отдельные их категории (например, лишь на секретные или, напротив, не содержащие коммерческую или служебную тайну), укажите на это. 

Инструкция по делопроизводству

В разделе «Требования к оформлению кадровых документов» перечисляются виды документации, разработкой которых занимается предприятие (инструкции, приказы, договоры, протоколы, письма и т.д.), прописывается порядок их согласования и датировки, указываются должностные лица, наделенные правом подписи тех или иных бланков. 

Следующими разделами закрепляется порядок оформления отдельных процедур, часто повторяющихся в кадровой практике. Речь идет об увольнениях, поощрениях, трудоустройстве, переводах, дисциплинарных взысканиях

★ Лишняя детализация не нужна, но ключевые требования прописать нужно. Например, в разделе о переводах обязательно укажите, что работник сначала должен дать письменное согласие, а работодатель — составить письменный приказ. Если перевод постоянный, его следует отразить в трудовой книжке. 

Инструкция по делопроизводству

Аналогичным образом прописывается порядок предоставления отпусков. Укажите, как и когда утверждается график отпусков, в соответствии с которым сотрудники организации отдыхают в очередном календарном году, как переносятся даты начала или окончания отпуска в случае необходимости, какими документами оформляется процедура. 

Инструкция по делопроизводству

Поскольку и в процессе трудоустройства, и в дальнейшем, до момента завершения трудовых отношений с работником, работодателю приходится иметь дело с его персональными данными, пропишите в отдельном разделе основные правила их хранения и обработки. Так выглядит пример инструкции по делопроизводству в организации, запрашивающей и обрабатывающей персональные данные сотрудников в связи с трудовыми отношениями: 

Инструкция по делопроизводству

★ Чтобы не пришлось перечислять все требования, в соответствии с которым кадровик собирает и хранит сведения личного характера о сотрудниках организации, сошлитесь на основной документ — положение о персональных данных (его обязан утвердить каждый работодатель).

Уделите внимание и такому важному аспекту, как хранение документов. Кратко опишите порядок передачи дел с оперативного хранения на архивное, укажите, кем и в каких случаях проводится экспертиза ценности кадровой документации. Раздел можно дополнить перечнем требований к оформлению и описанию дел.

Инструкция по делопроизводству

Вывод

Инструкция по делопроизводству должна последовательно отражать весь процесс работы с документами и все выполняемые с ними технологические операции: от разработки и утверждения до передачи в архив. Чем подробнее и точнее составлен такой регламент, тем ниже риск ошибок, допускаемых при документальном оформлении трудовых отношений. Поскольку единого образца не существует, каждая компания вправе утвердить свою версию документа, опираясь на актуальные ГОСТы и нормы законодательства. За основу можно взять готовые инструкции, разработанные для организаций государственного сектора.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться и скачать файл
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок