Акция месяца | 8 800 505 88 90

Активировать демодоступ >

Кадровое дело

Кадровый аудит

2 февраля 2019
2233
Средний балл: 0 из 5

Узнайте, как провести кадровый аудит самостоятельно. Практические советы по организации проверок, образец приказа о проведении внутреннего аудита и пошаговую инструкцию для аудитора вы найдете в статье.


Скачайте полезный документ

Приказ о проведении кадрового аудитаЕсли вам нужно провести кадровый аудит в компании


Для чего нужен аудит кадровой документации 

Понятие аудита в кадровой работе, как и в бухгалтерском деле, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архиве компании. Если все документы в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к инспекторским проверкам и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых книжек и приказов, незаполненные учетные журналы или отсутствие обязательных нормативных актов. 

Тщательный аудит кадровых документов — процедура не самая простая и быстрая, но необходимая. Только так можно выявить слабые места в работе с персоналом, потенциально способные стать причиной трудового спора или вызвать нарекания со стороны ГИТ. 

Какой бывает проверка

  • Полной. Охватывает весь объем кадровой документации и позволяет составить общее представление о том, как в компании ведется кадровый учет.
  • Выборочной. Охватывает отдельные аспекты делопроизводства. 

Полный аудит кадровой службы предполагает три вида работ:

  • Экспертиза имеющихся документов.
  • Проверка на наличие полного комплекта документов, предусмотренного законом.
  • Проверка сегментов повышенного риска. 

Традиционно к сегментам повышенного риска относится все, что связано с оформлением большого объема документов, получением разрешений, особым вниманием органов государственного контроля. Например, трудовые отношения с иностранцами и подростками, оплата сверхурочного труда, привлечение к работе в выходные и праздники, договоры о полной материальной ответственности, права женщин и лиц с семейными обязанностями. Особое внимание уделяется трудовым книжкам, соглашениям и договорам.

Обучение по кадровому аудитуПройдите 8-часовой курс обучения «Аудит кадровой документации своими силами» в Высшей Школе Кадровика, чтобы быстро привести дела в порядок!

 

Как часто следует проводить кадровый аудит организации 

Проводите аудит по мере необходимости. Идеальный вариант для крупного или среднего предприятия — регулярные, не привязанные к внешним событиям плановые проверки состояния и наличия кадровых документов. Частоту мероприятий определяйте с учетом объективных показателей: объема документации, подлежащей аудиту, численности персонала и других нюансов производственной деятельности. Но иногда проведение кадрового аудита — необходимая мера. 

Обязательно проводите кадровый аудит:

  • при смене должностного лица, отвечающего за кадровое делопроизводство;
  • после конфликтного увольнения, если бывший сотрудник грозит судом;
  • при массовом сокращении персонала;
  • перед плановой проверкой ГИТ;
  • при смене генерального директора или собственника компании. 

Не принимайте дела без тщательного аудита, поступая на ответственную должность в отделе кадров. Если нет возможности оформить прием-передачу дел совместными усилиями с предшественником, ранее отвечавшим за кадровое делопроизводство, прислушайтесь к советам опытного кадровика: эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, с чего начать работу с документами, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков

Учтите, что для качественной проверки всех документов даже в небольшой организации потребуется от 7 до 14 рабочих дней, а для выборочного аудита — минимум 3–7 рабочих дней. Не пытайтесь провести аудит в рекордно сжатые сроки: излишняя спешка чревата ошибками, невнимательным отношением к делу и погрешностями в отчетах.

Как провести кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция 

Аудит бывает внешним и внутренним. Для проведения внешнего аудита приглашают сторонних специалистов — независимых аудиторов или сотрудников аудиторских компаний. В этом случае все, что требуется от работодателя — предоставить аудиторам и консультантам доступ к документам и оплатить их услуги. Результаты профессиональной экспертизы позволяют объективно оценить качество ведения кадрового учета в организации.

Небольшим предприятиям проще и выгоднее проводить кадровый аудит своими силами. Если объем работы большой и проверки проводятся часто, можно создать штатную должность аудитора или подразделение внутреннего контроля. Лица, ответственные за проведение разовых мероприятий, назначаются приказом руководителя из числа сотрудников кадровой или юридической службы. 

Кадровый аудит поможет не только подготовиться к проверке ГИТ и встретить инспектора во всеоружии, но и оценить эффективность службы персонала в целом, поскольку делопроизводство — один из важнейших аспектов ее работы. Подробнее о методах, целях и инструментах такой оценки расскажет эксперт «Системы Кадры». 

Как провести кадровый аудит: 5 шагов 

Шаг 1. Определите основные задачи. Это могут быть как отдельные направления кадрового делопроизводства или документы по конкретным работникам, так и в целом работа с персоналом. Обычно кадровый аудит начинают с проверки локальных нормативных актов, которые обязательно должны быть у работодателя.

Шаг 2. Издайте приказ о проведении кадрового аудита. Укажите цели проверки и учредите специальную комиссию. Поручайте аудит только сотрудникам, хорошо знающим трудовое законодательство, например, юристу компании, главному бухгалтеру или ведущему специалисту отдела кадров. Обязательно обозначьте срок, к которому комиссия должна отчитаться о результатах проведенных мероприятий. 

Образец приказа о проведении аудита: срок предоставления отчета

Кадровый аудит

Шаг 3. Определите перечень документов, подлежащих проверке. Если тема аудита обозначена приказом, подготовьте все документы, имеющие отношение к делу.

Шаг 4. Проведите проверку и сверку каждого документа. Важно убедиться не только в наличии документов, но и в полном их соответствии требованиям трудового законодательства. Сначала найдите все отраженные в перечне документы, а затем проверьте их содержание и качество оформления.

Составьте таблицу с тремя графами:

  • «Документ отсутствует»,
  • «Документ в наличии, но требует изменения»,
  • «Документ в наличии и полностью соответствует законодательству».

Затем, проверяя документы из списка, распределяйте их по таблице, чтобы при обработке результатов четко понимать, чего не хватает и что нуждается в доработке.

Шаг 5. Оформите результаты проверки. Составьте письменный отчет или экспертное заключение, заверенное всеми членами комиссии. Отчет должен не только отражать текущее состояние кадрового делопроизводства, но и содержать практические рекомендации по исправлению ситуации, если в этом есть необходимость. Указывайте конкретные способы устранения нарушений. 

Отчет о проведении аудита (фрагмент): рекомендации по устранению нарушений

Кадровый аудит

В комментариях к отчету стоит указать нормативные акты, требования которых следует принять во внимание при работе над ошибками, и кратко описать существующие риски. По результатам аудита кадровая служба восстанавливает документы и вносит в них необходимые изменения, чтобы устранить все нарушения до возникновения спорных ситуаций.

Вывод

Чем чаще и тщательнее в организации проводится кадровый аудит, тем ниже риск штрафа при очередной проверке ГИТ, конфликта с работником или проигранной судебной тяжбы. Работодатель сам решает, будет он проводить аудит своими силами или привлечет квалифицированных исполнителей со стороны. По результатам мероприятий проводится работа над ошибками: недостающие документы разработайте, в некорректно оформленные внесите изменения.

logo
×
Это только для зарегистрированных кадровиков

Файлы для скачивания доступны специалистам по кадрам, которые зарегистрировались на нашем сайте.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться и скачать файл
Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью

Вы зашли на профессиональный сайт для специалистов по кадровой работе.

Если вы работаете с кадрами, сможете прочесть статью после регистрации. Это быстро и бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться как кадровик
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
    Пожалуйста, пройдите бесплатную регистрацию.

    Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
    Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.


У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок