text

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Кадровый аудит

  • 22 августа 2018
  • 751

В отличии от бухгалтерского, кадровый аудит законодательно не регулируется и проводится на усмотрение руководства организации. Эксперты расскажут, как провести аудит своими силами и подготовиться к проверкам.

Зачем и когда проводить кадровый аудит?

Кадровый аудит позволяет работодателям оценить состояние кадрового делопроизводства в организации. Его можно проводить по аналогии с бухгалтерским аудитом, который регулируется Федеральным законом от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». В таком случае проводится проверка кадровой отчетности, ее достоверность и соответствие действующему законодательству.

Аудит кадрового делопроизводства преследует цели:

  • удостовериться в наличии всех обязательных документов,
  • проверить их соответствие действующему законодательству,
  • выявить и устранить ошибки,
  • оптимизировать кадровое делопроизводство,
  • снизить риски при проверках и спорах с сотрудниками,
  • восстановить кадровое делопроизводство (при необходимости).

Проверку кадрового делопроизводства можно проводить систематически или при наступлении определенных ситуаций:

  • передача дел от одного кадровика другому,
  • сдача документов в архив,
  • изменения в законодательстве,
  • смена руководства организации,
  • подготовка к проверке.

Кадровый аудит рекомендуется провести при подготовке к плановой проверке контролирующих органов. Также проанализировать состояние документов стоит при споре с работником, или если в организации произошел несчастный случай. В этих ситуациях высока вероятность внеплановых проверок, о которых ГИТ сообщит только за 24 часа.

Кроме Трудовой инспекции, кадровые документы в организации могут проверять Налоговая служба, Фонд Социального страхования, Пенсионный фонд и Роскомнадзор. Поэтому отслеживайте план проверок всех этих организаций и будьте готовы предоставить им запрашиваемые документы по кадрам.

Вопрос из практики

Могут ли представители профсоюза проводить проверку кадровых документов в организации?

Кадровый аудит
Отвечает Нина Ковязиназаместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.
Для контроля соблюдения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, выполнения условий коллективных договоров, соглашений общероссийские профессиональные союзы и их объединения, а также межрегиональные и территориальные объединения могут создавать два вида инспекций труда профсоюзов: правовые и технические (ч. 3 ст. 370 ТК РФ). У данных инспекций профсоюза есть полномочия…Из ответа «Как организовать документооборот в кадровой службе»

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»



Виды и методы кадрового аудита

Кадровый аудит можно проводить своими силами (внутренний) или с привлечением сторонних специалистов (внешний). В отличие от бухгалтерского, аудит кадрового делопроизводства не подчиняется закону «Об аудиторской деятельности» и может проводиться консалтинговыми компаниями, оказывающими юридические услуги.

Преимуществом внешней проверки является ее независимость и уровень профессионализма. Сторонние организации могут произвести аудит в краткие сроки, что особенно важно перед проверками ГИТ. По результатам аудита консалтинговые компании составят рекомендации по устранению недочетов, основываясь опыте других клиентов. Однако не все компании могут позволить себе заложить в бюджет высокую стоимость таких проверок и проводят аудит самостоятельно.

Подписка



Для проведения внутреннего аудит обычно создается комиссия, в которую следует включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера и юриста. Также в штатном расписании организации может быть предусмотрена специальная должность внутреннего аудитора, который проверяет бухгалтерию и отдел кадров.

Кадровый аудит

Должностная инструкция внутреннего аудитора

Аудит может проводиться систематически (по итогам квартала, полугодия, года) или ситуативно (например, при смене специалиста по кадровой работе).

По объему проверяемых документов кадровый аудит можно разделить на:
  • полный — проверяется вся масса документов за всю историю существования организации или за определенный период,
  • выборочный — проверка проводится по видам документов или по отделам / конкретным сотрудникам.

Кадровый аудит в широком смысле позволяет оценить кадровое делопроизводство и работу службы персонала в целом: удовлетворенность работников системой мотивации, оценка конкурентоспособности предлагаемых в компании условий работы. В этом случае используют следующие методы:

  • организационно-аналитический — проверка документации,
  • социально-психологический — опрос персонала компании,
  • экономический — сравнение финансовых показателей с рынком.

Аудит кадровой документации может включать в себя оценку работы кадровой службы. Тогда дополнительно определяют уровень квалификации кадровиков, оценивают их загруженность и затраты на содержание штата кадровиков. По результатам аудита может быть принято решение о расширении штата или, наоборот, передачи КДП на аутсорсинг.

Как провести аудит своими силами?

Смотрите по теме запись вебинара

Кадровый аудит своими силами. Как исправить ошибки, если на это всего три дня

Если вы решили проводить аудит кадровой документации своими силами, следуйте пошаговой инструкции.

1. Решите организационные вопросы:

  • Определите цели и задачи аудита. Решите, будет ли это проверка документов за определенный период или комплексная оценка работы службы персонала.
  • Выберете, кто в организации будет проводить аудит. При необходимости создайте комиссию.
  • Проанализируйте объем проверяемых документов и определите сроки проведения внутренней проверки.

2. Составьте план проверки и выберете метод. Определите сроки для выполнения каждого этапа плана.

3. Составьте список документов, которые требуется проверить. К ним относятся:

Дополнительно в список можно включить, если за это отвечает кадровая служба:

Составьте чек-листы для проверки каждого вида документов. Для внутреннего аудита воспользуйтесь Проверочными листами ГИТ.

Самопроверку организации можно также провести на сайте Трудовой инспекции https://онлайнинспекция.рф.

4. Произведите проверку всех выбранных документов в соответствии с чек-листами.

Отметьте, все ли документы в наличии, нужно ли что-то восстанавливать. Проанализируйте каждый документ на соответствие действующему законодательству. Проверьте, есть ли все необходимые подписи и печати.

Проверьте, как хранятся кадровые документы и личные дела работников, запираются ли на ключ шкафы и комнаты. Проводя аудит личных дел, уничтожьте избыточные персональные данные. Это поможет в будущем пройти проверку Роскомнадзора. Копии каких документов нельзя хранить в личных делах, читайте в «Электронном журнале».

5. По итогам проверки составьте акт. Разработайте план и сроки исправления ошибок. Доведите акт и план до сведения кадровиков под подпись.

По результатам аудита могут быть выявлены документы с истекшим сроком хранения. Подготовьте их к уничтожению. О правилах и сроки хранения кадровых документов читайте в «Электронном журнале».

Если аудит проводился в рамках передачи дел от между кадровиками, составьте акт приема-передачи.

По результатам проведенного аудита может быть составлена инструкция по кадровому делопроизводству организации. Обратите внимание, что инструкция должна соответствовать последнему ГОСТу Р 7.0.97-2016.

Кадровый аудит

Инструкция по кадровому делопроизводству

Помимо планового кадрового аудита рекомендуем кадровикам регулярно проводить самопроверку. Это может быть анализ всех созданных документов за месяц, или за периоды повышенной загруженности, когда велик риск ошибки. Разработайте короткие чек-листы для каждой операции (прием, перевод, увольнение). Особенно важна проверка во время массовых проектов, таких как ознакомление работников в новым ЛНА, индексация заработной платы, массовый перевод сотрудников и т.д.

Важные выводы

  1. Кадровый аудит проверит наличие всех документов по КДП и правильность их составления.
  2. Аудит проводят при смене кадровиков, изменениях законодательства и перед проверкой контролирующих органов.
  3. Для проведения кадрового аудита привлекают консалтинговые организации или обходятся внутренними ресурсами.
  4. Кроме проверки документации в процессе аудита оценивают профессионализм и качество работы службы персонала.
  5. Для проведения внутреннего аудита определите цель, составьте план, отберите документы и разработайте чек-листы для проверки.
  6. По результатам проверки составляется акт и план исправления недочетов.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества=)
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок