text

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Личный листок по учету кадров

  • 23 августа 2018
  • 1271

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Эксперты расскажут, как правильно его оформить и какие санкции ожидают компанию, которая не ведет личные листки.

В каких случаях необходим личный листок по учету кадров?

В процессе трудовой деятельности работника организация регулярно сталкивается с необходимостью сбора, хранения и обработки информации о нем. Для того, чтобы аккумулировать и упорядочить эти сведения, в компаниях обычно используют практику заведения так называемых личных дел. Обычно оно представляет собой папку с документами, касающимися конкретного сотрудника.

Обратите внимание! Обязательное ведение личных дел предусмотрено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 только для государственных и муниципальных служащих. Для остальных сотрудников решение о необходимости ведения личных дел организация принимает самостоятельно с учетом особенностей своей деятельности. Об особенностях рассказывают эксперты «Системы Кадры».

Если ваша компания принимает решение о том, что данные сотрудников будут оформляться в виде личных дел, целесообразно определить порядок их ведения. Это делается посредством издания соответствующего локального нормативного документа — например, приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия. В случае если в компании имеется самостоятельное кадровое подразделение, правила ведения личных дел работников может утвердить руководитель этого отдела.

Вопрос из практики

Чем личный листок по учету кадров отличается от анкеты?

Личный листок по учету кадров
Отвечает Нина Ковязиназаместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России.
В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов. Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике. Однако анкета…Читайте дальше >>

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»



Состав личного дела

Поскольку обязательное требование о ведении личных дел, а значит, и их состав действующим законодательством не установлены, организация определяет требования к списку входящих в него документов по своему усмотрению. На практике в этот перечень могут входить следующие документы.

  • Анкета, которую будущий сотрудник заполняет, еще находясь в статусе соискателя вакантной должности. Если в последующем он будет принят на работу в компанию, анкету включат в его личное дело.
  • Личный листок по учету кадров. Он представляет собой основной документ, в котором фиксируются трудовые и биографические сведения о работнике.
  • Дополнение к личному листку по учету кадров. Этот документ формируется, если в данных работника, указанных в листке, произошли те или иные изменения.
  • Рекомендательные документы, характеристики и иная документация, служащая для подтверждения трудовых навыков и личных качеств сотрудника.
  • Заявление, в котором сотрудник просит принять его на работу в организацию. Согласно действующему порядку такой документ не является обязательным, однако может оформляться, если это предусмотрено внутренними правилами компании.
  • Трудовой договор, подписанный работником и работодателем. В нем должны быть отражены все существенные условия трудоустройства данного работника, предусмотренные ст. 57 ТК РФ.
  • Должностная инструкция для позиции, занимаемой работником на предприятии. Она может быть оформлена в виде приложения к трудовому договору или самостоятельного документа.
  • Заявления и обращения работника к руководству предприятия.
  • Аттестационные документы, оформленные по результатам проверки соответствия сотрудника занимаемой должности.
  • Официальные фотографии сотрудника.
  • Опись, включающая в себя полный перечень документации, включенной в личное дело.
  • Лист-заверитель, который оформляется при передаче дела на архивное хранение. Это происходит, например, в случае увольнения работника. В такой ситуации лист-заверитель становится последним документом в личном деле.

Подписка



Приведенный перечень является примерным: организация может расширять, дополнять или сокращать его в соответствии со своими задачами и особенностями документооборота. Она также может применять иные формы документов взамен перечисленных: например, факты жизни и трудовой карьеры работника могут быть изложены не в анкете, а в автобиографии, которая также включается в личное дело. Не забудьте, что сбор, хранение и обработка сведений о сотрудниках требуют соблюдения законодательства о личных данных граждан. Эксперты «Системы Кадры» помогут разобраться, какие именно условия необходимо выполнить в вашей ситуации.

Какие санкции ожидают компанию, которая не ведет личные листки по учету кадров?

Личный листок по учету кадров в 2018 году

В большинстве случаев этот лист используется в качестве основного документа, в котором содержатся сведения о работнике, важные для его трудовой карьеры в организации. Конкретная форма для него действующим законодательством не предусмотрена. Поэтому компания, которая планирует использовать этот способ для систематизации личных данных сотрудников, может поступить двумя способами:

  • самостоятельно сформировать форму этого документа;
  • воспользоваться нашим бланком личного листка по учету кадров и скачать его с нашего сайта.

Заполнение документа осуществляется сотрудником самостоятельно: кадровый работник только выдает ему необходимый бланк и предоставляет рекомендации по заполнению. Поскольку в коммерческих организациях не предусмотрен обязательный порядок внесения информации в такой листок, работодатель не вправе требовать его заполнения и не может применить какие-либо санкции к работнику, отказавшемуся заполнять ту или иную графу. Однако в государственных и муниципальных учреждениях это требование является обязательным, поэтому его невыполнение рассматривается как нарушение трудовой дисциплины.

После увольнения работника из организации личный листок по учету кадров на бланке организации остается в личном деле работника. Выдача документа сотруднику на руки не осуществляется. Вместе с другой документацией, входящей в состав личного дела, он передается на хранение в архив в течение срока, предусмотренного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Как правильно заполнить личный листок по учету кадров?

Личный листок по учету кадров: образец заполнения

Эксперты «Системы Кадры» рассказывают, как заполнять личный листок по учету кадров. Ознакомьтесь с типовым образцом этого документа. Его стандартная форма имеет несколько основных разделов, которые оформлены в виде строк для внесения информации или таблиц. Личный листок по учету кадров по образцу, принятому в современной кадровой практике, включает в себя следующие разделы:

  • Персональные идентификационные сведения, включая фамилию, имя и отчество работника, а также дату, место его рождения и гражданство. Этот блок также содержит фотографию сотрудника в официальном стиле.
  • Данные об образовании работника. Здесь указывается уровень имеющегося образования, а также приводятся подробные сведения о его обучении, в том числе учебное заведение, направление обучения, год поступления и окончания, а также полученная профессия или специальность. Эта информация оформляется в табличном виде для удобства восприятия в случае, если работник окончил несколько учебных заведений. В этом разделе также целесообразно предусмотреть графу для внесения сведений о наличии ученых званий, степеней, изобретений, патентов и проч.
  • Данные о трудовой карьере работника. Обычно здесь предлагают указать даты поступления и увольнения на каждом месте работы, занимаемую должностную позицию, а также наименование и местонахождение компании. Для удобства фиксации эти данные можно оформить в виде таблицы. Она может иметь и другие графы, которые более полно раскрывают особенности трудовой деятельности работника на том или ином месте.
  • Дополнительные сведения, которые могут быть важны для данной организации. В зависимости от профиля ее деятельности и других факторов в качестве дополнительных сведений могут быть запрошены данные об участии в выборных органах, службе в армии, служебных командировках и проч. Допускается также включение раздела, в котором сотрудник по собственной инициативе может предоставить о себе информацию, которая, как он полагает, более полно характеризует его как специалиста.
  • Семейное положение. Известно, что этот фактор зачастую оказывает непосредственное влияние на участие работника в производственном процессе — например, на его готовность отправиться в командировку или выйти в ночную смену. Поэтому многие компании включают этот блок в типовой пример заполнения личного листка по учету кадров.
  • Адрес проживания. Эти сведения целесообразно учитывать для понимания временных затрат сотрудника на дорогу до места работы, а также при направлении в служебные командировки.

В заключительной части документа проставляется дата его заполнения и личная подпись сотрудника.

Дополнение к личному листку по учету кадров

Важнейшим условием организации эффективной системы учета личных данных сотрудников является обеспечение их актуальности. Для этого опытные кадровые работники рекомендуют внести важное дополнение в типовой образец личного листка по учету кадров: скачать бланк необходимой формы вы можете на нашем сайте. Речь идет о включении в документ формулировки о том, что работник обязуется информировать работодателя обо всех изменениях, которые произошли в части сведений, включенных в документ. Вы можете также указать в этом разделе сроки предоставления необходимой информации.

Изменение данных сотрудника оформляется посредством заполнения специального документа — дополнения к личному листку по учету кадров. Обычно он содержит только основные блоки, касающиеся нужных сведений.

  • Идентификационная информация, включая фамилию, имя и отчество работника. В некоторых случаях, например, чтобы исключить возможную путаницу между полными или частичными тезками на крупных предприятиях, этот раздел может быть дополнен датой рождения или другим данными.
  • Информация об изменившихся сведениях. Она вносится в форме, предусмотренной соответствующим разделом в основном листке — то есть в виде таблицы или строки с данными. Следует сохранить тот же порядковый номер, который предусмотрен для этой информации в базовом документе.

Вывод

Организация вправе самостоятельно решить — заводить или нет личные листки по учету кадров на своих сотрудников. Однако этот способ на практике доказал свою эффективность и удобство в плане организации работы с личными данными. Актуальное законодательство не ограничивает работодателей в отношении формы такого документа. Вы можете разработать такую форму этого документа, которая будет включать только необходимые для вашей работы сведения о сотрудниках. Или скачайте образец, подготовленный нашими экспертами.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества=)
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок