Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Трудовая книжка

  • 22 марта 2019
  • 3875

Только у нас — инструкцию по оформлению и образцы записей от экспертов! Узнайте все о трудовой из проверенного источника.

Скачайте пакет документов по теме:

Трудовая книжка (бланк)Используйте в работе
Спецподборка! 100 готовых образцов идеальных записейПримеры от экспертов на все случаи жизни

Кому поручается ведение трудовых книжек 

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж. Оформляется при первом официальном трудоустройстве работника. За это отвечает работодатель, который обязан по всем правилам заполнить документ и сделать в нем запись о приеме на работу.

В дальнейшем каждый раз, когда сотрудник получает повышение или профессиональную награду, переводится в другой отдел, увольняется и выходит на пенсию, в трудовую книжку вносится запись. 

Вести трудовые книжки обязаны:

  • юридические лица;
  • индивидуальные предприниматели;
  • адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты;
  • частные нотариусы. 

Обычно оформление трудовой книжки поручается кадровику или делопроизводителю организации. В маленьких компаниях ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, а также за оформление сопутствующих учетных документов может возлагаться на секретаря, главного бухгалтера или директора. Ответственное должностное лицо назначается приказом руководителя организации, составленным в свободной форме. 

Трудовая книжка

Образец приказа вы можете скачать в начале статьи. 

Поскольку речь идет о бланках строгой отчетности, заведите книгу учета (приложение №3 к постановлению Правительства РФ №69 от 10.10.2003) и вносите в нее сведения о каждой трудовой книжке, оформленной и принятой на хранение кадровой службой. Для отражения данных о чистых бланках, закупленных и использованных работодателем, заведите другую книгу — приходно-расходную (см. постановление Правительства о трудовых книжках №69, приложение №2).

Внимание! Сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками, готовит для бухгалтерии отчет о наличии чистых бланков и суммах, полученных от работников за оформление документов. К отчету прилагаются приходные ордера.

Подписка


Основные правила оформления трудовой книжки 

Ориентируйтесь на два главных нормативных документа:

  1. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003.
  2. Инструкция по заполнению, утвержденную постановлением Правительства РФ №69 от 10.10.2003. При оформлении титульного листа, вкладыша и основных разделов придерживайтесь общих требований к внешнему виду записей. 

Как вносить записи

  • Только ручкой синего, черного или фиолетового цвета (перьевой, шариковой или гелевой со световодостойкими чернилами).
  • Без исправлений, аббревиатур и сокращений.
  • Своевременно. Об увольнении — в день прекращения трудового договора. О переводе, приеме на работу, повышении квалификации — в течение недели после приказа.
  • С применением грамотных и кратких формулировок. 

Даже незначительная ошибка в трудовой книжке может иметь отсроченные негативные последствия. Например, работник может лишиться нескольких месяцев стажа или права на досрочное назначение пенсии, если дата трудоустройства или наименование должности указаны неправильно. Эксперт журнала «Кадровое дело» научит заполнять документ без единой ошибки 

Как выглядит трудовая книжка 

Несмотря на давно ведущиеся разговоры о переходе ПФР на электронный учет сведений о профессиональной деятельности работников, в настоящее время все еще используется бумажная трудовая книжка (бланк скачать можно в начале статьи).

Типовая форма, утвержденная постановлением Правительства РФ №225, состоит из титульного листа и двух разделов. Каждый раздел насчитывает 10 разграфленных разворотов. В первый раздел вносятся сведения о работе, во второй — о награждении.

Дисциплинарные взыскания в документе не отражаются, за исключением случаев увольнения из-за проступка

Раздел «Сведения о работе» содержит записи о: 

  1. Приеме на работу. Вносится, если сотрудник проработал в компании свыше 5 дней. 
  1. Переводах на постоянную работу. Не отражайте временные переводы (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, доклад Роструда по соблюдению обязательных требований за IV квартал 2018 года). Но если перевод со временем стал постоянным, отразите его, взяв за основу дату начала временного перевода. 
  1. Работе по совместительству. Вносится только по желанию самого работника на основании подтверждающего документа: трудового договора, приказа о приеме совместителя на работу, выданной работодателем справки или выписки. 
  1. Изменении наименования должности или организации. Даже если изменения незначительные, их следует отразить в соответствии с требованиями инструкции №69. 
  1. Присвоении нового разряда или профессии. Данные о новой профессии дополнительно дублируются на титульном листе, а повышение квалификационной категории и присвоение нового разряда или класса отражается только в разделе «Сведения о работе». 
  1. Увольнении. Указывается не только дата, но и причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт статьи 71, 77, 81 или 83 ТК РФ. Образец записи об увольнении вы можете скачать в статье

Дословных формулировок актуальные правила ведения трудовых книжек не содержат. В то же время закон требует вносить записи об увольнении в точном соответствии с положениями ТК РФ. Эксперт журнала «Кадровое дело» подскажет, что написать, если увольнение связано с уходом за малолетним ребенком, какая формулировка правильнее — «работник уволен» или «договор расторгнут», и даст ответы на непростые вопросы, с которыми сталкиваются многие кадровики. 

В раздел «Сведения о награждении» вносятся записи о присвоении почетных званий и объявлении благодарности, награждении государственными наградами и ценными подарками, вручении грамот и знаков профессионального отличия. Не отражайте в нем денежные премии, выплачиваемые на регулярной основе! 

Образец записи об объявлении благодарности

Трудовая книжка

Образец записи вы можете скачать в статье.

Внимание! Записи об увольнении и награждении, равно как и все сведения на титульном листе, в обязательном порядке заверяются подписями ответственного должностного лица и владельца документа, а также печатью организации (если есть).

Зачем форма трудовой книжки дополняется вкладышем 

Если в трудовой книжке не хватает места для новых записей, в нее вшивается вкладыш. Это дополнительный бланк с собственным титулом, серией, номером и другими обязательными реквизитами. Вкладыши учитываются в приходно-расходных и учетных книгах, но не имеют самостоятельной правовой силы и всегда идут только как приложение к основной форме. 

Вкладыш: образец заполнения титульного листа

Трудовая книжка

Образец документа вы можете скачать в статье. 

Вшивая вкладыш, сделайте соответствующую пометку (штамп или запись от руки) на титульном листе основного бланка, в верхнем правом уголке. Обязательно укажите серию и номер выданного вкладыша! 

Читайте в «Системы Кадры»:

Трудовая книжка

Как сделать трудовую книжку новому сотруднику 

При приеме на работу соискатель предъявляет документы, предусмотренные статьей 65 ТК РФ, в том числе — оригинал трудовой книжки. Если у работника ее нет, узнайте, почему.

Возможно, это первое его трудоустройство, и тогда работодатель обязан оформить новую трудовую книжку и свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Кстати, СНИЛС отменили >>

Если трудоустройство не первое, а документ утерян, у работодателя есть два варианта: потребовать вместо оригинала дубликат, оформленный по последнему месту работы, или оформить новую трудовую на основании письменного заявления сотрудника. 

Образец заявления о выдаче новой трудовой книжки взамен утерянной

Трудовая книжка


Скачать образец и использовать в работе

Прием на работу совместителя

Прием на работу внешнего совместителя или исполнителя, работающего по гражданско-правовому договору, оформляйте без трудовой книжки. Работа по договору ГПХ не считается трудоустройством и регулируется нормами гражданского права, а запись о внешнем совместительстве вносится только по месту основной работы (подробный разбор ситуации — в статье «Работа по договору без трудовой книжки»). 

★ Подробности читайте в статье: Внешнее совместительство 

Пошаговая инструкция: как оформить трудовую «с нуля» 

Шаг 1. Получите заявление от работника. Если предыдущий документ утерян, украден или испорчен, попросите указать в заявлении точную причину пропажи. 

Шаг 2. Заполните титульный лист на основании паспорта, диплома и других документов, предоставленных работником. На титуле отражаются его данные, уровень образования, профессия и специальность. Ниже ставится дата, подпись работника и должностного лица, вносившего записи, и печать работодателя. Образец заполнения титульного листа вы можете скачать в статье.

Шаг 3. Внесите записи о периодах службы, если до поступления на работу сотрудник служил в армии, на таможне, в государственной противопожарной службе или учреждениях уголовно-исполнительной системы, в органах контроля за оборотом наркотических средств, внутренних дел или налоговой полиции. 

Шаг 4. Внесите запись о приеме на работу. Сначала впишите наименование организации (полное и сокращенное). Затем проставьте порядковый номер записи (графа 1) и дату приема на работу (графа 2). В графе 3 укажите структурное подразделение и должность, на которую принят работник, его специальность и квалификацию. В графе 4 укажите реквизиты приказа о приеме на работу. 

Шаг 5. Удержите с сотрудника стоимость бланка. Сотрудник может уплатить требуемую сумму наличными с оформлением приходного ордера, перечислить на счет организации через банк или написать заявление об удержании стоимости бланка с первой зарплаты. Но организация может и не взимать с работников стоимость бланков. Не используйте бланки, принесенные работниками! 

Шаг 6. Отразите движение бланка в учетных книгах. В приходно-расходной книге отметьте факт расходования чистого бланка, в книгу учета заполненных бланков внесите данные нового сотрудника, дату трудоустройства, реквизиты приказа о приеме на работу, серию и номер использованной формы.

Внимание! Оформляя трудовую книжку сотрудника, впервые поступающего на работу, заполняйте титульный лист и вносите запись о трудоустройстве в его присутствии.

Где должна храниться трудовая книжка работника 

Формально трудовая книжка принадлежит работнику, но выдается ему на руки только в момент увольнения. Все остальное время она хранится по месту основной работы своего владельца.

Задача работодателя — организовать хранение таким образом, чтобы документам ничего не угрожало. Обычно за их сохранность отвечает персонал отдела кадров, но можно поручить эту задачу любому другому должностному лицу.

Храните бланки в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу, не оставляйте в местах свободного доступа или на столе после завершения рабочего дня. Пока работник числится в штате предприятия, трудовая книжка не выдается ему на руки.

Исключение допускается только в одном случае: когда оригинал документа необходим владельцу для целей обязательного социального страхования и пенсионного обеспечения. Основание выдачи — письменное заявление; продолжительность — до трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Если работник просит выдать трудовую книжку для других целей, например, для оформления кредита или ипотеки, подготовьте заверенную копию. 

Как проверить бланк трудовой книжки на подлинность 

Поддельные формы хоть и не слишком часто, но встречаются. Кадровик должен знать, на что обращать внимание при ознакомлении с трудовой книжкой нового сотрудника, и уметь отличать подлинные бланки от подделок. Подлинные формы, напечатанные в типографии Гознака в порядке, утвержденном приказом Минфина РФ №117н от 22.12.2003, имеют несколько уровней полиграфической защиты. 

Отличия подлинного бланка:

  • Напечатан на специальной бумаге с защитой.
  • На каждой странице маркирован водяным знаком «ТК», видимым на просвет.
  • Помечен надписью «Трудовая книжка», светящейся в ультрафиолете.
  • Насчитывает ровно 44 страницы со сквозной нумерацией.
  • Сшит специальным швом, не позволяющим заменять отдельные листы. 

На каждом бланке проставляются уникальные реквизиты — серия и номер. Реквизиты на обложке и на внутренних страницах должны совпадать, а также соответствовать серийным номерам, присваивавшимся на момент выпуска бланков данного типа. Например, если на трудовой книжке, напечатанной в 2012 году, указаны серия и номер, которые присваивались бланкам только до 2003 года, вероятно, перед вами подделка.

Чтобы разобраться в вопросе, изучите таблицу серий, выпускавшихся в России и СССР с 1974 года по сегодняшний день. А если предъявленный соискателем бланк выглядит подозрительно, всегда можно направить письменный запрос в Гознак и получить более точную информацию.

Внимание! Срок службы бланков не ограничивается законом: даже формы образца 1938 или 1974 года все еще действительны и должны приниматься всеми работодателями.

Вывод

Работа с трудовыми книжками — одна из наиболее ответственных задач, поручаемых кадровику. Поэтому так важно знать и соблюдать постановление о трудовых книжках и инструкцию по их заполнению, вести точный учет чистых и заполненных бланков, создавать для них безопасные условия хранения.

Если предъявленный сотрудником документ заполнен с ошибками, внесите все необходимые исправления, а если возникают сомнения в его подлинности, проверьте серию, номер и другие реквизиты или отправьте запрос в Гознак.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Извините, что прервали. Как дочитать без ограничений?

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение. После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок