text
Сегодня "Кадровое дело" всего за 10 990 руб.! | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

Министерство труда РФ проводит эксперимент по внедрению электронного документооборота

  • 24 мая 2018
  • 2473

В условиях современной экономики и развития информационных технологий наиболее актуальным становится вопрос оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности деятельности как предприятия в целом, так и кадровых специалистов в частности. Все больше организаций прибегают к использованию электронного документооборота.

Планы Минтруда по реализации внедрения электронного документооборота

Министерство труда и социального развития РФ инициировало проведение экспериментальных мероприятий по внедрению электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Согласно приказу Минтруда РФ от 26 марта 2018 г. N 194  участие в пилотном проекте по внедрению форм электронных документов и сведений примут участие следующие организации:

  • Российские железные дороги
  • Газпромбанк
  • АВТОВАЗ
  • РОСБАНК
  • Мечел
  • Северсталь Менеджмент
  • Ростелеком
  • Яндекс
  • Альфа-Банк
  • Тензор
  • Агроторг
  • СИБУР
  • Татнефть

Каждой из этих организаций предстоит протестировать определенный участок кадрового делопроизводства.

N п/п

Наименование участника

Документы,  оформляемые в электронном виде

1

РЖД

  • служебные командировки;
  • извещения о заработной плате работников за соответствующий период;
  • графиком отпусков и уведомление о начале отпуска;
  • листы ознакомления работников с ЛНА перед заключением трудового договора

2

Газпромбанк

  • трудовые договоры
  • графики отпусков, графики работ и локальные нормативные акты

3

АВТОВАЗ

  • документы, предоставляемые Федеральной службе по труду и занятости для проверок

4

РОСБАНК

  • приказы об отпусках и служебных командировках;
  • извещения о заработной плате, должностные инструкции и прочие локальные документы

5

Ростелеком

  • извещение сотрудников о заработной плате за расчетный период;
  • заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой;
  • заявление о переносе ежегодного отпуска;
  • уведомление работника о дате начала отпуска;
  • листы ознакомления с локальными нормативными актами
  • табель учета рабочего времени

6

Мечел

  • извещение о дате начала отпуска;
  • приказ об отпуске с ознакомлением;
  • письменное согласие на сверхурочную работу, работу в выходные и нерабочие праздничные дни;
  • документ о наличии права отказаться от выполнения сверхурочной работы

7

Северсталь Менеджмент

  • служебные командировки;
  • приказ об отпуске;
  • график отпусков работников на предстоящий год;
  • наряды-допуски работникам

8

Яндекс

  • предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде

9

Компания Тензор

  • трудовые договора и изменения к ним;
  • документы об ознакомлении с локальными нормативными актами;
  • табели учета рабочего времени
  • электронные больничные и расчеты по ним;
  • графика отпусков;
  • извещение для работников о заработной плате;
  • предложения по оптимизации кадрового документооборота и по его ведению в электронном виде

10

Альфа-Банк

  • документы по ознакомлению с локально-нормативными актами
  • приказы о кадровых перемещениях;
  • уведомление о начале отпуска

11

Агроторг

  • документы по ознакомлению с локально-нормативными актами
  • график отпусков, приказы на предоставление отпусков оформление отпусков, заявления работников о переносе отпуска;
  • извещение о размере заработной платы

12

СИБУР

  • документы по ознакомлению с локально-нормативными актами
  • график отпусков, ознакомление с ним

13

Татнефть

  • график отпусков, приказы о предоставлении отпусков, уведомление о его начале;
  • приказ о приеме на работу, трудовой договор;
  • приказы о кадровых перемещениях, дополнительные соглашения к трудовым договорам
  • приказы о расторжении трудового договора

Порядок проведения эксперимента по внедрению электронного документооборота

Проведение мероприятий подразумевает прохождение последовательно 4-х этапов:

  1. Подготовка проекта и разработка необходимых нормативных документов;
  2. Проработка технических сторон проведения эксперимента;
  3. Непосредственно реализация, оценка понесенных затрат и рисков, анализ эффективности и изменения производительности труда.
  4. Подведение общих итогов и оценка достигнутых результатов.

Все расходы по организации системы электронного взаимодействия участвующие организации несут  самостоятельно.

Рассмотрим подробнее, что такое автоматизация документооборота.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот представляет собой комплекс действий и процессов по созданию, передаче, обработке и хранению электронных документов. ЭДО может быть внутренним (между подразделениями одной организации) и внешним (между несколькими контрагентами).

Справка

Основное преимущество безбумажного делопроизводства – это ускорение передачи документов, уменьшение времени их согласования и предоставление возможности одновременной работы с ними нескольким лицам.

Решение организации перейти на систему электронного документооборота экономически обосновано. Это уменьшает затраты на расходные материалы для изготовления документом (бумага, картридж принтера и пр.) и увеличивает скорость и эффективность работы.

Основными целями ЭДО можно назвать:

  • Систематизация кадрового делопроизводства;
  • Контроль над перемещением и статусом документа;
  • Ускорение процесса передачи документов;
  • Возможность предоставления удаленного доступа к необходимым документам;
  • Удобный поиск в базе данных;
  • Отслеживание сроков исполнения документов и поручений.

К основным недостаткам можно отнести высокие затраты на приобретение программного обеспечения, на обучение сотрудников, на сопровождение и настройку ЭДО под нужды конкретного предприятия. А так же возможные проблемы взаимодействия системы электронного документооборота с другими используемыми программами.

Программы ЭДО на российском рынке

В настоящее время в сегменте электронного документооборота существует множество предложение. Часто организациями используются следующие:

  1. Диадок. Позволяет составлять, пересылать и хранить документы, распределять входящую корреспонденцию, проводить внутреннее согласование документации, направлять почту контрагентам, представлять документы в контролирующие органы.
  2. 1С ЭДО. Осуществляет хранение, поиск, фильтрацию и массовое подписание документов, обмен электронными документами между контрагентами-пользователями, организация электронного архива.
  3. OPTIMA-WorkFlow. Программа для создания систем управления документами в государственных и коммерческих организациях любого масштаба.  Позволяет автоматизировать все виды деятельности по обработке документов.
  4. ЕВФРАТ. Обеспечивает ввод и регистрацию документов, контроль исполнения, оптимизацию движения документации, ее хранение и рассылку.
  5. CompanyMedia. В функционал ходит делопроизводство, Организация договорной деятельности, Планирование рабочего дня руководителя, налоговая отчетность в электронном виде.
  6. Логика. Помогает организовать эффективную работу с договорами, автоматизировать документооборот с контролирующими органами, контроль исполнения поручений руководителя.
  7. Directum. Основные функции: управление договорами, закупками, бизнес-процессами, кадровое делопроизводство, подбор персонала.

Выбор системы электронного документооборота зависит от конкретных потребностей каждой отдельной организации.

Видео. Особенности работы с электронными формами

Несмотря на все преимущества ЭДО в настоящий момент не все документы можно заменить электронной формой. Трудовые договоры, приказы и распоряжения, локальные нормативные правовые акты и прочие документы кадрового делопроизводства продолжают дублироваться в бумажном варианте, поскольку предполагают ознакомление с ними под подпись. Возможность проставления электронной цифровой подписи каждым работником (например, используя сайт gosuslugi.ru) поможет преодолеть данное препятствие.

Проверочный тест

1. Сколько этапов включает экспериментальная программа внедрения электронного документооборота?

  1. 8
  2. 5
  3. 4

2. Необходимо ли работодателю дублировать документы электронного документооборота в бумажном варианте?

  1. Да
  2. Нет
  3. Да, если они требуют живой подписи

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок