Профстандарт «Делопроизводитель»

Существует ли отдельный профстандарт «Делопроизводитель»? Как применять новую систему квалификаций при подборе персонала и составлении инструкций? Ответы на самые насущные вопросы и примеры правильного оформления локальных документов вы найдете в статье.

Делопроизводитель (секретарь, помощник руководителя) — специалист, отвечающий за ведение документооборота организации, регистрацию корреспонденции и рабочую переписку, формирование дел. В крупных компаниях нередко создается отдельная служба делопроизводства, в то время как на мини-предприятиях обязанности секретаря, кадровика и офис-менеджера могут поручаться одному сотруднику. Так или иначе, делопроизводство остается отдельным серьезным участком административной работы, напрямую влияющим на эффективность управления компанией.

Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник?

До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:

• документовед;
• секретарь-машинистка;
• секретарь руководителя;
• секретарь незрячего специалиста.

Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем. Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии. Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ №267н от 6.05.2015г.

Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:

• оформлением;
• систематизацией;
• регистрацией и учетом;
• хранением;
• подготовкой к передаче в архив.

Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.

На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы (например, досрочный выход на пенсию), либо связанных с особыми требованиями к квалификации или состоянию здоровья сотрудника.

Поскольку должность секретаря или делопроизводителя связана преимущественно с офисной работой и не дает права на льготы, руководство каждой компании решает этот вопрос на свое усмотрение. Но если есть возможность, стоит предпочесть профстандарт справочнику. Профстандарт содержит актуальные сведения о базовых функциях секретаря, делопроизводителя и документоведа, с успехом применяется в процессе подбора, аттестации и обучения персонала.

Совет от редакции: начните переход на профессиональные стандарты с создания специальной рабочей группы из компетентных сотрудников. Поручите им составление подробного плана работ по внедрению профстандартов в организации с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных лиц. Подробнее о последовательности перехода и нюансах переходного периода читайте в электронном журнале «Кадровое дело».

Скачайте образцы:

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: структура и содержание

Структура всех профстандартов одинакова. Единый шаблон, используемый разработчиками, разбит на четыре раздела:

• общие сведения о профессии (специальности);
• функциональная карта вида профессиональной деятельности (описание трудовых функций с указанием квалификационного уровня);
• характеристика обобщенных трудовых функций;
• сведения о разработчиках.

Перечень трудовых функций и соответствующих им квалификационных уровней, предусмотренных профстандартом специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией, включает:

Третий раздел содержит подробные квалификационные требования по каждой из трудовых функций и рекомендованные наименования должностей. Например, для соответствия третьему квалификационному уровню (секретарь-администратор) работнику понадобится среднее общее образование, завершенный курс обучения по программе профессиональной подготовки, а также знания:

• этики делового общения;
• требований охраны труда и защиты конфиденциальной служебной информации;
• функций, задач и структуры организации;
• правил приема посетителей в офисе и сервировки стола.

Как применять профстандарт «Секретарь, делопроизводитель» при разработке должностных инструкций

Профстандарты, содержащие актуальные требования к современным специальностям и профессиям, постепенно приходят на смену морально устаревшей системе квалификаций. Работодатели учатся оценивать работников по новым критериям и корректируют внутреннюю нормативную документацию, в том числе — должностные инструкции.

Наличие такого документа существенно облегчает жизнь и работнику, и работодателю, сводит к минимуму спорные моменты и конфликты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Составляя должностную инструкцию с учетом требований профстандарта, убедитесь, что название должности в штатном расписании соответствует рекомендованной. Разделы с квалификационными требованиями к работнику и его функциональными обязанностями можно скопировать в инструкцию частично или полностью.

Скачайте образцы:

Каждый кадровик должен уметь правильно применять профессиональные стандарты на практике. Пройдите тест и узнайте, не допускаете ли вы ошибок!