Существует ли отдельный профстандарт «Делопроизводитель»? Как применять новую систему квалификаций при подборе персонала и составлении инструкций? Ответы на самые насущные вопросы и примеры правильного оформления локальных документов вы найдете в статье.
Из статьи вы узнаете:
Делопроизводитель (секретарь, помощник руководителя) — специалист, отвечающий за ведение документооборота организации, регистрацию корреспонденции и рабочую переписку, формирование дел. В крупных компаниях нередко создается отдельная служба делопроизводства, в то время как на мини-предприятиях обязанности секретаря, кадровика и офис-менеджера могут поручаться одному сотруднику. Так или иначе, делопроизводство остается отдельным серьезным участком административной работы, напрямую влияющим на эффективность управления компанией.
Больше полезной информации по теме в материалах на портале:
Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник?
До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:
- документовед;
- секретарь-машинистка;
- секретарь руководителя;
- секретарь незрячего специалиста.
Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем. Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии. Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ №267н от 6.05.2015г.
О поэтапном переходе на новые стандарты работы и предстоящей отмене
тарифно-квалификационных справочников читайте в электронном
журнале «Кадровое дело»:
Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:
- оформлением;
- систематизацией;
- регистрацией и учетом;
- хранением;
- подготовкой к передаче в архив.
Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.
На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы (например, досрочный выход на пенсию), либо связанных с особыми требованиями к квалификации или состоянию здоровья сотрудника.
Вопрос из практики
Отменят ли ЕКС и ЕТКС в связи с принятием профстандартов?
Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»
Отвечает Вероника ШАТРОВА,
эксперт по трудовому законодательству, издатель и автор Электронной Системы Кадры, журнала «Кадровое дело» и других профессиональных изданий для специалистов по кадрам и HR
Да, отменят, но такая отмена будет происходить постепенно. ЕКС и ЕТКС планируют заменить профессиональными стандартами, а также отдельными отраслевыми требованиями к квалификации работников, которые утвердят законодательными и иными нормативными правовыми актами. В некоторых сферах такие акты уже утверждены. Например…
Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»
Поскольку должность секретаря или делопроизводителя связана преимущественно с офисной работой и не дает права на льготы, руководство каждой компании решает этот вопрос на свое усмотрение. Но если есть возможность, стоит предпочесть профстандарт справочнику. Профстандарт содержит актуальные сведения о базовых функциях секретаря, делопроизводителя и документоведа, с успехом применяется в процессе подбора, аттестации и обучения персонала.
Совет от редакции: начните переход на профессиональные стандарты с создания специальной рабочей группы из компетентных сотрудников. Поручите им составление подробного плана работ по внедрению профстандартов в организации с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных лиц. Подробнее о последовательности перехода и нюансах переходного периода читайте в электронном журнале «Кадровое дело».
Скачайте образцы:
Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: структура и содержание
Структура всех профстандартов одинакова. Единый шаблон, используемый разработчиками, разбит на четыре раздела:
- общие сведения о профессии (специальности);
- функциональная карта вида профессиональной деятельности (описание трудовых функций с указанием квалификационного уровня);
- характеристика обобщенных трудовых функций;
- сведения о разработчиках.
Перечень трудовых функций и соответствующих им квалификационных уровней, предусмотренных профстандартом специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией, включает:
Наименование трудовой функции |
Основные задачи |
Уровень квалификации |
Организационное обеспечение деятельности организации |
Прием и распределение телефонных звонков, работа с посетителями |
3 |
Документационное обеспечение деятельности организации |
Работа с документами, их текущее хранение и составление дел |
5 |
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя |
Планирование рабочего времени, телефонные переговоры и прием визитеров, подготовка командировок и составление управленческой документации, информационное взаимодействие с подразделениями |
6 |
Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации |
Подготовка протокольных мероприятий и аналитических материалов, работа с посетителями и документами, организация исполнения решений руководства |
6 |
Третий раздел содержит подробные квалификационные требования по каждой из трудовых функций и рекомендованные наименования должностей. Например, для соответствия третьему квалификационному уровню (секретарь-администратор) работнику понадобится среднее общее образование, завершенный курс обучения по программе профессиональной подготовки, а также знания:
- этики делового общения;
- требований охраны труда и защиты конфиденциальной служебной информации;
- функций, задач и структуры организации;
- правил приема посетителей в офисе и сервировки стола.
Подробнее о ключевых принципах работы с профстандартами расскажут эксперты «Системы Кадры»:
Как применять профстандарт «Секретарь, делопроизводитель» при разработке должностных инструкций
Профстандарты, содержащие актуальные требования к современным специальностям и профессиям, постепенно приходят на смену морально устаревшей системе квалификаций. Работодатели учатся оценивать работников по новым критериям и корректируют внутреннюю нормативную документацию, в том числе — должностные инструкции.
Наличие такого документа существенно облегчает жизнь и работнику, и работодателю, сводит к минимуму спорные моменты и конфликты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Составляя должностную инструкцию с учетом требований профстандарта, убедитесь, что название должности в штатном расписании соответствует рекомендованной. Разделы с квалификационными требованиями к работнику и его функциональными обязанностями можно скопировать в инструкцию частично или полностью.
Скачайте образцы:
Практический случай
Нужно ли уточнить название должности после введения профстандарта? У нас работают бухгалтеры на разных участках, и в штатном расписании мы уточнили наименование должностей, например, есть бухгалтер по расчету заработной платы. Однако профстандарт «Бухгалтер» не предусматривает таких уточнений. Должны ли мы их убрать и название привести в соответствие с профстандартами?
Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»
Отвечает Арина МАЛАЯ,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»
Вы можете сохранить наименование должности без изменения. Название должно соответствовать профстандарту, если для должности законом предусмотрены компенсации, льготы или ограничения (ст.57 ТК РФ). Или если для должности законом определены требования к квалификации (ст.195.3 ТК РФ, п.5 письма Минтруда от 04.04.2016 №14-0/10/В-2253). В остальных случаях название должностей работодатель…
Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации
Каждый кадровик должен уметь правильно применять профессиональные стандарты на практике. Пройдите тест и узнайте, не допускаете ли вы ошибок!