Акция месяца | 8-(800)-222-15-37

Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Личное дело работника

  • 8 февраля 2019
  • 13741

Документ формируют при приеме сотрудника на работу. Какие документы в нем можно хранить, а какие нельзя — расскажут эксперты.


Скачайте документы по теме

Документы, которые опасно хранить в отделе кадровЗа что компанию могут оштрафовать


Как оформить личное дело сотрудника

Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной и муниципальной службе, а также в отношении военнослужащих надо вести личное дело работника. Остальные работодатели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.

Чтобы сформировать личное дело сотрудника, сначала определите, какие документы допустимо хранить в папке, а какие строго запрещено. После приема на работу нового специалиста заведите отдельную папку, куда включите соответствующий спектр документов. В процессе работы просто пополняйте папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Размещайте все документы в определенной последовательности. Все папки в общем случае храните в кадровой службе.

Правила для госслужащих

Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе.

Правила для коммерческих организаций

В организациях коммерческого сектора порядок ведения делопроизводства, оформления и хранения папок для личных дел сотрудников определяют локальными актами.

Что должно быть в папке

  • внутренняя опись всех документов дела;
  • личный листок по проведению учета кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
  • автобиография сотрудника;
  • составленное заявление о приеме на должность;
  • должностная инструкция сотрудника;
  • полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
  • личные заявления, подаваемые сотрудником;
  • трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
  • копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
  • аттестационные листы;
  • результаты пройденных медосмотров;
  • отзывы должностных лиц о специалисте;
  • лист-заверитель дела.

В процессе всего периода работы сотрудника кадровик должен пополнять папку новыми документами, которые непосредственным образом связаны с работой сотрудника. Последним документом в папке будет копия приказа об увольнении.

Как оформить личное дело работника: образец

Скачайте комплект документов для оформления

Анкета из личного делаЗаполняется сотрудником до приема на работу и включается в личное дело
Обложка из личного делаДля оформления личных дел в кадровой службе

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначена бухгалтер В.Н. Зайцева. Она оформила личное дело работника — главбуха А.С. Глебовой.

Титульный лист личного дела работника (образец)

Личное дело работника


Смотреть образец

В документ включили внутреннюю опись, анкету сотрудницы, личный лист по проведению учета кадров, дополнение к нему, листок-заверитель.

Какие документы нельзя помещать в папки для личных дел сотрудников

В папке не храните документы, которые не связаны напрямую с работой сотрудника.

При ведении дел соблюдайте требования по защите персданных. Копии личных документов, которые требуются при трудоустройстве, помещать в личное дело сотрудника (образец) небезопасно. При проведении проверки Роскомнадзор может расценить это в качестве нарушения правил обработки и хранения персданных. Подробнее: Проверки Роскомнадзора в 2019 году

Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее. На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю. Такие правила установлены статьей 65 ТК РФ (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 года под № А53-12557/2013).

Исключения установлены для государственного и муниципального сектора. В папки включают ряд документом, в том числе и ксерокопии паспортов. Основание: Положение, утвержденного Указом Президента от 30 мая 2005 года под № 609.

Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов. В согласии должна быть указана конкретная цель хранения ксерокопий документов. Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований.

★ Согласие на обработку персональных данных: скачать

Внимание! Учитывайте, что должно быть в личном деле сотрудника. Если ксерокопии содержатся в папке без основания, цели и полученного согласия, организацию могут при проверке оштрафовать на крупную сумму. Основание: статья 13.11 КоАП. Эти копии обяжут немедленно уничтожить.

Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки. Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено. Порядок уничтожения таких документов законом не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно.

Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу. Внутренняя опись документов

При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись. Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите.

Добавляйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки. Такой порядок указан в п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526.

Порядок ведения личных дел работников установлен Приложением под № 27 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи. Такие правила установлены указанным Приложением.

Образец внутренней описи

Личное дело работника


Смотреть пример и использовать в работе

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, как правильно составить и использовать в работе опись личного дела. Из статьи вы узнаете, все ли документы нужно вносить в личное дело и как вносить сведения в уже сформированную опись.

Как оформить документы при ведении личных дел работников

Следуйте простым правилам, чтобы сохранить порядок в бумагах.

Правило 1. Располагайте документы в деле по мере их поступления в хронологическом порядке.

Правило 2. В папке должно находиться не более 250 листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года под № 526.

Правило 3. Все листы личного дела пронумеруйте арабскими цифрами, используя простой графитный карандаш или нумератор. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши.

Правило 4. Нумерацию проставляйте на каждом листе. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке.

Где и сколько хранить папки для личных дел сотрудников

Папки храните в отделе кадров на всех сотрудников, которые в настоящий момент продолжают работать в организации.

Передайте в архив все дела тех, кто уже уволился из компании. Чтобы произвести передачу, личное дело работника прошейте на четыре прокола, поместив в твердую обложку, или переплетите.

Сделать все нужно так, чтобы каждый лист легко можно было прочитать, при необходимости просмотреть соответствующие реквизиты. Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель.

Лист-заверитель дела

Личное дело работника


Смотреть и использовать

На обложке запишите дату, когда его окончили вести. Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель. На обложке проставьте дату срока хранения.

Сроки хранения

Храните 75 лет дела, которые закончены делопроизводством до 1 января 2003 года.

Храните 50 лет папки, которые закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Постоянно храните личные дела руководителей.

Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Их нужно хранить независимо от даты создания.

★ Эксперт «Системы кадры» расскажет, как сформировать и хранить личное дело сотрудника. В статье представлен порядок ведения и хранения дел, даны ответы на самые частые вопросы, задаваемые кадровиками.

Личное дело работника: проведение ревизии

Проведите ревизию всех дел, чтобы:

  1. Проверить данные в личных делах сотрудников.
  2. Правильно их оформить.
  3. Систематизировать.

Результаты такой масштабной проверки оформите актом. Общий бланк такого акта законодательством не разработан.

Поэтому воспользуйтесь бланками проверки отдельного ведомства. Например, актом проверки наличия и состояния архивных документов таможенных органов (смотрите приложение № 40 к приказу ФТС от 09 июля 2014 года под № 1331). Соответствующие отметки о проверке папок проставьте в дополнении к личному листку по ведению учета кадров.

Вывод

Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной, муниципальной и военной службе надо вести личное дело работника. Коммерческие структуры и индивидуальные предприниматели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.

logo
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение.

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соц.сети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок