Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Личное дело работника

  • 19 мая 2018
  • 6496

Что подшить в личное дело работника и стоит ли вообще его заводить, если работодатель — частная компания? Детали — в статье.

Личное дело — не обязательная, но весьма практичная форма систематизации данных о сотруднике. Обязаны вести личные дела на каждого служащего только учреждения государственной и муниципальной службы. Коммерческие компании могут отказаться от этой практики либо завести дела лишь на некоторых сотрудников — например, руководящих или материально ответственных. Очень удобно иметь под рукой упорядоченный и в любое время доступный источник информации о каждом специалисте.

Чтобы без ошибок и лишней траты времени оформлять кадровую документацию, воспользуйтесь рекомендациями экспертов «Системы Кадры»:

Ведение личных дел работников в 2018 году: основные правила

Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю. Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом. Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:

  • внутренняя опись личного дела;
  • анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
  • копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
  • аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • докладные и служебные записки;
  • должностные инструкции;
  • акты и уведомления;
  • личные заявления и справки о состоянии здоровья;
  • копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • личный листок (карточка) по учету кадров.

В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы. Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных. А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности.

Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить. Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.

Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.

На первых порах в папке лежит лишь личный листок и пакет документов, переданных в отдел кадров на момент трудоустройства. Но постепенно появляются и другие документы в личном деле работника: заявления на отпуск, приказы о командировках, аттестационные листы, медицинские справки. Когда трудовые отношения прекращаются, папка дополняется копией приказа об освобождении от должности, заявлением об уходе по собственному желанию и т.д. Все бумаги подшиваются в хронологическом порядке. При составлении дела целесообразно руководствоваться положениями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника. Доступ к папкам строго ограничивается. После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив. Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.

В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания:

Личное дело работника

Обложка личного дела работника (образец оформления)

Обложка личного дела работника содержит его фамилию, имя и отчество (вносятся в поле «Заголовок»), а также наименование компании и структурного подразделения. Обязательно проставляется индекс дела и дата открытия персонального учета. Дата окончания учета и общее количество листов указываются позже, перед передачей папки в архив. Согласно действующим нормам, хранить личные дела, созданные до 2003 года, следует в течение 75 лет, а созданные после 2003 года — в течение 50 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно.

Личное дело работника

Как оформляется внутренняя опись документов личного дела

В отличие от листа-заверителя, опись личного дела работника вкладывается в папку в самом начале и заполняется по мере добавления документов. Сведения о них — порядковых номерах, индексах, наименованиях — обязательно вносятся в опись документов личного дела (образец доступен для скачивания).

Личное дело работника

Личное дело работника

Во внутренней описи следует отразить не только дату оформления каждого из подшитых документов, но и дату его появления в материалах дела. Например, подшивая в папку приказ о вынесении дисциплинарного взыскания, нужно указать и текущую дату, и дату оформления распорядительного документа в соответствующих полях описи.

Пройдите тест, чтобы узнать, допускаете ли вы ошибки в работе с личными карточками.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Вы читали:
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!
Зарегистрируйтесь и вам также будут доступны статьи

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.
У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок