text
4 месяца в подарок при годовой подписке! | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Кадровое дело

Комментарий к ст. 62 ТК РФ: выдача документов, связанных с работой

  • 13 апреля 2018
  • 581

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работник может запросить документы, связанные с его работой в данной организации. Однако в некоторых случаях работодатель вправе отказать в их предоставлении.

Обязанности работодателя по ведению документации

Действующее трудовое законодательство налагает на работодателя ряд обязанностей, связанных с ведением документации по конкретному работнику. В общей сложности все типы документов, оформляемых в связи с трудоустройством конкретного сотрудника и в процессе его трудовой деятельности, можно разделить на следующие укрупненные категории:

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Узнать подробности

  • документация, предусмотренная действующим законодательством. Часть документов этой группы принадлежит самому работнику, а работодатель только выполняет задачи по ведению таких документов, возложенные на него законом. К этому типу относится, например, трудовая книжка сотрудника. Другие документы этой категории оформляются в соответствии с действующим законодательством – например, личная карточка работника;
     
  • документация, ведение которой обусловлено внутренними правилами компании или правилами кадрового  документооборота. К данной категории документации относятся все виды приказов, распоряжений и других актов, издаваемых в отношении данного работника компанией-работодателем;
     
  • документация, которая создается в рамках взаимодействия работодателя с контролирующими, надзорными и иными государственными органами. К этой категории относятся формы, подаваемые в государственные ведомства в составе ежемесячной, ежеквартальной и годовой отчетности, и другие документы. Подробнее о том, какие именно документы входят в эту группу, мы рассказываем в этом материале.

Информирование работника о документации, составляемой работодателем

В большинстве случаев ведение документации, перечисленной в предыдущем разделе, осуществляется работодателем самостоятельно без привлечения работника. Исключение составляет категория документации в части оформления приказов и иных руководящих документов, действие которых распространяется на работника.

Справка о заработной плате: образец

Скачать документы по теме:

Обратите внимание! Трудовое законодательство прямо называет приказы, с которыми сотрудника надо ознакомить под подпись. Это, в частности, приказы о приеме на работу, об увольнении, о применении дисциплинарного взыскания.

Факт ознакомления сотрудника с текстами указанных документов подтверждается его личной подписью. О том, как организовать процедуру ознакомления максимально удобным образом, мы писали в этой статье.

Ст. 62 ТК РФ: заявительный порядок доступа к документам

Ознакомление работника с локальной нормативной документацией, касающейся его работы, является непосредственной обязанностью работодателя. Нарушение этого требования представляет собой действие, которое может повлечь за собой наступление ответственности. При этом в данном случае не имеет значения, выражал ли работник желание ознакомиться с этими документами.

Иначе обстоит дело в случае, указанном в ТК РФ в ст. 62. Ее действие распространяется на типы документов, с которыми работник имеет право знакомиться в случае наличия у него такой необходимости или желания. Оно может быть реализовано в заявительном порядке. Это означает, что в случае получения от работника заявления на предоставления копий отдельных документов, работодатель обязан выполнить просьбу работника.

Документы, на которые распространяется действие ст. 62 Трудового кодекса РФ

Список документов, к которым работник может по своему желанию получить доступ, включает в себя следующие позиции:

  • внутренние акты, связанные с его трудовой карьерой в компании, включая приказы о приеме сотрудника на работу, переводе на другую должность или место работы, а также увольнении с работы;
     
  • трудовая книжка работника;
     
  • справки о выполнении работодателем обязанностей, предусмотренных действующим законодательством в отношении работника. К таким обязанностям относятся выплата заработной платы в размере, установленном трудовым договором, перечисление страховых взносов в социальные фонды РФ и другие. Кроме того, работник имеет право получать справки о продолжительности работы у данного работодателя, уходе в отпуск и другие виды справок, подтверждающие те или иные аспекты его трудовой деятельности в конкретной компании;
     
  • другие документы, связанные с работой у рассматриваемого работодателя. О том, какие еще бумаги входят в список, предоставляемый работнику по запросу в соответствии со ст. 62 ТК РФ , вы можете узнать из этой статьи.

Оформление справок

Установленная форма справок о трудовой деятельности работника в организации-работодателе в действующем законодательстве отсутствует. Поэтому работодатель вправе составить ее в произвольной форме, указав сведения, которые требуются работнику. Например, это могут быть данные о размере заработной платы, датах и продолжительности очередного оплачиваемого отпуска, продолжительности работы в данной организации и другие. Пример образца справки вы можете найти в этом материале.

В целях обеспечения единства формы выдаваемых справок многие организации предоставляют их на фирменных бланках компании с указанием основных реквизитов. Кроме того, в некоторых случаях работник может обратиться с просьбой о подготовке справки конкретного образца – например, справки о размере доходов по форме банка для получения кредита. Если в компании ведется учет документов, предоставленных работникам на основании ст. 62 ТК РФ, выданную справку следует зарегистрировать в специальном журнале.

Справка

При подготовке справок и копий документов используйте правила, установленные в "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". Этот документ вступит в силу 1 июля 2018 года, но уже сейчас вы можете им руководствоваться.

Оригиналы и копии документов

Положения статьи 62 ТК РФ предусматривают выдачу как копий, так и оригиналов документов работнику. Вид предоставляемого документа зависит от характера предмета запроса:

  • справки, касающиеся параметров трудовой деятельности у данного работодателя, всегда предоставляются в оригиналах, каждый из которых снабжается печатью организации (при наличии) и подписью сотрудника, ответственного за составление документа;
     
  • приказы и другие локальные документы, непосредственно связанные с процессом выполнения трудовых обязанностей работника в данной организации, предоставляются в копиях;
     
  • трудовая книжка может быть предоставлена работнику в двух вариантах: оригинал и копия. Порядок ее предоставления зависит от того, для каких целей работник запрашивает этот документ.

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка может потребоваться сотруднику в оригинале для предъявления в органы социального страхования РФ. Такой порядок предусмотрен для случаев оформления пенсии, например, при достижении сотрудником установленного пенсионного возраста. В этой ситуации работодатель обязан предоставить работнику оригинал трудовой книжки.

Получив документ из органа социального страхования после решения нужных вопросов, работник обязан вернуть документ работодателю. Сделать это нужно не позднее трех дней с того момента, как трудовая снова оказалась у него на руках. Подробнее об этой процедуре наш эксперт рассказывает в этом материале.

Если работнику необходима информация из трудовой для других целей, например, получения банковского кредита, ему предоставляется выписка из документа. По ТК РФ ст. 62 в этом случае финансовые организации или другие учреждения не вправе требовать у него оригинал трудовой.

Обратите внимание! В случае утери или порчи трудовой книжки в период, когда она находилась на руках у сотрудника, ответственность за это происшествие будет нести сам работник. Поэтому всегда документально фиксируйте факт выдачи трудовой книжки на руки работнику.

Документы, содержащие личную информацию других сотрудников

На практике документы, составляемые в процессе функционирования организации, зачастую касаются сразу нескольких работников. Например, это могут быть «коллективные» приказы о премировании, направлении в отпуск и проч. В этом случае просьбу работника о выдаче копий таких документов некоторые работодатели расценивают как требование о предоставлении документов, содержащих личные сведения других сотрудников, и отказывают в ее удовлетворении.

Однако в соответствии со ст. 62 ТК РФ такой подход является неправомерным, поскольку работодатель не вправе отказать сотруднику в выдаче документов, связанных с его трудовой деятельностью. Наш эксперт рекомендует простой и законный способ решения этой задачи: предоставить запрашиваемые работником сведения необходимо в виде выписки или справки. Она должна содержать только сведения, которые относятся непосредственно к заявителю. Больше информации о порядке составления такой документации вы найдете в этом материале.

Порядок предоставления документов по статье 62 Трудового кодекса РФ

Статья 62 ТК РФ о выдаче копий документов, связанных с работой, указывает, что для получения этих документов работник должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Оно в обязательном порядке составляется в письменной форме: устная просьба о предоставлении документов не обязывает работодателя к ее исполнению.

Справка

Цель использования документа установлена только в отношении трудовой книжки. Получить на руки документ работник может исключительно с целью обязательного социального обеспечения.

В заявлении о выдаче документов достаточно зафиксировать просьбу об их предоставлении. По своему усмотрению работник также может уточнить, для каких целей он планирует использовать полученные копии. Однако по ТК РФ (62 статья) от него не требуется непременного указания этих сведений. А вот отказ работодателя в предоставлении документов по причине отсутствия информации об их планируемом использовании является неправомерным и может быть оспорен работником.

Кроме того, остерегайтесь включать подобные условия в локальные нормативные документы организации – например, правила внутреннего трудового распорядка. Трудовая инспекция при проведении проверки расценит это как нарушение, что может повлечь за собой применение к организации мер взыскания, предусмотренных действующим законодательством.

Обратите внимание! Взимание платы за предоставление документов или их копий не допускается: они предоставляются безвозмездно.

Оформление заявления

Строгая форма заявления о предоставлении документов, связанных с работой сотрудника в организации, действующим законодательством не установлена. Это означает, что сотрудник вправе подать такое заявление в произвольной форме с указанием следующих сведений:

  • тип запрашиваемого документа;
  • необходимость получения копии или оригинала документа;
  • сведения, указываемые в документе, если запрашивается выдача справки о трудовой деятельности работника;
  • дата составления заявления. Этот раздел документа является особенно важным, поскольку он определяет срок исполнения работодателем просьбы работника.

В случае, если работнику требуется несколько одинаковых копий документов, он также вправе запросить у работодателя предоставить необходимое количество справок или выписок. Ст. 62 ТК РФ не содержит ограничений как по количеству запрашиваемых документов, так и по частоте обращений сотрудника за ними.

Во всех случаях работодатель обязан удовлетворить просьбу работника. Отказ по причине большого количества оформляемых документов или ранее предоставленных справок неправомерен.

Подписка


Срок предоставления документов

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить сотруднику запрошенные документы в течение трех дней с даты получения им заявления об их предоставлении. Течение указанного срока начинается на следующий день после передачи заявления и исчисляется в рабочих днях.

Важно помнить, что такое требование распространяется на всех лиц, которые когда-либо трудились в этой организации, в том числе и тех, которые на момент подачи такого заявления уже уволились из нее по любой причине. Как и действующие работники, они вправе запрашивать копии приказов или справки, касающиеся периода их работы в компании. Аналогичные выводы были сделаны и в ходе судебных разбирательств по данному вопросу.

При этом стоит учитывать, что такое условие распространяется только на сотрудников, которые работают в организации по трудовому договору. Отношения компании и специалистов, которые выполняют работу основании гражданско-правового договора, регулируются гражданским законодательством, которое не содержит для организации обязательств по предоставлению подобных документов.

Процедура передачи документов

По общему правилу документы или их копии, запрошенные работником на основании ст. 62 ТК РФ, передаются ему лично в руки. Однако на практике могут возникать ситуации, когда такое условие не может быть реализовано в срок, установленный законом. В этом случае допускается направление документов в адрес заявителя с использованием средств почтовой связи.

Однако обязательным условием в этом случае является наличие согласия работника на такой способ предоставления документов. Оптимально, если оно прямо выражено в заявлении об их выдаче. Подробнее о том, как оформить отправку бумаг в такой ситуации, вы сможете прочесть в нашем материале.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы.
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить преимущества!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок