Служебная записка на премирование сотрудника: образец

448
Расскажем, как оформляется служебная записка на премирование сотрудника: образец документа, правила составления и ответы на основные вопросы — в статье.

Премирование — самый популярный способ поощрения за добросовестный труд, перевыполнение плана, предложения по оптимизации производства. Чаще всего это материальное поощрение, например, ценный подарок или денежная выплата. В «Положении о премировании» или ином локальном нормативном акте работодателя целесообразно прописать все условия и правила премирования:

  • размеры премиальных выплат;
  • круг премируемых лиц;
  • источники, критерии и периодичность премирования;
  • порядок расчета премий и прочие нюансы.

Подробнее об этом читайте в статье «Как оформить положение о премировании сотрудников». Если возникла потребность в пересмотре прежних правил поощрения, на помощь придут советы эксперта. Ознакомившись с заметкой «Как внести изменения в положение о премировании», вы без проблем утвердите локальный акт в новой редакции.

Скачайте документы по теме:

Не забудьте уделить внимание вопросам документального оформления. Если речь идет о регулярных премиях, считающихся составной частью заработной платы, специальные документы можно не оформлять. Достаточно один раз утвердить общий порядок ежемесячного, ежеквартального или ежегодного премирования. Детали — в статье-шпаргалке «Как оформить премию по итогам работы за год». Но нерегулярные премиальные выплаты, связанные с особыми достижениями конкретного сотрудника, начисляются на основании служебной записки или представления. Реквизиты документа-основания указываются в приказе о премировании.

Важно: при составлении служебной записки, приказа и положения о премировании учитывайте требования ст.144 ТК РФ и «Методические рекомендации», утвержденные постановлением Минтруда РФ №32 от 11.11.1992г.

«Служебка» на премию: оформляем по всем правилам

Служебной называют краткую формальную записку, участвующую во внутреннем документообороте компании и содержащую какую-либо просьбу, замечание, предложение или ответ на запрос. Она может быть докладной, пояснительной или аналитической, в зависимости от обстоятельств составления. Но чаще всего речь идет о письменной просьбе.

Обычно служебная записка на премирование работника составляется его непосредственным руководителем. Например, начальником отдела или службы. В некоторых случаях инициатором становится совет коллектива или представитель профсоюза. Несмотря на то, что законодателем не утверждался единый образец, служебная записка о поощрении работника должна соответствовать определенному стандарту, даже если написана в свободной форме.

Справка

Укажите основные реквизиты:

  1. тип документа;
  2. адресата (как правило, записка пишется на имя генерального директора);
  3. полное наименование организации и структурного подразделения;
  4. сведения о премируемом сотруднике (фамилия, имя, отчество, должность (профессия), табельный номер;
  5. причины премирования (кратко).

Документ заверяется подписью, а иногда и печатью. В основной части записки, вступающей в юридическую силу с момента подписания, содержится обращение с просьбой о выплате премиальной суммы. Поможет понять, как оформляется служебка на премирование сотрудника, образец — имея под рукой готовый шаблон, вы не допустите ошибок.

Заверенную записку регистрируют в установленном работодателем порядке и передают адресату на рассмотрение. В помощь кадровику — статья «Как регистрировать документы в кадровой службе». Эксперт расскажет, как заполнять регистрационные формы и журналы, что такое регистрационный индекс и как поступить, если документ после регистрации передается в другой отдел.

Руководитель предприятия принимает окончательное решение о премировании или отказе в выплате премии, после чего ставит на документе соответствующую визу. При положительном исходе издается приказ о поощрении. Если компания использует унифицированные бланки Госкомстата, применяется:

  • форма №Т-11 — если поощряется один сотрудник;
  • форма №Т-11а — если одновременно выплачивается премия двум и более сотрудникам (например, группе специалистов или целому отделу).

Приказ должен отражать основные условия поощрения: мотив, сроки, вид и порядок выплаты. Премиальная сумма указывается прописью и цифрами. Обязательно ставится ссылка на документ-основание (записку). Убедитесь, что мотивы поощрения в записке и приказе совпадают. Если начальник отдела попросил премировать одного из подчиненных за продолжительный стаж работы, в приказе так и пишем. Не следует использовать фразу «успешный труд» и другие формулировки, отсутствующие в записке. Советуем ознакомиться со статьей «Как оформлять кадровые приказы в сложных ситуациях», чтобы распорядительная документация всегда была в порядке.

Важно: поощряемого сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись.

В трудовую книжку вносятся только записи о разовых (нерегулярных) премиях и наградах, не включаемых в систему оплаты труда. Если работник получает такую премию — например, в связи с юбилеем или продолжительным стажем работы на предприятии — оформляем  раздел «Сведения о награждении»:

  • в графе 1 указываем порядковый номер записи;
  • в графе 2 — число, месяц и год премирования;
  • в графе 3 — полное наименование организации, а ниже — и причину поощрения;
  • в графе 4 — реквизиты приказа.

Трудовая книжка (фрагмент). Оформление раздела «Сведения о награждении» по сотруднику, который награжден денежной премией

Служебная записка на премирование сотрудников: образец-2018

Сначала заполняется «шапка». Помимо сведений об адресате, здесь указываются должность, фамилия и инициалы сотрудника, написавшего записку. Также документ следует озаглавить. В кадровой практике довольно часто используется формулировка «представление о поощрении». Но если назвать его запиской, суть просьбы не изменится.

Представление о поощрении

Дата оформления указывается дважды: в верхней части бланка (рядом со сведениями о месте составления и другими реквизитами) и внизу — рядом с заверительной подписью. Далее приводятся сведения о работнике, описываются его конкретные служебные заслуги, достижения и положительные качества, позволяющие претендовать на поощрительную выплату. Строгих ограничений нет. Главное, чтобы выбранная причина соответствовала действительности. Это может быть краткий доклад о выполненной за отчетный период работе или каком-то одном достижении, результаты аттестации и так далее. Подробности — в статье «Повысить, уволить, премировать: оформляем итоги аттестации».

Важно: если в качестве основания для выплаты премии указано повышение объема выполняемой работы, целесообразно приложить к записке подтверждающие документы. Например, квартальные и месячные отчеты, данные о продажах, производственные планы.

Обязательно отражается тип применяемого поощрения. Когда речь идет о деньгах, указывается точный размер выплаты (например, «прошу поощрить внеочередной денежной премией в размере 3000 рублей»). Чтобы уменьшить количество бумажной работы, допустимо составить один документ на поощрение нескольких человек. Все премируемые перечисляются списком, а напротив каждой фамилии указывается мотив, вид и размер поощрения. Если вам нужна универсальная служебная записка о премировании сотрудников, образец-2018 всегда можно скачать в нашей базе шаблонов.

Читайте подробнее в свежем номере журнала
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта
      возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных
      технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ
      № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль