text
4 месяца в подарок при годовой подписке! | По вопросам подписки: 8 800 222-15-37
Кадровое дело

Как Роструд внедряет цифровые технологии в трудовые отношения

  • 20 февраля 2018
  • 2770

Олег Украинский, начальник Управления проектной деятельности Роструда

В повседневной жизни мы все чаще используем электронные технологии: обращаемся за получением государственных услуг в электронной форме, оплачиваем счета через онлайн-сервисы, оформляем электронные билеты. Все это существенно упрощает нашу жизнь, позволяет экономить время, получать больше информации, принимать обоснованные решения. 

Неудивительно, что и работодатели с помощью цифровых технологий многие кадровые документы перевели в электронный формат. Безусловно, действующее законодательство накладывает ограничения на развитие этого процесса. Тем не менее тема перехода на электронный кадровый документооборот очень востребована среди организаций. Ведь оптимизация и перевод кадровых документов в электронную форму позволит существенно сократить издержки на их пересылку и повысить качество оперативного управления. Все эти процессы влияют на рост производительности труда.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Узнать подробности

Большинство работников также отмечают преимущества электронного делопроизводства. Если компания применяет электронный кадровый документооборот, то им не нужно каждый раз обращаться в отдел кадров, чтобы узнать, сколько дней отпуска у них осталось, не нужно писать служебные записки, делать запросы в архив, тратить время на согласование своих заявлений. Работники получают доступ ко всем своим данным в интерактивном режиме в любое время.

Проверки с помощью технологии дистанционного электронного надзора

Очевидно, что продвинутые компании, которые внедряют электронное кадровое делопроизводство, заинтересованы и в том, чтобы взаимодействовать в электронном формате с контролирующими органами. Это позволит им существенно сократить затраты на подготовку и направление документов по запросам органов государственного контроля.

Недавно Роструд завершил электронную проверку кадровых документов ПАО «Сбербанк» и НАО «Юлмарт». Но, с учетом действующего законодательства, это была не проверка в традиционном понимании, а скорее электронный аудит кадровых документов по запросу работодателей с письменным согласием работников на передачу данных третьей стороне.

Справка

Что сделали в рамках пилотной электронной проверки

  • Провели аудит основных кадровых документов с применением электронных проверочных листов
     
  • Оценили 23 наименования кадровых документов, которые заверены электронной цифровой подписью
     
  • Использовали Системы защищенного обмена электронными документами между ГИТ и инспекторами по телекоммуникационным каналам связи

Оценку кадровых документов инспектор проводил с помощью Автоматизированной системы управления контрольно-надзорной деятельностью, которую Роструд разработал и ввел в промышленную эксплуатацию в конце 2017 года.

Результаты пилотного проекта электронных проверок кадровых документов

Это был эксперимент – пилотный проект, по результатам которого мы выяснили, что с учетом реалий сегодняшнего дня мы готовы предложить технологию электронного взаимодействия с работодателями при проведении контрольной проверки кадровых документов – «технологию дистанционного электронного надзора», то есть у нас есть для этого все необходимые инструменты, которые мы успешно апробировали.

Вместе с тем приоритетными задачами для нас являются:

  • трансформация традиционных плановых проверок в системный мониторинг соблюдения трудового законодательства;
  • формирование принципиально нового типа инспектора – консультанта, содействующего хозяйствующим субъектам в устранении нарушений.

При этом следует отметить, что необходим комплексный подход к внедрению электронных технологий в контрольно-надзорную деятельность. Она не ограничена проведением проверок. Большое значение имеет профилактика нарушений, наблюдение, анализ, прогнозирование состояния исполнения обязательных требований, пресечение и устранение нарушений.

Подписка


Инструменты для эффективности контрольно-надзорной деятельности

Автоматизация невозможна без оптимизации. Перед тем как внедрять электронные технологии, нужно провести комплексную работу по совершенствованию процедур, методов, принципов контрольно-надзорной деятельности (далее – КНД).

Инструменты для обеспечения эффективности осуществления КНД в электронной форме:

  1. Внедрение риск-ориентированной модели КНД.
  2. Систематизация, сокращение количества и актуализация обязательных требований в сфере труда.
  3. Создание и развитие системы интерактивных сервисов для работников и работодателей «онлайнинспекция.рф».
  4. Создание и развитие автоматизированной системы управления контрольно-надзорной деятельностью в сфере трудовых отношений (далее – АСУ КНД).
  5. Оптимизация технологических процессов КНД и автоматизация их в программе АСУ КНД.

Программа для автоматизации работы инспекторов

С декабря 2017 года государственные инспекторы труда работают в АСУ КНД. В программе есть все сценарии контрольно-надзорной деятельности, а также необходимые электронные формы документов, проверочные листы, с помощью которых проводят проверку.

В результате АСУ КНД обеспечивает инспектору информационно-аналитическую поддержку при проведении государственного контроля.

Кроме этого, она позволяет:

  • сформировать в электронной форме документы, необходимые для организации и проведения проверки, а также документы о результатах проверки;
  • проводить проверки в 10 раз быстрее;
  • проводить проверку с использованием электронных проверочных листов и др.

С учетом созданных инструментов, Роструд к декабрю 2017 года был полностью готов к реализации пилотного проекта по организации и проведению электронной контрольной проверки кадровых документов.

В результате этого пилотного проекта мы разработали и апробировали технологию электронной проверки, а также технологию защищенного, юридически значимого обмена электронными документами по телекоммуникационным каналам связи с помощью Системы защищенного обмена.

Кроме того, мы разработали технологическую схему электронной проверки. В ней определен порядок подключения участников к системе обмена электронными документами, описаны процедуры электронной проверки с помощью электронных проверочных листов и ее результаты. Электронные документы в ходе проверки подписывали усиленной квалифицированной электронной подписью. Такая подпись подтверждает авторство, целостность, подлинность и юридическую значимость документов.

Ограничения, которые мешают использовать на полную цифровые технологии. Несмотря на то что технически Роструд готов осуществлять электронное взаимодействие с работодателями при проверках, есть ряд ограничений, которые не позволяют это сделать.

Законодательство. В настоящее время Трудовой кодекс предусматривает возможность использовать электронную подпись только для трудовых отношений с дистанционными работниками.
Электронные формы документов. Большинство документов, которые мы получили в ходе электронного взаимодействия, представляет собой скан-копии. Необходимо разработать унифицированные электронные формы документов кадрового учета.
Масштабность системы обмена электронными документами. Она выполняет функции транспортировки, обмена информацией, но для возможности просмотра большого объема данных в режиме регулярного мониторинга необходимо развивать также и принципиально новые функциональные возможности.

Приоритеты Роструда

После оценки результатов пилотного проекта, мы определили приоритетные направления работы по дальнейшему развитию электронного взаимодействия между ГИТ и работодателем при контрольных проверках.

Анализ, систематизация, оптимизация кадровых документов, отказ от избыточных документов (сведений). Мы должны исходить из того, что не столько важны документы, сколько сведения, которые в них содержатся. Мы должны стремиться к упрощению документооборота, устранить избыточные или дублирующиеся сведения. По результатам этой работы могут появиться новые формы кадровых документов, которые будет легче перевести в электронный формат. Или, напротив, мы придем к выводу, что отдельные кадровые документы обязательно вести на бумажных носителях, специальных бланках и подписывать «живой» подписью. Перечень таких документов должен быть исчерпывающим и утвержден правовым актом.
Легализация электронного кадрового документооборота, внесение поправок в законодательство. Стороны трудовых отношений должны быть уверены, что они законно ведут кадровый учет в электронном виде и заверяют документы электронной цифровой подписью. Для этого необходимо закрепить право работодателя вести кадровые документы в электронной форме с соблюдением определенных условий. Например, право использовать электронную цифровую подпись утвердить локальным правовым актом и обязательно ознакомить с ним работников. Кроме того, выполнять требования информационной безопасности, обеспечивать целостность электронных документов и их юридическую значимость. Перечень кадровых документов, которые невозможно вести исключительно в электронной форме, целесообразно утвердить отдельным правовым актом.
Создание личного кабинета работодателя в Системе обмена электронными документами. Роструд планирует снизить затраты работодателя на организацию электронного взаимодействия с ГИТ. Для этого нужно перейти от «пересылки конкретных документов» к возможности «регулярного мониторинга большого объема данных в интерактивном режиме». Работодатель будет систематически «подгружать» электронные документы, связанные с работой, в АСУ КНД, через свой личный кабинет. В результате с применением риск-ориентированного подхода и инструментов самоконтроля традиционные плановые проверки станут регулярным мониторингом нарушений.

Намеченные Рострудом направления работы позволят и в дальнейшем модернизировать контрольно-надзорную деятельность, сделать ее более эффективной и одновременно более понятной, прозрачной для работодателей. Она будет отвечать современным тенденциям и запросам общества. Уровень применяемых инструментов и технологий в контрольно-надзорной деятельности должен соответствовать высокому уровню технологического развития, как это и предусмотрено программой «цифровой экономики».

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы.
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
Это займет всего 2 минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
и скачать все файлы
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить преимущества!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.