Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам

821
Замдиректора — неоднозначная должность, поскольку за красивым названием может скрываться как второе лицо компании, так и обычный завхоз. Прояснит ситуацию должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам.

Когда бизнес активно развивается, а штат компании растет в геометрической прогрессии вместе с объемом повседневных задач, даже самый квалифицированный и опытный руководитель рискует не справиться с нагрузкой. Для эффективного управления и оперативного решения хозяйственных вопросов вводится дополнительная руководящая должность — заместитель генерального директора по общим вопросам, обязанности которого прописываются в должностной инструкции и других внутренних документах. Наличие одного или нескольких заместителей, решающих рутинные управленческие вопросы, позволяет «разгрузить» плотное расписание руководителя компании.

Должностные обязанности заместителя директора по общим вопросам

Что входит в зону ответственности замдиректора по общим вопросам? Сложно сказать однозначно, ведь каждое производство имеет свою специфику. Обычно менеджер такого профиля занимается организацией хозяйственного обслуживания производственных и административных отделов:

  • принимает участие в разработке должностных инструкций, локальных санитарных норм, проектов, планов и смет по ремонту основных фондов компании;
  • занимается аудитом административно-хозяйственных расходов;
  • организует прием и размещение делегаций или командированных работников;
  • руководит работами по оформлению и озеленению территории предприятия;
  • контролирует качество работы материально ответственных сотрудников и складского хозяйства, следит за соблюдением правил охраны труда и пожарной безопасности;
  • составляет отчеты и служебные записки по основным хозяйственным вопросам;
  • координирует работу подотчетных подразделений;
  • участвует в аттестации рабочих мест и заседаниях технических комиссий;
  • контролирует сроки и условия заключения финансовых и хозяйственных договоров с поставщиками сырья и заказчиками продукции.

Скачать документы по теме:

Приведенный выше перечень функций — приблизительный. Объем полномочий и обязанностей замдиректора определяется с учетом целого ряда факторов: производственного профиля и организационной структуры предприятия, общего количества сотрудников и т.д. Все характеристики должности, вплоть до порядка назначения и требований к опыту практической работы, прописываются в должностной инструкции.

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам-2018

Должностная инструкция — полезный, но не обязательный документ. Соответственно, оштрафовать компанию за ее отсутствие нельзя (за исключением государственных органов, которые должны разрабатывать отдельные инструкции для всех без исключения должностей в штатном расписании). Подтверждением тому служит письмо Роструда №3042-6-0 от 9.08.2007г. Юридический статус должностных инструкций все еще остается предметом обсуждений и споров, а законодательно закрепленных стандартов составления документов такого рода попросту не существует. Поэтому каждый работодатель вправе оформлять их на свое усмотрение (подробности — в статье «Как оформить должностную инструкцию»). О правильных и неправильных наименованиях должностей читайте в статье «Специалист по счастью и PR-менеджер. Как нельзя называть должности».

Работая над проектом инструкции, целесообразно ориентироваться на общепринятый шаблон, состоящий из пяти разделов и часто применяемый как бюджетными учреждениями, так и коммерческими организациями.

Справка

Документ разбит на следующие тематические блоки:

  1. общие положения;
  2. должностные обязанности;
  3. права;
  4. ответственность;
  5. порядок пересмотра инструкции.

Первый раздел отражает основные требования к претенденту на должность (квалификационный уровень, стаж работы, необходимые знания и навыки). Здесь же вкратце прописываются правила, по которым назначается и увольняется заместитель или директор по общим вопросам: должностная инструкция не должна противоречить нормам трудового законодательства, поэтому вносить в нее дискриминационные требования и схемы назначения нельзя. В качестве примера можно использовать раздел «Общие положения» инструкции, разработанной для замдиректора атомной станции по общим вопросам:

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам

«Должностные обязанности» — наиболее содержательный и подробный раздел, в котором трудовая функция замдиректора по общим вопросам буквально раскладывается по полочкам. Разные виды обязанностей можно оформить одни обширным перечнем или разбить на блоки, объединив функционально связанные задачи в группы:

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам

Раздел «Права» закрепляет за сотрудником определенные полномочия. Чем подробнее они прописаны, тем ниже риск трений с подчиненными и непосредственным руководителем (генеральным директором). В случае конфликта легко можно будет выяснить, действовал замдиректора в пределах своей компетенции либо же превысил полномочия. Меры, предусмотренные за ненадлежащее исполнения должностных обязанностей и причинение материального ущерба, отражаются в разделе «Ответственность»:

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам

Последний раздел посвящен порядку пересмотра должностной инструкции. Согласно действующим правилам, к пересмотру и дополнению прибегают по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. На практике этот срок нередко сокращается до двух-трех лет, так как обязанности руководящего состава часто меняются.

Механизм внесения изменений определяется формой должностной инструкции. Если она разрабатывалась как приложение к трудовому договору, придется заключить с работником дополнительное соглашение. Если должностная инструкция оформлена как отдельный документ, достаточно издать приказ о внесении изменений. 

Приказ об утверждении изменений к должностной инструкции

Должностные инструкции и профстандарты

Прорабатывая содержание должностных инструкций, работодатели руководствуются нормативными документами разного порядка — от тарифно-квалификационных справочников до отраслевых и локальных положений, соглашений, договоров. Начиная с 2016 года, к этому списку добавились еще и профстандарты — сводные характеристики квалификаций, необходимых работникам для осуществления определенных видов профессиональной деятельности.

Для некоторых организаций (в частности, бюджетных) переход на профстандарты лишь вопрос времени, поскольку внедрение новых квалификационных требований проходит в обязательном порядке. В случае с коммерческими предприятиями профстандарты носят рекомендательный характер (за редкими исключениями, касающимися должностей, для которых данная норма прямо предусмотрена законом).

В настоящее время отдельного профстандарта заместителя директора по общим вопросам не существует, и вряд ли он появится в обозримом будущем. Деятельность замдиректора во многом схожа с работой, выполняемой руководителем компании, но с другим объемом полномочий и с упором на управление отдельными хозяйственными процессами. Поэтому при составлении должностной инструкции заместителя директора можно в определенной мере руководствоваться профстандартами:

  • специалиста в области закупок (№558);
  • специалиста по техконтролю качества продукции (№31);
  • специалиста по управлению персоналом (№559) и т.д.

Подготовленные экспертами материалы «Когда применять ЕТКС, а когда профстандарт. Шесть спорных ситуаций» и «Как подготовиться к переходу на профстандарты» помогут разобраться в новых квалификационных требованиях, соотнести обобщенные трудовые функции с конкретными должностями и создать рабочую группу по внедрению профессиональных стандартов на предприятии.

Порядок разработки и утверждения должностных инструкций

Чтобы запустить процесс разработки должностных инструкция для сотрудников предприятия, руководитель издает соответствующее распоряжение. Распорядительный документ составляется в свободной форме. Если возникла потребность в разработке нескольких должностных инструкций, можно издать один приказ, перечислив наименования разрабатываемых документов списком. Отдельными пунктами приказа указываются ФИО и должности сотрудников, уполномоченных заниматься разработкой.

Оформлением должностных инструкций обычно занимается начальник кадровой службы, он же оказывает методическую помощь другим специалистам, привлекаемым к разработке. Именно кадровик, как правило, лучше всех осведомлен в вопросах квалификационных характеристик, устанавливаемых профстандартами и ЕТКС, и хорошо понимает принципы оформления кадровых документов. Но формирование списков обязанностей и полномочий замдиректора лучше поручить руководителю компании.

Еще на этапе разработки следует определиться, будет ли инструкция отдельным документом или частью трудового договора. Прикрепленная к трудовому договору инструкция пишется под конкретного сотрудника, в случае увольнения которого придется составлять ее заново. Утвердить готовый документ можно отдельным приказом либо грифом «Утверждаю», проставленным на первой странице, под реквизитами компании:

Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам

Приказ должен содержать наименование должности, для которой утверждается инструкция (в соответствии со штатным расписанием), а также дату ее утверждения и реквизиты работодателя. Правильно оформлять и регистрировать любые приказы, распоряжения и выписки помогут практические рекомендации экспертов (см. статьи «Хитрости, которые упростят вам работу с кадровыми документами», «Как без ошибок составлять кадровые документы в любой ситуации» и «Как организовать документооборот в кадровой службе»).

Утверждение должностной инструкции (образец оформления приказа)

Не забудьте выдать один экземпляр инструкции сотруднику, для которого она разработана, под роспись. Подробнее о процедуре ознакомления с внутренней нормативной документацией читайте в заметке «С какими локальными актами нужно ознакомить сотрудника при приеме на работу».

Читайте подробнее в свежем номере журнала
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2018 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта
      возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных
      технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ
      № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Мы еще не знакомы? Давайте это исправим

      Пользователи, которые регистрируются на нашем сайте получают ряд преимуществ:

      • Читают статьи с закрытыми материалами
      • Первыми узнают последние кадровые новости
      • Пользуются специальными сервисами

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить преимущества!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль