Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Печать в трудовой книжке

  • 28 марта 2019
  • 10312

Работа с кадровыми документами почти всегда предполагает заверку, в том числе — с помощью штампов, используемых организацией. Узнайте, как правильно заверить записи в самом главном документе работника. Рассказывают эксперты!

Нужна ли печать в трудовой книжке? 

Печать — один из основных реквизитов, используемых организациями для заверения контрактов, приказов, договоров и других важных документов.

Как понять, нужна ли печать в трудовую книжку? Очень просто: если компания имеет собственную печать, наличие которой отражено в уставе, однозначно применяйте ее для подтверждения подлинности записей в трудовой книжке. Это не условная традиция, как в случае с трудовыми договорами, для заверки которых достаточно подписей сторон, а прямое законодательное требование. 

Не ставить штампы в трудовые книжки могут только работодатели, в принципе не использующие печать и не имеющие ее в своем распоряжении. Это право акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью получили несколько лет назад, после вступления в силу закона №82-ФЗ от 6.04.2015.

Теперь коммерческие компании могут самостоятельно решать, нужен им этот реквизит или нет, закрепляя соответствующую норму уставом (ст. 2 закона №14-ФЗ от 8.02.1998, ст. 2 закона №208-ФЗ от 26.12.1995). В то же время образовательные, научные, государственные унитарные и муниципальные предприятия должны обзаводиться печатью и применять ее в обязательном порядке. 

Трудовая без печати от прошлого работодателя

Что делать, если соискатель предъявляет трудовую книжку, оформленную другим работодателем, без штампа на титульном листе? Это еще не повод признавать документ недействительным или отказывать работнику в трудоустройстве. Но лучше перестраховаться и запросить справку с прежнего места работы, подтверждающую, что компания на законных основаниях не использует печать. Если выяснится, что оттиск не проставлен по ошибке, обратитесь к прежнему работодателю для исправления. Почему в таких случаях нельзя превышать полномочия и ставить печать нового работодателя, а также как быть, если организация, выдавшая трудовую, уже ликвидирована, расскажет эксперт «Системы Кадры». 

Место для печати: образец 

Печать в трудовой книжке: три вопроса из кадровой практики

Печать в трудовой книжке: три вопроса из кадровой практики

Когда ставится печать в трудовой книжке? 

Если организация разработала собственную печать и использует ее в работе, кадровик должен знать, где ставится печать в трудовой книжке и в каких случаях без нее не обойтись. 

Ситуация №1. Оформление дубликата или новой трудовой

Первый такой случай — оформление дубликата или новой трудовой книжки сотруднику, который потерял оригинал или впервые в жизни официально устраивается на работу. После заполнения титульного листа необходимо заверить все сведения о работнике, внесенные на основании паспорта, диплома и других документов, предоставленных в соответствии с требованиями статьи 65 ТК РФ. 

Кадровик должен:

  • заверить внесенные данные личной подписью;
  • ознакомить работника с информацией на титульном листе под подпись;
  • поставить печать организации в соответствующем поле. 

Оформить трудовую новому сотруднику нужно в течение недели со дня трудоустройства. На практике это обычно происходит на шестой день работы, поскольку закон обязывает работодателей заполнять трудовые книжки всем сотрудникам, проработавшим в организации свыше пяти дней. 

Читайте в журнале «Кадровое дело»:

Печать в трудовой книжке: три вопроса из кадровой практики

Ситуация №1. Увольнение 

Увольнение — еще одна ситуация, когда нужна печать в трудовой книжке. Прекращая трудовые отношения с владельцем документа, кадровая служба оттиском заверяет все записи, внесенные за период его работы в компании. Отдельно ставить штамп на каждой записи — о приеме на работу, переводах, повышении квалификации — не нужно. Печать в трудовой книжке при увольнении ставится лишь на записи о прекращении договора, закрывающей блок сведений о текущем периоде работы, а если за это время сотрудник награждался почетными званиями, грамотами, премиями и другими наградами — то еще и в разделе «Сведения о награждении», как того требует пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №255 от 16.04.2004.

Конкретных указаний на то, где ставить печать в трудовой книжке при оформлении увольнения — по центру записи, снизу или сбоку — актуальные правила не содержат. Ориентируйтесь на общепринятые нормы делопроизводства и актуальные стандарты, старайтесь ставить оттиск таким образом, чтобы он не закрывал подпись сотрудника (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). При этом запись об увольнении и расшифровка подписи под ней должны легко читаться, равно как и текст на самом оттиске.

Если организация работает без печати, заверяйте записи в трудовой книжке только подписями ее владельца и сотрудника кадровой службы, заполнившего документ. Именно такой порядок предусмотрен п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003, и приказом Минтруда №589н от 31.10.2016.

Прежде чем поставить печать в документ, сделайте пробный оттиск на листе бумаги и убедитесь, что все его элементы легко различимы. 

Читайте в «Системе Кадры»:

Печать в трудовой книжке: три вопроса из кадровой практики

Какая печать должна стоять в трудовой книжке? 

Работодатель вправе иметь не только основную печать, но и дополнительные, например, для ключевых департаментов или для работы с определенными видами документов.

Основной штамп всегда имеет круглую форму и содержит общие сведения о компании: наименование в соответствии с уставом, товарный знак, эмблему и другие элементы (см. Методические рекомендации Росархива, ВНИИДАД по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 от 1.07.2003).

Дополнительные виды оттисков, используемые в отдельных структурных подразделениях или узкоспециализированных направлениях делопроизводства, обычно маркируются поясняющими надписями («для копий», «для кадровых документов» и т. д.).

Какую печать ставить в трудовой книжке, основную или дополнительную? Если в распоряжении кадровой службы есть собственная печать круглой формы с указанием полного наименования и местонахождения работодателя, используйте ее (ст. 2 закона №14-ФЗ, ст. 2 закона №161-ФЗ от 14.11.2002). Но сначала убедитесь, что все необходимые элементы присутствуют, а надписи сделаны на русском языке — в этом случае у ГИТ не будет никаких претензий к оформлению (см. письма Роструда №1450-6-1 от 22.12.2012 и №ПГ/13282-6-1 от 20.01.2014). Если хотя бы одного обязательного реквизита в дополнительном штампе не хватает, используйте основную печать организации. 

Внимание! Право структурного подразделения на использование отдельной печати с собственным наименованием следует отразить в локальном нормативном акте!

Закрепите порядок заверки трудовых книжек и других важных кадровых документов локальными нормами, которые не должны противоречить законодательным требованиям.

Укажите, чья подпись должна быть на трудовых книжках персонала — начальника отдела кадров или генерального директора компании. В первом случае ставится печать кадровой службы, во втором — основная. 

Вывод

Круглая печать, основная или специализированная, ставится в трудовых книжках только в определенных случаях: если работник увольняется или получает новый документ. Коммерческие предприятия вправе вообще отказаться от ее применения и заверять документы исключительно подписями ответственных сотрудников.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт или зарегистрируйтесь.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Извините, что прервали. Как дочитать без ограничений?

«Кадровое дело» - авторитетный и профессиональный сайт по кадровым вопросам. С нами более 1 миллиона подписчиков.

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети, чтобы продолжить чтение. После регистрации вы сможете:

  • Читать закрытые статьи экспертов для кадровых и HR-специалистов;
  • Первыми узнавать горячие кадровые новости;
  • Воспользоваться уникальными сервисами: расчетчиками стажа, отпуска, производственными календарями и т.п.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок