Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Положение об отделе

  • 12 января 2018
  • 2882

Каждый отдел решает свои задачи. Чтобы все подразделения компании работали слаженно, утвердите положение об отделе — удобный регламент, закрепляющий функции структурной единицы и порядок взаимодействия с другими службами.

Положение об отделе — локальный организационно-распорядительный документ, нередко применяемый в крупных компаниях с самостоятельными структурными подразделениями. Разработка нормативного положения для каждого отдела позволяет регламентировать его повседневную деятельность, определить основные задачи, очертить внутреннюю структуру и распределить зоны ответственности. Такой документ можно составить для каждой службы или лаборатории, для отдельных цехов, участков и бюро.

В то же время предприятия малого бизнеса с простой организационной структурой и ограниченным количеством сотрудников обычно не нуждаются в нормативных актах такого рода. Если нет деления на самостоятельные структурные единицы (отделы, службы), то и положения, регламентирующие их правовой статус и устанавливающие порядок взаимодействия с другими подразделениями, не нужны. Подробнее о нормах трудового законодательства, разработанных специально для небольших организаций, читайте в статьях «Изменения-2017. Какие правила для микропредприятий пригодятся остальным компаниям» и «Проверки: могут ли проверить малое предприятие по жалобе сотрудника?».

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Узнать подробности

Скачайте документы по теме

Положение об отделе: структура и содержание

Чтобы грамотно составить в 2018 году положение об отделе кадров, бухгалтерии или любом другом структурном подразделении предприятия, рекомендуем воспользоваться удобным шаблоном.

Справка

Типовое положение об отделе содержит следующие разделы:

  1. общие положения;
  2. структура;
  3. основные задачи (миссии);
  4. функции;
  5. права и обязанности;
  6. ответственность;
  7. взаимоотношения с другими подразделениями.

В разделе «Общие положения» указывается полное наименование отдела и реквизиты документа, на основании которого он создан, а также прописывается порядок подчинения. Рядовые сотрудники подчиняются начальнику отдела, а тот, в свою очередь, подотчетен директору предприятия. Более подробно структура подразделения «раскладывается по полочкам» во втором разделе документа: выделяются категории персонала, определяется его численность.

Очень важен раздел «Задачи», задающий вектор деятельности отдела. Работодатель сам решает, насколько подробными должны быть формулировки. Обычно речь идет лишь о ключевых направлениях деятельности. Например, если рассматривать образец положения об отделе кадров (кадровой службе), в перечень задач стоит включить подбор и воспитание кадров, обеспечение работникам прав и гарантий в соответствии с актуальным трудовым законодательством и локальными нормами, ведение кадрового учета и т.д.

Положение об отделе

Описание функций, выполняемых структурным подразделением, можно объединить с «Задачами» или вынести в отдельный раздел. Каждый вид деятельности прописывается отдельным пунктом. Содержание раздела «Функции» определяется спецификой работы конкретного отдела. Например, в обязанности отдела кадров входит:

  • разработка кадровой политики;
  • формирование штатного расписания;
  • подбор кадров и адаптация новых сотрудников;
  • участие в квотировании рабочих мест для лиц, испытывающих проблемы с трудоустройством и инвалидов;
  • документальное оформление кадровых процедур;
  • взаимодействие со службой занятости;
  • учет личного состава и подготовка отчетности для надзорных органов;
  • обработка листков нетрудоспособности;
  • выдача выписок и справок;
  • подготовка кадровых документов к передаче в архив;
  • анализ текучести кадров и т.д.

Некоторые виды работ возлагаются исключительно на кадровую службу, другие — выполняются совместно с другими подразделениями. Если несколько разных отделов совместно выполняют какую-либо функцию, об этом стоит упомянуть в «Положении»:

Положение об отделе

Права, которыми подразделение должно обладать для эффективного выполнения поставленных задач, также перечисляются в документе. Так закладывается фундамент для плодотворного взаимодействия отделов, служб и отдельных сотрудников, уполномоченных:

  • запрашивать у должностных лиц компании и сторонних организаций сведения о сотрудниках (в том числе персонального характера);
  • обрабатывать документы, представленные работниками при трудоустройстве, выходе с больничного и в других предусмотренных законом случаях;
  • давать разъяснения и рекомендации, вести официальную переписку;
  • визировать проекты документов;
  • представлять интересы компании в органах государственной и муниципальной власти;
  • участвовать в судебных заседаниях от имени работодателя и т.д.

Разделы «Обязанности» и «Функции» часто объединяют. Тем не менее, практикующие кадровики и юристы советуют вынести перечень обязанностей в отдельный раздел. И они правы, поскольку в блоке «Функции» конкретизируются виды выполняемых структурным подразделением работ, а в блоке «Обязанности» прописываются лишь общие требования к результатам деятельности отдела. Так будет выглядеть примерный перечень обязанностей, возложенных на кадровую службу крупного предприятия:

Положение об отделе

Раздел, описывающий связи между структурными подразделениями предприятия, крайне важен. Здесь нужно избегать общих формулировок и размытых фраз, чтобы сотрудники действовали по четкому алгоритму и понимали, как строить деловые взаимоотношения с представителями других отделов.

Так, кадровая служба в своей повседневной работе взаимодействует с бухгалтерией, юридическим и экономическим отделами, а также со всеми производственными цехами и службами предприятия (запрашивает сведения об отдельных сотрудниках, оформляет больничные листы и приказы по личному составу, составляет графики отпусков). Чем теснее взаимодействие между подразделениями, тем больше пунктов вносится в документ:

Положение об отделе

О процедуре объединения нескольких разрозненных подразделений в одну структурную единицу читайте в статье «Как оформить объединение отделов», подробно освещающей все нюансы непростого процесса — от оформления приказов до заполнения трудовых книжек сотрудников, сменивших отдел.

Составляя положение об отделе, не забудьте прописать ответственность сотрудников (дисциплинарную, административную и т.д.) за качество и своевременность решения рабочих задач. Как правило, ответственным за результаты профессиональной деятельности всего подразделения назначается его руководитель. Положение об отделе Рядовые же сотрудники несут ответственность в пределах, установленных должностными инструкциями.

Советуем ознакомиться со статьями «Должностная инструкция: условия, которые нужно вписать всем работникам» и «Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов». Пример оформления раздела «Ответственность» и готовое положение об отделе кадров (образец) есть в нашей базе кадровых документов.

Важно: убедитесь, что начальник отдела ознакомился с «Положением» под роспись и тем самым принял на себя ответственность, предусмотренную документом.

Как разработать и утвердить положение об отделе

Разработка положения об отделе, как и других локальных нормативных актов организации (ЛНА), начинается с постановки задачи. Руководство организации устанавливает сроки разработки и назначает должностных лиц, ответственных за подготовку проекта. Не стоит отдавать распоряжение исключительно в устной форме, лучше издать письменный приказ.

В приказе прописывается состав рабочей группы с указанием конкретных фамилий и должностей, а также указывается дата завершения работ над проектом документа. Ознакомьте с приказом под роспись всех сотрудников, которые в нем упоминаются.

Готовый проект необходимо согласовать с профсоюзом. Если на предприятии создана организация, представляющая интересы работников, ее мнение приходится учитывать при составлении правил внутреннего трудового распорядка (ст.190 ТК РФ), положения о премировании или оплате труда (ст.135 ТК РФ) и всех ЛНА, определяющих порядок компенсации отпускных расходов на проезд к месту отдыха и обратно для работников Крайнего Севера и приравненных к нему местностей (ст.325 ТК РФ).

Но практика показывает, что с любыми ЛНА, имеющими отношение к регулированию трудовых отношений, стоит ознакомить представителей профсоюза. Обсудив все спорные моменты «на берегу», вы сможете в дальнейшем избежать разногласий. Общий порядок согласования закреплен ст.372 ТК РФ. В помощь кадровику — статья-руководство «Как учесть мнение профсоюза»: вы узнаете, как оформляется мотивированное мнение профсоюзного комитета, что делать, если проект документа требует пересмотра, и в каком порядке происходит обжалование ЛНА в трудовой инспекции.

Приказ об утверждении положения об отделе

Последний этап — утверждение «Положения» руководителем организации (разумеется, при отсутствии возражений по предложенному проекту). Если содержание или оформление документа не устраивает руководство компании, он отправляется на доработку.

Утвердить локальный нормативный акт можно двумя способами: издать отдельный приказ или проставить гриф «Утверждаю» на самом документе. Работодатель, выбравший первый способ, составляет приказ об утверждении положения об отделе в свободной форме. В качестве шаблона можно использовать образец приказа об утверждении правил внутреннего трудового распорядка или любого другого нормативного акта:

Положение о защите персональных данных работников 2017: образец скачать

Не забудьте отразить в приказе реквизиты работодателя, полное наименование утверждаемого документа, а также фамилии и должности сотрудников, ответственных за ознакомление с ним персонала (детали — в заметке «Как ознакомить сотрудника с локальным актом»). Если компания одновременно разрабатывает несколько положений для разных структурных подразделений, все их можно утвердить одним приказом.

Второй способ считается менее хлопотным. На титульном листе «Положения», в верхнем правом уголке, проставляется гриф «Утверждаю». Штамп заверяется подписью руководителя организации (с расшифровкой и датой).

Положение об отделе

Изменения и поправки в локальные нормативные акты вносятся по мере необходимости. Если в дальнейшем возникнет потребность в пересмотре положения, воспользуйтесь рекомендациями экспертов (см. статьи «Как разработать и утвердить локальные акты в организации», «За сколько времени нужно уведомить о поправках в локальном акте и другие кадровые вопросы»).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Вы читали:
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!
Зарегистрируйтесь и вам также будут доступны статьи

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.
У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок