text
Сегодня "Кадровое дело" всего за 10 990 руб.! | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников таблица Excel

  • 26 декабря 2017
  • 4507

Таблица Excel для учета рабочего времени сотрудников позволяет автоматизировать подсчет количества отработанных каждым сотрудником рабочих часов, упростить эту процедуру и значительно сократить временные затраты.

Каким способом можно организовать учет рабочего времени сотрудников таблица Excel

Учет рабочего времени — процедура, регламентированная статьей 100 ТК РФ. Чтобы строго учитывать, сколько времени отработал каждый сотрудник, организация ведет специальный документ — табель. В зависимости от специфических особенностей производственной деятельности, предприятие вправе самостоятельно выбрать наиболее удобный способ организации труда и, соответственно, учета рабочего времени. Таких способов всего два:

  • поденный — применяется если организация работает по пяти- или шестидневной рабочей неделе;
  • суммированный — используется в тех случаях, когда нет возможности соблюдать установленную законом ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, которая составляет 8 и 40 часов соответственно.

Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников таблица Excel

Скачайте документы по теме:

Независимо от способа, процесс подсчета фактически отработанного каждым сотрудником времени может быть автоматизирован. Так, многими предприятиями для автоматизации учета рабочего времени сотрудников применяются электронные таблицы Excel. Но, чтобы учесть все нюансы при составлении и заполнения табеля, нужно знать, чем отличаются поденный и суммированный способы.

Поденный и суммированный учет рабочего времени сотрудников таблица Excel

При поденном учете работа организована в одну смену. Все сотрудники должны приходить на работу и уходить с нее, как правило, одновременно, отработав при пятидневной неделе 8 часов.

Суммированный учет ведется, как правило, при посменной работе, когда ежедневная продолжительность рабочей неделе может отличаться от установленной нормы 40 часов. Но при таком способе устанавливается определенный учетный период, например квартал, полгода или год. К концу этого периода все переработки каждого из сотрудников должны быть компенсированы недоработками, и наоборот. Таким образом, среднее значение отработанного сотрудником рабочего времени все равно должно составить 40 часов в неделю. Табель учета рабочего времени в Excel поможет проконтролировать, чтобы это условие строго соблюдалось.

Обратите внимание! В отношении тех сотрудников, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями труда, максимальная продолжительность учетного периода составляет три месяца. Увеличение продолжительности учетного периода может быть осуществлено только на основании коллективного договора и межотраслевого соглашения.

При заполнении табеля учета рабочего времени в Excel при суммированном способе учета также следует учитывать, что суммарная норма рабочего времени может различаться для разных категорий работников. Так, если в общем случае ежедневная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов, для тех сотрудников, которым еще не исполнилось 16 лет, она не может превышать 24 часа. И, если для сотрудника установлен режим неполного рабочего времени, норматив продолжительности уменьшается в соответствующей пропорции. То, каким способом будет вестись учет, должно быть оговорено в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, при суммированном учете рабочего времени сотрудников таблица Excel могут применяться особые правила, ограничивающие допустимую продолжительность рабочего времени. Такие правила устанавливаются отраслевыми соглашениями. Так, например, отраслевым соглашением (пункт 4.2) в отношении работников нефтегазовой отрасли установлена максимальная продолжительность смены 12 часов в сутки, в том числе и для тех из них, кто работает вахтовым методом.

Справка

Лимит для водителей транспортных средств

Для водителей транспортных средств такой лимит равен 10 часов в сутки. Это правило установлено Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15. В отдельных исключительных ситуациях продолжительность рабочего времени может быть повышена до 12 часов. Для водителей, по общему правилу, максимальная продолжительность учетного периода составляет один месяц. Но и здесь есть исключения, когда учетный период может увеличиваться до трех месяцев. Но это необходимо согласовать с профсоюзом организации (п.8 Приказа Минтранса).

В том случае, если на предприятии решено вести суммированный учет рабочего времени сотрудников таблица Excel или в ручном режиме, это решение должно быть оформлено приказом. Он может быть составлен в произвольной форме. Порядок и вид учета может быть также регламентировано локальным нормативным актом работодателя — Положением о суммированном учете рабочего времени.

Если до этого на предприятии использовался поденный способ учета, с работниками необходимо будет заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам.

По какой форме ведется табель учета рабочего времени в Excel

Для учета рабочего времени в коммерческих организациях используются типовые формы, разработанные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В том случае, когда для учет рабочего времени сотрудников используется таблица Excel, применяется унифицированная форма № Т-13, ее образец представлен ниже.

Таблица учета рабочего времени сотрудников, скачать Excel можно здесь.

Обратите внимание! Предприятие может, при необходимости, самостоятельно разработать и утвердить бланк табеля рабочего времени упрощенный Excel с учетом своей производственной специфики. Это целесообразно, например, для тех случаев, когда в качестве буквенных обозначений используется ограниченное количество кодов.

Табель учета рабочего времени в Excel, разработанный по форме № Т-13, содержит колонки, в которых отражается следующая информация:

  • порядковый номер;
  • фамилия сотрудника, его инициалы и занимаемая им должность;
  • табельный номер, присваиваемый работнику при приеме на работу;
  • отметки о явках и неявках на работу по каждому календарному дню в соответствии с установленными буквенными кодами;
  • количество рабочих часов, отработанных в первой и второй половине месяца и итоговая сумма за весь календарный месяц;
  • количество дней отсутствия на рабочем месте с указанием кода причины и количества рабочих часов;
  • количество выходных и нерабочих праздничных дней в текущем месяце;
  • данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат;
  • код оплаты;
  • корреспондирующий счет в соответствии с количеством отработанных часов и видом кодировки отсутствия на рабочем месте.

Учет рабочего времени сотрудников таблица Excel позволяет осуществлять все необходимые расчеты в автоматическом режиме, при этом нужно выбрать, какие именно сведения будут отражаться в этом документе. В табеле можно вести учет одним из двух способов:

регистрировать в табеле только те случаи, когда сотрудник по какой-то причине рабочем месте не появился или отсутствовал непродолжительное время;
осуществлять сплошной учет и регистрировать в табеле учета рабочего времени в Excel ежедневно факты явки и неявки на рабочее место.

Кто ведет табель учета рабочего времени в Excel

Согласно ст. 91 ТК РФ, именно работодатель должен организовать и вести учет фактически отработанного каждым сотрудником рабочего времени. Эта обязанность делегируется работодателем назначенному им ответственному лицу согласно приказу. Эту обязанность также необходимо оговорить в должностной инструкции сотрудника или его трудовом договоре. Эта функция может также быть включена в Положение о структурном подразделении, поскольку целесообразно, чтобы на крупном предприятии учет велся отдельно, по каждому такому подразделению.

На предприятии в небольшой штатной численностью учет рабочего времени сотрудников в таблице Excel может вести представитель кадровой службы или бухгалтерии, а также секретарь руководителя.

В любом случае, доступ к табелю учета рабочего времени в Excel должен быть санкционированным и ограниченным. 

Можно ли вести учет рабочего времени сотрудников таблица Excel без оформления на бумаге

Табель учета рабочего времени в Excel относится к документам первичного бухгалтерского учета, на основании которого производится расчет заработной платы сотрудников. Документы первичного учета допускается оформлять как в бумажном, так и в электронном виде.

Обратите внимание! Если предприятие переходит на ведение учетных документов в электронных цифровых форматах, это, согласно ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, должно быть оговорено  в акте об учетной политике организации.

Табель учета рабочего времени в Excel должен быть заверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он может быть признан эквивалентным документу, оформленному на бумажном носителе и подписанном собственноручно. Только в исключительных случаях, когда это специально оговаривается  федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами, этот вид документов ведется на бумажных носителях. Обязанностью предприятия в таких случаях является изготовление копий бумажных табелей учета рабочего времени в тех случаях, когда документы при проверке могут затребовать государственные органы.

Справка

Электронный табель учета рабочего времени может быть подписан наделенным на это должностным лицом:

  1. простой электронной подписью;
  2. усиленной неквалифицированной электронной подписью;
  3. усиленной квалифицированной электронной подписью.

Поэтому, для ведения табеля учета рабочего времени в Excel руководителю структурного подразделения и сотруднику кадровой службы нужно будет оформить электронную квалифицированную подпись.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок