Отчет о пенсионном стаже сотрудников сдают в ПФР по итогам года. Иногда отчитаться нужно в течение года. Расскажем о ключевых правилах подготовки и сдачи формы СЗВ-СТАЖ. В статье вы найдете унифицированные бланки и готовые образцы их заполнения.
Скачайте актуальные документы по теме:
Когда сдают форму СЗВ-СТАЖ: сроки сдачи
Отчет о страховом стаже сотрудников в ПФР сдают по итогам прошедшего года. Установленный срок сдачи — не позднее первого марта, следующего за отчетным годом (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-Ф3). Например, за 2018 год нужно отчитаться до первого марта 2019 года.
Существуют случаи, когда сдается СЗВ-СТАЖ в течение отчетного года (п. 2, 3, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-Ф3):
|
Случаи, при которых нужно сдать отчет в течение года |
Сроки |
|
Сотрудник выходит на пенсию |
Три календарных дня с момента подачи сотрудником заявления о представлении индивидуальных сведений. |
|
Организация ликвидируется в течение одного года |
Один месяц с той даты, когда утвержден промежуточный ликвидационный баланс |
|
Происходит реорганизация |
СЗВ-СТАЖ сроки установлены один месяц с той даты, когда утвержден передаточный акт. Крайним сроком считают день, когда в ИФНС были поданы документы для государственной регистрации реорганизации. В случае проведения реорганизации в форме присоединения к другому юридическому лицу присоединяющаяся компания должна направить сведения в ПФР не позднее даты подачи в ИФНС документов для проведения государственной регистрации реорганизации |
|
У страхователя-работодателя прекратился статус адвоката или возложенные полномочия нотариуса, занимающегося частной практикой |
Отчет подают одновременно с заявлением о снятии с регистрационного учета в качестве страхователя |
Отчет СЗВ-СТАЖ: кто сдает и когда
Сведения подают в ПФР все организации и предприниматели, выплачивающие вознаграждение физическим лицам по:
- трудовым договорам;
- гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;
- лицензионным договорам;
- договорам авторского заказа.
Справка. Впервые сведения стали подавать за 2017 год до первого марта 2018 года.
СЗВ-СТАЖ: сроки сдачи по уволенным сотрудникам
Если сотрудники увольняются в течение года, при этом расторжение трудовых отношений не связано с их выходом на пенсию, досрочно сдавать отчет не нужно. В общем порядке сведения в ПФР подают не позднее первого марта следующего года. Копию сведений надо выдать сотруднику на руки при увольнении. При этом в выписку вносятся данные, касающиеся только этого работника.
При расторжении трудовых отношений в связи с выходом сотрудника на пенсию отчет СЗВ-СТАЖ сдают в территориальное отделение ПФР не позднее трех календарных дней с того момента, как сотрудником было написано заявление о предоставлении его индивидуальных сведений. При этом в отчете обязательно заполняют раздел 4, а при наличии договора с НПФ заполнению подлежит и раздел 5.
Отчет о периодах работы по форме СЗВ-СТАЖ
Как и куда сдать отчет формы СЗВ-СТАЖ
Как подавать сведения о застрахованных лицах зависит от численности сотрудников в компании. Если работающих 25 и более человек, сведения подают в электронном виде с ЭЦП. Если численность персонала 24 и менее человек, работодатель вправе самостоятельно определить, подавать ему отчет в электронном виде с ЭЦП или бумажном. Форма СЗВ-СТАЖ должна быть сдана в ПФР одновременно с формой ОДВ-1.
★ Читайте в «Системе Кадры»: ПФР разъяснил, как подтвердить, что электронный СЗВ-СТАЖ сдали вовремя
Сдавать оба отчета нужно в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по месту регистрации компании. Предприниматели сдают сведения в ПФР по месту жительства. При наличии в организации обособленных подразделений придется учитывать ряд особенностей. Если подразделения самостоятельно производят выплаты, имеют отдельный лицевой или расчетный счет, платят страховые взносы, сведения о страховом стаже застрахованных лиц они должны подавать в территориальное отделение ПФР по месту своего нахождения. Если заработную плату начисляют в головном офисе и там же производят отчисления страховых взносов, данные обо всех сотрудниках подразделения включают в отчет головной организации.
Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ для ПФР
Новая форма СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов:
- Сведений о страхователе.
- Об отчетном периоде.
- Сведений о периоде работы застрахованных лиц.
- Сведений о выплаченных (начисленных) страховых взносах на пенсионное страхование.
- Сведений об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.
При использовании бумажной формы ее заполняют от руки или на компьютере. Можно применять шариковую ручку любого цвета, кроме зеленого и красного, чернила. Документ заполняют печатными буквами без внесения правок, подчисток, исправлений. Страницы нумеруют в сквозном порядке: 00001 — первая страница, 00002 — вторая и так далее.
В шапку формы СЗВ-СТАЖ вносят:
- регистрационный номер в ПФР, его присваивают при регистрации в качестве страхователя, посмотреть можно в выписках ЕГРЮЛ, ЕГРИП, скачать на сайте ФНС;
- ИНН, состоящий их 10 знаков, в последних ячейках ставятся прочерки;
- КПП, он указан в свидетельстве о постановке на учет организации, предприниматели этот реквизит не заполняют.
★ Подробнее читайте в тематической статье: СЗВ-СТАЖ: образец заполнения
Кого вносить в отчет СЗВ-СТАЖ
В отчет вносят всех работающих сотрудников, за которых проводится отчисление страховых взносов. Часто возникает вопрос, нужно ли включать сведения о страховом стаже о декретницах, совместителях, учредителях, ответ на этот вопрос смотрите в таблице.
|
Ситуация |
Как поступать |
|
Сотрудница в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком |
Трудовой договор с декретницами продолжает действовать, их указывают в отчете |
|
В отчетном периоде зарплата не была начислена, например, по причине того, что работник находился в отпуске без содержания. |
Таких сотрудников указывают, так как трудовые договоры с ними продолжают действовать |
Примеры заполнения новой формы СЗВ-СТАЖ
Пример №1. Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет и в отпуске по уходу за ребенком до трех лет
Гражданка Иванова в 2018 году находилась в отпусках по уходу за детьми:
- до полутора лет — отпуск был до 1 марта 2018 года (включительно);
- до трех лет — со 2 марта 2018 года.
Пример №2. Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, затем вышла на работу
Гражданка Иванова до 15 октября 2018 года была в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. С 16 октября 2018 года она вышла на работу. Кадровик заполнил в разделе 3 две строки:
- одну — на период до выхода на работу, с кодом «ДЕТИ»;
- другую — за период работы после выхода из отпуска.
Пример №3. Сотрудник, имеющему право на досрочную пенсию
Гражданка Иванова трудится в должности врача на полную ставку.
- с 1 по 14 апреля она проходила курсы повышения квалификации с отрывом от выполнения основной работы;
- с 5 июня по 12 включительно болела.
Пример №4. Сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию
15 мая 2019 года гражданке Глебовой исполняется 56 лет. Она увольняется в связи с выходом на пенсию. 10 мая Глебова написала заявление о предоставлении на нее сведений в ПФР.
- в период с 10 по 22 февраля 2019 года Глебова была на больничном.
- с 1 по 5 марта 2019 года сотрудница находилась в административном отпуске.
Кадровик оформил отчет на Глебову, сведения передал в ПФР, один экземпляр отдал на руки Глебовой.
★ Эксперт «Системы Кадры» подробно расскажет о том, как передавать копии сведений СЗВ-СТАЖ сотрудникам. Из статьи вы узнаете о порядке подготовки и выдачи отчета об опасности предоставления сведений обо всех сотрудниках.
Что такое СЗВ-М: сроки его сдачи
С мая 2016 года ежемесячно в ПФР сдают отчет по форме СЗВ-М, стаж в этой форме не отражается. Форма новой отчетности относительно простая. Законодатели не представили инструкции по ее заполнению. Сведения подают о застрахованных лицах. Так, по мнению чиновников, можно отследить всех работающих пенсионеров. Все дело в том, что с 2016 года перестали проводить индексацию пенсий по старости тем, кто работает по трудовым, гражданско-правовым договорам.
Как только пенсионер перестает работать, ему проводят индексацию с учетом пропущенных периодов. Если несвоевременно подать сведения, работающим пенсионерам переплатят пенсию. В этом случае компания будет обязана возместить ущерб. Отчитаться по застрахованным лицам обязаны все работодатели: предприниматели, компании.
Сведения о застрахованных лицах формируют по шаблону, который утвержден ПФР в постановлении от 01.02.2016 № 83н. Сдавать отчет можно в электронном или бумажном виде. Если в штате менее 25 сотрудников, работодатель вправе самостоятельно выбрать способ подачи сведений.
Вывод
Отчет о страховом стаже сотрудников в ПФР сдают по итогам прошедшего года. Установленный срок сдачи — не позднее первого марта, следующего за отчетным годом. Если сотрудники увольняются в течение года, при этом расторжение трудовых отношений не связано с их выходом на пенсию, досрочно сдавать отчет не нужно. В общем порядке сведения в ПФР подают не позднее первого марта следующего года. Копию сведений можно выдать сотруднику на руки при увольнении.