Как оформить отчет по командировке

1348
Как составить отчет по командировке, какие правила заполнения необходимо учитывать в соответствии с новыми требованиями законодательства – об этом в материалах статьи.

Как составить авансовый отчет по командировке

Отчет по командировке составляет работник после приезда. В документе он описывает, какие виды работ были проделаны во время поездки, достигнута ли поставленная руководством цель. Кроме отчета о командировке по выполнению задания, необходимо представить:

  • авансовый отчет;
  • подтверждающие расходы документы в бухгалтерию.

Каждый документ в организации относится к соответствующей группе документооборота. Отчет по командировке входит в списочную группу командировочной документации. Проверка таких документов отнесена к компетенции налоговых органов. Поэтому бухгалтерия должна обратить особое внимание на правильность заполнения поданных документов.

положение о командировках

Скачайте документы по теме:

Вместе с командировочным удостоверением сотрудник получает соответствующее служебное задание, в котором присутствует графа для внесения информации о проделанных работах. Краткий отчет помогает пояснить выполнение поставленных целей командировки. Стоит учитывать, что до 2014 года составлять командировочное удостоверение и служебное задание было обязательно. Это условие закреплялось в нормативных документах.

Важно! С 8 января 2015 года оформление командировочного удостоверения и служебного задания проводится на усмотрение руководителя организации и бухгалтерии. А вот заполнять авансовый отчет с прилагаемыми документами для бухгалтерии – обязательная процедура, возложенная на сотрудника, вернувшегося из поездки.  

Памятка работнику на случай командировки

Памятка сотруднику на случай командировки

Авансовый отчет о командировке (образец)

Сотрудник обязан в течение трех рабочих дней подать авансовый отчет по командировке для бухгалтерии. К нему прикладываются документы, которые подтверждают все статьи расходов, а так же производственный характер командировки. 

Авансовый отчет необходимо составить в одном экземпляре. Заполнить документ от руки или на компьютере. В оформлении участие принимает сотрудник и бухгалтер компании (или учреждения).

Справка

Отчет о командировке (пример):

  1. на лицевой стороне указывают фамилию и инициалы командированного;
  2. вписывают профессию (или должность);
  3. назначение аванса;
  4. на оборотной стороне перечисляют все расходы, понесенные во время поездки, включают суточные);
  5. указывают реквизиты прилагаемых подтверждающих документов.

На основании такого отчета и приложенных к нему оправдательных расходы документов организация полностью возмещает специалисту командировочные расходы.

В коммерческих организациях применяется на выбор бланк отчета по командировке:

унифицированной формы авансового отчета (форма № АО-1), утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55;
самостоятельно разработанной формы, утвержденной руководителем (при одном условии, что в бланке содержатся необходимые реквизиты, которые предусмотрены частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 года под № 402-ФЗ).

Такой порядок содержится в части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 года под № 402-ФЗ, а так же подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 года под № ПГ/1487-6-1, информацией Минфина России от 4 декабря 2012 года под № ПЗ-10/2012.

В государственных и муниципальных учреждениях бланк отчета по командировке заполняют на унифицированной форме авансового отчета (ф. 0504505), методические указания по заполнению утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 года под № 52н.

Обратите внимание! В случае необходимости можно доработать унифицированную форму отчета, расширить или сузить соответствующие графы и строки, ввести дополнительные строки, подшить вкладные листы.

Внесенные изменения оформляют соответствующими организационно-распорядительными документами, к примеру, приказом руководителя. Стоит учитывать, что если авансовый отчет по командировке не будет соответствовать требованиям законодательства, произведенные выплаты по нему не признают командировочными расходами.

Авансовый отчет считается не соответствующим требованиям действующего законодательства РФ в следующих ситуациях:

  • при оформлении с нарушениями установленных требований;
  • при неверном оформлении необходимых приложений или их отсутствии.

Какой отчет о командировке подать в бухгалтерию

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию необходимо подать все документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки:

  • проездные билеты;
  • товарные чеки;
  • счета за проживание;
  • квитанции электронных терминалов (слипы);
  • чеки ККТ;
  • ксерокопии загранпаспорта с внесенными отметками о пересечении границы (если сотрудник был направлен в загранкомандировку) и т. д.

Подробнее об этом читайте в нашем материале.

Срок предоставления отчета о командировке (образец)

представить оформленные документы в бухгалтерию необходимо после возращения в течение трех рабочих дней;
такие сроки распространяется на внутренние и на зарубежные командировки;
при возвращении в выходной день или в праздник, срок в три дня отсчитывают с момента выхода на работу.

Отчет о командировке при досрочном возвращении (примеры):

Сотрудник может вернуться из командировки досрочно с согласия или по инициативе работодателя. В любом случае издают приказ об отзыве из командировки и ее окончании. Суточные расходы пересчитывают с учетом новых сроков командировки. По возвращению в бухгалтерию необходимо сдать авансовый отчет по командировке, все подтверждающие расходы документы. Делается это в общем порядке. Помимо основных затрат работодатель компенсирует стоимость обратного билета, если его купили, но так и не использовали, штрафы агентства за произведенный возврат билета.

Справка

Какая ответственность предусмотрена за несвоевременный отчет по командировке

Если сотрудник несвоевременно представил отчет по командировке, например, ушел в отпуск и только потом предъявил все документы, ответственность за это не предусмотрена. Несмотря на то, что согласно законодательству все документы должны быть поданы командированным сотрудником в течение трех рабочих дней с момента приезда, штрафы за нарушение кассовой дисциплины и ответственности не предусмотрены.

Как заполнить краткий отчет о выполнении задания в командировке (пример)

Краткий отчет о выполнении задания в командировке (пример) заполняют в специальной графе служебного задания. Несмотря на то, что с 8 января 2015 года составление служебного задания и командировочного удостоверения упразднено, при большом потоке командированных сотрудников рационально проводить составление всех отчетных документов. Это позволит документально подтвердить факт нахождения в соответствующие периоды в командировке и проконтролировать эффективность выполнения полученного задания.  

Какие документы нужно оформить сотруднику, который вернулся из командировки, читайте здесь.

Отчет о командировке (пример написания) предоставляется в течение трех рабочих дней. При использовании бланков свободной формы это закрепляют в учетной политике организации. Стандартный бланк отчета составляют по унифицированной форме №Т10-А. 

Форма № Т-10а. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Служебное задание

Отчет о командировке в свободной и унифицированной форме пример написания

Унифицированная форма Т10а:

  • в служебном задании четко прописывают основную цель командировки и дают сопутствующее задание;
  • после поездки работник заполняет отчет о проделанной работе.

В разделах служебного задания вписывают:

  • наименование организации;
  • порядковый номер документа и дату его составления;
  • ФИО направляемого в командировку;
  • табельный номер по личному делу;
  • номер отдела;
  • должность;
  • место поездки;
  • сроки командировки;
  • порядок финансирования расходов;
  • основание для поездки;
  • цель;
  • сопутствующее задание;
  • подпись руководителя подразделения и генерального директора.

Раздел, заполняемый сотрудником:

  • отчет о выполнении задания;,
  • подпись сотрудника.

Отчет о командировке: пример написания в свободной форме должен содержать соответствующие разделы, где сотрудник кратко опишет порядок выполнения порученного задания, причины, которые помешали ему, если задание выполнено частично. При заполнении документа не стоит ограничиваться словами: «выполнил» или «не выполнил». 

Читайте подробнее в свежем номере журнала
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...





      © 2011–2018 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта
      возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных
      технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Свидетельство о регистрации ПИ
      № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы.
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Пожалуйста, войдите на сайт

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Мы еще не знакомы? Давайте это исправим

      Пользователи, которые регистрируются на нашем сайте получают ряд преимуществ:

      • Читают статьи с закрытыми материалами
      • Первыми узнают последние кадровые новости
      • Пользуются специальными сервисами

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить преимущества!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль