Активировать демо-доступ >

Кадровое дело

Образец заверения копии трудовой книжки

  • 5 апреля 2018
  • 44443

За ежегодным внесением изменений в законодательство порой не успевают даже самые опытные кадровики. Узнайте, как заверить копию трудовой книжки в соответствии с новыми требованиями.

Итоговая запись и заверительная надпись
Скачать в .doc

Скачать бланк в Word

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Узнать все ответы

Как заверить копию трудовой книжки: образец в соответствии с новым ГОСТом

Как заверить копию трудовой книжки образец — нужно уточнять ежегодно, так как в действующие законы вносятся поправки.

На копиях трудовых с первого июля 2018 года требуется писать, где хранится подлинник. Данное правило касается всех остальных кадровых документов. Но эти изменения вступят в силу лишь в 2018 году, когда начнет действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Росстандарт перенес дату введения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 2017 года на 2018 год приказом от 25 мая 2017 г. под № 435-ст.

Скачать документы по теме:

Сегодня действуют следующие документы, в которых написано, как заверять копии:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 (пункт 3.26);
     
  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 г. под № 9779-x «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (четвертый абзац первого пункта).

Если вы уже начали оформлять имеющиеся кадровые документы по обновленным правилам — это не считается ошибкой. ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно использовать сейчас, особенно это касается отметки о заверении копии трудовой и оттиска печати. Опираясь на образец заверения копии трудовой книжки, можно понять, как именно выполнять процедуру.

Если к вам обратился сотрудник с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки, он должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме на имя директора организации с указанием Ф.И.О. и должности работника. Кадровик обязан уточнить, как правильно заверить копию трудовой книжки. Обычно это делается следующим образом:

документ делается в течение трех рабочих дней — отчет ведется с момента получения заявления;
всегда делайте копии всех листов, на которых есть любые записи;
на последнем листе вносите все необходимые сведения, поставьте подпись, число и печать.

Как заверяется копия трудовой книжки: образец печати

Отметка о заверении копии ставится под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписи. Новый ГОСТ вводит два возможных варианта отметок в зависимости от того, для каких целей нужна копия трудовой книжки, заверенная работодателем.

Два способа заверить копию трудовой книжки (образец):

На копии для внутреннего пользования в организации следует написать слово «Верно», должность лица, заверившего бумагу, его подпись, расшифровку подписи, актуальную дату заверения (пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
На копии для другой компании с первого июля 2018 года дополнительно указывают место хранения оригинального документа: «Подлинник находится в (наименование организации) в деле под номером за такой-то год». После чего нужно поставить печать, если компания ее использует.

Как правильно оформить копию трудовой книжки: образец 

Заверить трудовую книжку: образец

Трудовая книжка (фрагмент).

Если фирма не включила в номенклатуру дел трудовые работников как одно дело, то в отметке о месте их текущего хранения можно указать, что подлинник находится в отделе кадров предприятия «Рассвет».

Так можно правильно заверить копию трудовой книжки: образец 

Как заверить копию трудовой книжки: образец в соответствии с требованиями ГОСТ

Для удобства лучше изготовить штамп с постоянной информацией. Такой порядок требуется применять с первого июля 2018 года совершенно для всех копий кадровых документов, в том числе и трудовых. В отметке о заверении по ГОСТу должна стоять печать организации. В этом реквизите есть изменения.

Как заверяется копия трудовой книжки 

Как заверить копию трудовой книжки: образец в соответствии с требованиями ГОСТ

Печать проставляйте так, чтобы она не захватывала подпись лица, подписавшего копию, или в месте, которое обозначено «МП (пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт не уточняет, захватывает оттиск печати фрагмент должности или нет. Но лучше, чтобы печать заходила на название должности уполномоченного лица, так как она призвана заверять подпись, поэтому нужно показать, что ее поставили только после того, как документ был создан. 

Как правильно заверить копию трудовой или иного документа: какие реквизиты указать

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003, регулирующий, как заверить копию трудовой книжки или иного значимого документа. В них одинаковое количество зафиксированных реквизитов — 30, отличающихся по своему составу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает целых четыре новых пункта. Получается, что придется обновить имеющийся регламент по кадровому делопроизводству.

Гриф ограничения доступа к документу ставят на документах с информацией, доступ к которой полностью или частично ограничен. Проставляют его в верхнем правом углу первого листа проекта на границе верхнего поля.

Виды грифов ограничения требуется закрепить в локальных актах. В Положении о персональных данных предусмотрите специальную отметку, например, можно написать «Содержит персональные данные», «ПД» или другой вариант. Помимо персональных данных бумаги ограниченного доступа можно отмечать наиболее часто применяемым грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и т. д.

Наименование структурного подразделения размещают под наименованием предприятия в бланках писем и документов подразделений: отделения, представительства, филиала, коллегиального органа и др. (пункт 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт рекомендует оформлять реквизит исключительно прописными буквами (приложение В.5 к ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, пишите «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ», а никак иначе.

Наименование должности лица, являющегося автором документа, всегда размещают под наименованием компании (территории, края, области) в бланках должностных лиц, а также руководителей органа власти субъекта (пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, «ДИРЕКТОР».

Отметка об электронной подписи помогает визуализировать документ. Ее ставят на том месте, где должна стоять живая подпись на аналогичном бумажном носителе информации.

Реквизит включает:

  1. фразу «Документ подписан электронной подписью»;
  2. актуальный номер сертификата ключа полученной электронной подписи;
  3. Ф.И.О. владельца сертификата;
  4. актуальный срок действия сертификата.

Реквизит может включать эмблему организации, органа власти, товарный знак или знак обслуживания. Главное, чтобы элементы были видимы и легко читаемы. Если не соблюдать правила заверения копии трудовой книжки, документ потеряет свою значимость. Важно внимательно относится к поправкам, придерживаться их.

Что еще учитывать при заверении копий документов в соответствии с ГОСТом

Если в комплект с копией трудовой нужно добавить и другие документы, учитывайте, что часть прежних реквизитов новый стандарт уточнил, включил в состав других или кардинально изменил. Нужно уточнять, что нового в оформлении реквизитов, важных для кадрового специалиста.

Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» и «Подпись» теперь можно выделять полужирным шрифтом, как и отдельные фрагменты текста (пункт 3.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Главное — нужно закрепить данное правило в локальном акте по делопроизводству.
В реквизите «Адресат» добавили адрес электронной почты фирмы или руководителя. Если направляется письмо по е-mail/факсу, допустимо написать только номер факса или же электронную почту получателя. Если адресат — должностное лицо, перед его фамилией указывайте «г-ну» или «г-же» (пункт 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Если месяц в дате указан словом, день от 1 до 9 нужно писать без нуля (пункт 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В новом ГОСТе отражено, каким шрифтом печатать документы и какой межстрочный интервал устанавливать (пункт 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Желательно оформлять реквизиты шрифтами: Times New Roman 13-14, Verdana 12-13, Arial 12-13, Calibri 14. Печатайте текст через один-полтора интервала с отступом 1,25 см (пункт 3.4 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Отметка об исполнителе включает полное указание фамилии, имени, отчества, номера телефона (пункт 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В качестве дополнительной информации следует отражать наименование должности, структурного подразделения. Ранее реквизит включал лишь фамилию, инициалы и номер телефона.

Закрепите в Положении о документообороте или ином локальном акте текущие правила оформления реквизитов для всех документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016, включая тип шрифта, его размер. Учитывайте, что в этом случае положения ГОСТа станут для вас обязательными.

Если кадровик неверно заверит копию трудовой книжки (образец) сотруднику или иному заинтересованному лицу штрафов не последует. Но ошибка может привести к тому, что у работника не примут копию в банке, пенсионном фонде или иной организации, а это чревато претензиями с его стороны. Нужно помнить, что выдавать работнику оригинал трудовой, если он не увольняется, нельзя! Он хранится в отделе кадров компании.

Когда копия трудовой книжки имеет юридическую силу

Заверение копии трудовой книжки может выполнить любое уполномоченное лицо: начальник отдела кадров; специалист, совмещающий должность кадровики и бухгалтера; глава организации; главный бухгалтер. Но если будут допущены ошибки, документ потеряет свою юридическую силу.

Что делать, чтобы заверенная копия трудовой имела юридическую силу:

  1. сделайте качественную копию, на которой хорошо видна вся информация;
  2. на каждый лист нанесите пометку «Копия верна»;
  3. все внесенные данные заверьте печатью;
  4. печати дополните оригиналами подписи руководителя или же уполномоченного на такие действия лица.

Если человеку нужна полная копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец), допускается проставлять заверяющие реквизиты только на последний листок. Для этого:

  • сшейте все странички;
  • выведите нитку на последнюю страницу и приклейте к внутренней стороне обложки полоской бумаги;
  • укажите, сколько всего листов в заверенном документе;
  • поставьте подпись ответственного лица;
  • нанесите оттиск печати непосредственно на рукописный текст и частично на сам бланк.

Ксерокопия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец), оформленная таким образом, имеет юридическую силу, поэтому нет необходимости проштамповать каждый листок. Но помните, что как и любая справка, копия имеет срок действия. В большинстве случаев период определяется принимаемым документ учреждением. Редко срок превышает два месяца, но чаще период составляет всего две недели. Отметим, что срок действия касается в основном записи о последнем месте работы. Что касается данных о предыдущих местах работы, поскольку они неизменны, срок действия не ограничен. Соответственно, однажды заверенная копия трудовой книжки (образец) может быть использована для подтверждения стажа на протяжении всей жизни.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
Зарегистрироваться
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Зарегистрироваться
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
Зарегистрироваться
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок