Как заверить копию трудовой книжки: образец в соответствии с требованиями ГОСТ

27222
Ежегодное внесение изменений в законодательство ставит в тупик даже опытных кадровиков. Узнайте, как заверить копию трудовой книжки в соответствии с новыми требованиями.

Как заверить копию трудовой книжки: образец в соответствии с новым ГОСТом

Как заверить копию трудовой книжки образец — нужно уточнять ежегодно, так как в действующие законы вносятся поправки.

На копиях трудовых с первого июля 2018 года требуется писать, где хранится подлинник. Данное правило касается всех остальных кадровых документов. Но эти изменения вступят в силу лишь в 2018 году, когда начнет действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Росстандарт перенес дату введения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 2017 года на 2018 год приказом от 25 мая 2017 г. под № 435-ст.

Скачать документы по теме:

Сегодня действуют следующие документы, в которых написано, как заверять копии:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 (пункт 3.26);
     
  • Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 г. под № 9779-x «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (четвертый абзац первого пункта).

Если вы уже начали оформлять имеющиеся кадровые документы по обновленным правилам — это не считается ошибкой. ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно использовать сейчас, особенно это касается отметки о заверении копии трудовой и оттиска печати. Опираясь на образец заверения копии трудовой книжки, можно понять, как именно выполнять процедуру.

Если к вам обратился сотрудник с просьбой выдать ему заверенную копию трудовой книжки, он должен написать заявление. Оно составляется в произвольной форме на имя директора организации с указанием Ф.И.О. и должности работника. Кадровик обязан уточнить, как правильно заверить копию трудовой книжки. Обычно это делается следующим образом:

документ делается в течение трех рабочих дней — отчет ведется с момента получения заявления;
всегда делайте копии всех листов, на которых есть любые записи;
на последнем листе вносите все необходимые сведения, поставьте подпись, число и печать.

Как заверяется копия трудовой книжки: образец печати

Отметка о заверении копии ставится под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписи. Новый ГОСТ вводит два возможных варианта отметок в зависимости от того, для каких целей нужна копия трудовой книжки, заверенная работодателем.

Два способа заверить копию трудовой книжки (образец):

На копии для внутреннего пользования в организации следует написать слово «Верно», должность лица, заверившего бумагу, его подпись, расшифровку подписи, актуальную дату заверения (пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
На копии для другой компании с первого июля 2018 года дополнительно указывают место хранения оригинального документа: «Подлинник находится в (наименование организации) в деле под номером за такой-то год». После чего нужно поставить печать, если компания ее использует.

Как правильно оформить копию трудовой книжки: образец 

Заверить трудовую книжку: образец

Трудовая книжка (фрагмент).

Если фирма не включила в номенклатуру дел трудовые работников как одно дело, то в отметке о месте их текущего хранения можно указать, что подлинник находится в отделе кадров предприятия «Рассвет».

Так можно правильно заверить копию трудовой книжки: образец 

Как заверить копию трудовой книжки: образец в соответствии с требованиями ГОСТ

Для удобства лучше изготовить штамп с постоянной информацией. Такой порядок требуется применять с первого июля 2018 года совершенно для всех копий кадровых документов, в том числе и трудовых. В отметке о заверении по ГОСТу должна стоять печать организации. В этом реквизите есть изменения.

Как заверяется копия трудовой книжки 

Как заверить копию трудовой книжки: образец в соответствии с требованиями ГОСТ

Печать проставляйте так, чтобы она не захватывала подпись лица, подписавшего копию, или в месте, которое обозначено «МП (пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт не уточняет, захватывает оттиск печати фрагмент должности или нет. Но лучше, чтобы печать заходила на название должности уполномоченного лица, так как она призвана заверять подпись, поэтому нужно показать, что ее поставили только после того, как документ был создан. 

Как правильно заверить копию трудовой или иного документа: какие реквизиты указать

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003, регулирующий, как заверить копию трудовой книжки или иного значимого документа. В них одинаковое количество зафиксированных реквизитов — 30, отличающихся по своему составу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает целых четыре новых пункта. Получается, что придется обновить имеющийся регламент по кадровому делопроизводству.

Гриф ограничения доступа к документу ставят на документах с информацией, доступ к которой полностью или частично ограничен. Проставляют его в верхнем правом углу первого листа проекта на границе верхнего поля.

Виды грифов ограничения требуется закрепить в локальных актах. В Положении о персональных данных предусмотрите специальную отметку, например, можно написать «Содержит персональные данные», «ПД» или другой вариант. Помимо персональных данных бумаги ограниченного доступа можно отмечать наиболее часто применяемым грифом «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и т. д.

Наименование структурного подразделения размещают под наименованием предприятия в бланках писем и документов подразделений: отделения, представительства, филиала, коллегиального органа и др. (пункт 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт рекомендует оформлять реквизит исключительно прописными буквами (приложение В.5 к ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, пишите «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ», а никак иначе.

Наименование должности лица, являющегося автором документа, всегда размещают под наименованием компании (территории, края, области) в бланках должностных лиц, а также руководителей органа власти субъекта (пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, «ДИРЕКТОР».

Отметка об электронной подписи помогает визуализировать документ. Ее ставят на том месте, где должна стоять живая подпись на аналогичном бумажном носителе информации.

Справка

Реквизит включает:

  1. фразу «Документ подписан электронной подписью»;
  2. актуальный номер сертификата ключа полученной электронной подписи;
  3. Ф.И.О. владельца сертификата;
  4. актуальный срок действия сертификата.

Реквизит может включать эмблему организации, органа власти, товарный знак или знак обслуживания. Главное, чтобы элементы были видимы и легко читаемы. Если не соблюдать правила заверения копии трудовой книжки, документ потеряет свою значимость. Важно внимательно относится к поправкам, придерживаться их.

Что еще учитывать при заверении копий документов в соответствии с ГОСТом

Если в комплект с копией трудовой нужно добавить и другие документы, учитывайте, что часть прежних реквизитов новый стандарт уточнил, включил в состав других или кардинально изменил. Нужно уточнять, что нового в оформлении реквизитов, важных для кадрового специалиста.

Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» и «Подпись» теперь можно выделять полужирным шрифтом, как и отдельные фрагменты текста (пункт 3.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Главное — нужно закрепить данное правило в локальном акте по делопроизводству.
В реквизите «Адресат» добавили адрес электронной почты фирмы или руководителя. Если направляется письмо по е-mail/факсу, допустимо написать только номер факса или же электронную почту получателя. Если адресат — должностное лицо, перед его фамилией указывайте «г-ну» или «г-же» (пункт 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Если месяц в дате указан словом, день от 1 до 9 нужно писать без нуля (пункт 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
В новом ГОСТе отражено, каким шрифтом печатать документы и какой межстрочный интервал устанавливать (пункт 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Желательно оформлять реквизиты шрифтами: Times New Roman 13-14, Verdana 12-13, Arial 12-13, Calibri 14. Печатайте текст через один-полтора интервала с отступом 1,25 см (пункт 3.4 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Отметка об исполнителе включает полное указание фамилии, имени, отчества, номера телефона (пункт 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В качестве дополнительной информации следует отражать наименование должности, структурного подразделения. Ранее реквизит включал лишь фамилию, инициалы и номер телефона.

Закрепите в Положении о документообороте или ином локальном акте текущие правила оформления реквизитов для всех документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016, включая тип шрифта, его размер. Учитывайте, что в этом случае положения ГОСТа станут для вас обязательными.

Если кадровик неверно заверит копию трудовой книжки (образец) сотруднику или иному заинтересованному лицу штрафов не последует. Но ошибка может привести к тому, что у работника не примут копию в банке, пенсионном фонде или иной организации, а это чревато претензиями с его стороны. Нужно помнить, что выдавать работнику оригинал трудовой, если он не увольняется, нельзя! Он хранится в отделе кадров компании.

Когда копия трудовой книжки имеет юридическую силу

Заверение копии трудовой книжки может выполнить любое уполномоченное лицо: начальник отдела кадров; специалист, совмещающий должность кадровики и бухгалтера; глава организации; главный бухгалтер. Но если будут допущены ошибки, документ потеряет свою юридическую силу.

Справка

Что делать, чтобы заверенная копия трудовой имела юридическую силу:

  1. сделайте качественную копию, на которой хорошо видна вся информация;
  2. на каждый лист нанесите пометку «Копия верна»;
  3. все внесенные данные заверьте печатью;
  4. печати дополните оригиналами подписи руководителя или же уполномоченного на такие действия лица.

Если человеку нужна полная копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец), допускается проставлять заверяющие реквизиты только на последний листок. Для этого:

  • сшейте все странички;
     
  • выведите нитку на последнюю страницу и приклейте к внутренней стороне обложки полоской бумаги;
     
  • укажите, сколько всего листов в заверенном документе;
     
  • поставьте подпись ответственного лица;
     
  • нанесите оттиск печати непосредственно на рукописный текст и частично на сам бланк.

Ксерокопия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец), оформленная таким образом, имеет юридическую силу, поэтому нет необходимости проштамповать каждый листок. Но помните, что как и любая справка, копия имеет срок действия. В большинстве случаев период определяется принимаемым документ учреждением. Редко срок превышает два месяца, но чаще период составляет всего две недели. Отметим, что срок действия касается в основном записи о последнем месте работы. Что касается данных о предыдущих местах работы, поскольку они неизменны, срок действия не ограничен. Соответственно, однажды заверенная копия трудовой книжки (образец) может быть использована для подтверждения стажа на протяжении всей жизни.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Самое выгодное предложение

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Записаться

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...

      САМОЕ ВАЖНОЕ









      © 2011–2017 ООО «Актион кадры и право»

      Журнал «Кадровое дело» –
      практический журнал по кадровой работе

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      ×
      Простите, что прерываем вас

      Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

      Предлагаем вам зарегистрироваться и вы сможете скачивать любые файлы.
      Это займет всего 2 минуты.


      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      и скачать все файлы
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

      Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

      Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×

      Охрана труда – это система сохранения жизни и здоровья сотрудников в процессе работы, которая включает комплекс мероприятий. В каждой организации должны присутствовать служба, специалист или ответственный за охрану труда.

      Здесь вы найдете все необходимые образцы и инструкции, которые сможете скачать и распечатать.  

      – Приказы о создании службы охраны труда и назначении ответственного
      – Инструкция для работников, ее продление и отмена
      Образцы журналов для учета инструкций и их выдачи
      – Тексты самих инструкций

      ×

      Стаж работы определяет суммы и время выплат различных компенсаций работнику. И здесь не должно быть ошибок. Ведь оплата больничного, отпуска, а также назначение пенсий производится на основании расчета трудового стажа.

      Сэкономить время и безошибочно подсчитать страховой стаж вам помогут наши шпаргалки.

      – Какие периоды влияют на стаж для ежегодного отпуска
      – Какие периоды включать в стаж для оплаты больничного
      – Как считать стаж работы не на территории России для оплаты больничного