text
Сегодня "Кадровое дело" всего за 10 990 руб.! | 8-(800)-222-15-37
Кадровое дело

Командировка работника: как правильно оформить

  • 27 ноября 2017
  • 1224

Документального оформления требует даже однодневная командировка работника — как правильно оформить и оплатить поездку, читайте в нашем материале.

Служебная командировка — это поездка, в которую работник отправляется по распоряжению работодателя. Документальным оформлением таких поездок занимается отдел кадров, бухгалтерия или служба делопроизводства. Поэтому каждый кадровик должен знать, как правильно составить служебное задание, рассчитать отпускные, издать приказ о направлении в командировку и подтвердить сроки пребывания в ней.

Служебная командировка в трудовом законодательстве

Командировкам и связанным с ним вопросам посвящена отдельная глава Трудового кодекса РФ. Законодатель расценивает как командировки целевые поездки для выполнения служебных поручений вне места постоянной работы (ст.166 ТК РФ). В то же время сотрудник, постоянно выполняющий поручения работодателя в пути или в разъездах, не считается командированным. Иным словами, если в трудовом договоре и других документах прописан особый характер работы (в пути, разъездной, подвижной), нет необходимости каждый раз оформлять командировки.

Скачайте документы по теме:

Важно: поездка в филиал, представительство или иное обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне места постоянной работы сотрудника, оформляется как полноценная командировка.

Командировка оформляется и оплачивается в соответствии с порядком, закрепленным постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008г. К постановлению прилагается отдельный документ, в котором все правила прописаны подробно («Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», далее просто «Положение»). Процедура проходит в шесть этапов. Работодатель должен:

  • убедиться, что сотрудника можно отправлять в поездку (при необходимости — запросить письменное согласие);
     
  • издать соответствующий приказ, указав в нем сроки, цели и другие нюансы поездки;
     
  • ознакомить сотрудника с приказом, при необходимости — оформить и выдать служебное задание, командировочное удостоверение и другие документы;
     
  • выдать аванс на предстоящие расходы;
     
  • отразить факт и сроки поездки в табеле учета рабочего времени и прочих учетных документах (журналах, книгах);
     
  • получить от сотрудника по возвращении авансовый отчет, служебную записку и другие документы (квитанции, чеки, расписки, договоры и т.д.).

Отправляя сотрудника в поездку, работодатель возмещает все попутные расходы, а также гарантирует ему сохранение места работы и среднего заработка (ст.167 ТК РФ). И в данном случае неважно, куда конкретно едет работник — в соседний город, на другой конец страны или за рубеж. Невыполнение предусмотренных ст.167 ТК РФ гарантий чревато для командирующей стороны серьезными проблемами.

Командировка-2017: ограничения и запреты

Не каждого сотрудника можно направить в командировку. Существует ряд законодательных запретов и ограничений, которые следует неукоснительно соблюдать. В частности, ни при каких обстоятельствах нельзя направлять в служебные поездки:

беременных женщин (ст.259 ТК РФ);
лиц, работающих на основании ученического договора вплоть до окончания периода его действия, если поездка не связана с ученичеством (ст.203 ТК РФ);
несовершеннолетних — за исключением творческих работников и профессиональных спортсменов (ст.268 ТК РФ).

Особенности регулирования труда несовершеннолетних спортсменов установлены ст.348.8 ТК РФ. Данная статья содержит норму, позволяющую делать для спортсменов, не достигших возраста 18 лет, исключение из общего правила, поскольку условия проведения соревнований не всегда позволяют соблюсти его в полной мере. В сфере культуры и искусства позволяется делать исключение только для представителей творческих профессий, которые представлены в «Перечне», утвержденном постановлением Правительства РФ №252 от 28.04.2007г.

На этом ограничения не заканчиваются.

Справка

Сотрудников с семейными обязательствами можно направить в служебную поездку только при наличии письменного согласия, как того требует ст.259 ТК РФ. К ним относятся:

  1. одинокие матери или отцы, воспитывающие детей до 5 лет;
  2. женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  3. родители детей-инвалидов;
  4. сотрудники, осуществляющие уход за больными родственниками.

Работодатели, зная о существующих ограничениях, стараются направлять таких сотрудников в командировки только в случае крайней необходимости. Не забудьте ознакомить работника в письменной форме с правом отказаться от поездки и убедитесь в отсутствии медицинских противопоказаний.

Чтобы уменьшить количество бумажной работы, можно использовать бланк уведомления о праве на отказ, на котором заранее предусмотрено поле для подписи работника. Не имея возражений против поездки, он просто подписывает бланк:

Командировка работника: как правильно оформить

Иностранцам, временно пребывающим или проживающим на территории России, особым образом оформляется командировка (это что касается поездок за пределы субъекта РФ, на территории которого работник получил патент, разрешение на работу или право на временное проживание). Необходимо:

  • оформить дополнительный патент, если работник трудится по патенту;
     
  • убедиться, что должность работника включена в список-приложение к приказу Минздравсоцразвития России №564н от 28.07.2010г., если работник трудится на основании разрешения;
     
  • учесть ограничения по профессии, предусмотренные п.2 приложения к приказу Минздравсоцравития России №564н от 28.07.2010г.

Важно: высококвалифицированные специалисты, получившие разрешение на работу или временное проживание в России, командируются в любые субъекты РФ на общих основаниях и без особых ограничений. Подробности — в статье «Командировка иностранца: какие ошибки допускает компания и принимающая сторона».

Категорически запрещено оформлять командировки лицам, работающим по гражданско-правовому договору — например, оказывающим услуги по договору подряда. Если характер оказываемых услуг связан с поездками, порядок их компенсации оговаривается при заключении договора гражданско-правового характера. Совместителя можно командировать куда-либо только в период освобождения от основной работы (отпуска, выходного). Об особенностях оформления поездок для других категорий работников читайте в статьях «Можно ли направить аспиранта в командировку» и «Как оформить поездки водителей-дальнобойщиков».

Новые правила оформления командировки

С 2015 года действует новая, значительно упрощенная схема командировочного документооборота. Прежний стандарт предусматривал оформление обширного пакета документов:

  • командировочного удостоверения;
  • служебного задания;
  • приказа о направлении в командировку;
  • авансового и служебного отчета.

Служебное задание

После вступления в силу постановления Правительства РФ №1595 от 29.12.2014г. забот стало меньше. Служебное задание и командировочное удостоверение утратили статус обязательных документов. Теперь, чтобы направить работника в поездку, достаточно издать письменное распоряжение (приказ).

Приказ (распоряжение) о направлении в командировку

С недавних пор именно приказ работодателя считается основным документом, устанавливающим сроки и цели поездки, а также подтверждающим ее деловой характер. Последний аспект особенно важен с точки зрения налогообложения. Благодаря правильно оформленному документу у налоговой инспекции не возникнет сомнений в необходимости поездки и выплате суточных командированному работнику.

Приказ оформляется с применением унифицированной формы Т-9. Если компания использует локально разработанные бланки первичных учетных документов, в приказе нужно обязательно указать:

  • название командирующей организации;
  • наименование и дату составления документа;
  • цель и источники финансирования поездки, даты ее начала и завершения;
  • вид используемого транспорта;
  • продолжительность командировки (в календарных днях);
  • место назначения (страну, регион, город, организацию);
  • паспортные данные, табельный номер и должность командированного, а в случае необходимости — название структурного подразделения.

Важно: используя аналог формы Т-9, не забывайте ставить ссылку на приказ руководителя организации об утверждении собственных бланков первичной учетной документации.

Очень важно изложить точные сведения о поездке, особенно если компания отказалась от практики составления служебных заданий и командировочных удостоверений. В этом случае приказ становится основным источником информации. Если служебное задание все же составляется, его реквизиты указываются в графе «Основание». В нижней части бланка предусмотрено поле для подписей сотрудника, отправляющегося в поездку, и руководителя командирующей организации.

Приказ о направлении работника в командировк

Многие компании положительно восприняли решение об отмене документов, ранее считавшихся обязательными, и перешли на новый стандарт оформления командировки в 2017 году. Тем не менее, тысячи организаций до сих пор применяют прежний порядок — как менее простой, но более удобный и прозрачный с точки зрения бухгалтерской отчетности. Наличие полного пакета документов позволяет без лишних проблем подтверждать сроки пребывания в поездке и сопряженные с ней расходы.

Как оплачивается командировка

Все расходы, связанные со служебными поездками, оплачивает работодатель или принимающая сторона, но никак не работник.

Справка

Порядок возмещения расходов подробно прописан в ст.168 ТК РФ. Оплачивается:

  1. проезд к месту выполнения задания и обратно;
     
  2. съем жилого помещения (квартира, комната, номер в гостинице) на время поездки. В том числе в случае вынужденной остановки в пути;
     
  3. дополнительные расходы, связанные с питанием и проживанием вне постоянного места жительства (так называемые суточные);
     
  4. иные расходы, произведенные во время поездки с разрешения или ведома руководителя (оплата мобильной связи, интернета и т.д.).

Если планируется командировка за рубеж, добавляются новые статьи расходов — оформление визы, загранпаспорта и прочих выездных документов, таможенные и консульские налоги и сборы, оплата обязательной медицинской страховки и т.д. Все это оплачивает работодатель. Чтобы не допустить ошибок в расчетах, рекомендуем ознакомиться со статьями «Как рассчитать суточные». Эксперт в подробностях рассказывает о процедуре установления норм суточных, приводит примеры документального оформления выплат, рассказывает о сроках выдачи средств и комментирует правила их перерасчета.

Важно: при возмещении расходов днем отбытия сотрудника считается дата отправления транспортного средства (автомобиля, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы, а днем прибытия — дата возвращения к месту постоянной работы.

Необходимые средства выдаются работнику авансом. По возвращении (в течение трех дней) он обязан отразить все расходы в авансовом отчете, как того требует п.26 «Положения». Форма авансового отчета может быть унифицированной (бланк АО-1) либо же разработанной локально, что не возбраняется (см. письмо Роструда №ПГ/1487-6-1 от 14.02.2013г.).

Подтверждение срока пребывания в командировке

При наличии командировочного удостоверения (форма Т-10 или ее аналог) сроки пребывания в поездке подтверждаются записями на его оборотной стороне. На бланке уже предусмотрены специальные поля, в которых представители принимающих организаций проставляют дату прибытия/выбытия командированного работника, заверяя данные подписью и печатью. Первую запись всегда делает командирующая сторона:

Бланк командировочного удостоверения скачать

Отказываясь от командировочных удостоверений, работодатели вынуждены придумывать новые способы подтверждения. Обычно срок пребывания сотрудника на месте командировки подтверждается счетом из гостиницы или проездными документами. Если использовался личный транспорт, составляется служебная записка, к которой прикрепляются счета за парковку машины, квитанции с АЗС и т.д.

Командировка работника: как правильно оформить

Подтверждение командировочных расходов

Проще всего подтвердить расходы на проезд. В качестве подтверждающих документов используются железнодорожные, автобусные и авиабилеты, багажные и маршрутные квитанции. Если сотрудник едет на личном или служебном автомобиле, составляется путевой или маршрутный лист, к которому прикрепляются чеки на покупку топлива. Расходы на проживание подтвердят гостиничные чеки, расписки, договоры на оказание услуг аренды жилья.

Что касается суточных расходов, то их не нужно подтверждать документально (см. письмо ФНС России №3-2-09/362 от 3.12.2009г.). Подробнее об этом читайте в статье «Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить». Вы узнаете, как закрепить правила оплаты служебных поездок на локальном уровне, чем подтверждаются траты на покупку электронных билетов и какие виды расходов можно включить в состав командировочных, чтобы не вызвать подозрений у ФНС.

Важно: пропишите порядок подтверждения расходов, а также виды и размер командировочных выплат в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (например, в «Положении о командировках»).

Учет командированных работников и времени командировки

До 2015 года работодатели должны были регистрировать всех командированных работников, все записи о поездках вносились в специальные журналы. Сегодня вести такой журнал уже не обязательно. Каждая организация решает вопрос о регистрации на свое усмотрение: кто-то продолжает заполнять журнал, как и прежде, а кто-то полностью отказался от его применения. Некоторые работодатели ведут журнал по видоизмененной схеме: продолжают фиксировать сведения о сотрудниках, отбывающих в командировки в 2017 году, но вместо номеров командировочных удостоверений вписывают реквизиты приказов.

В табеле рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) дни поездки помечаются цифровым кодом «06» или буквенным кодом «К». Детали — в статьях «Заполняем табель учета рабочего времени» и «Какие коды проставлять в табеле, чтобы не запутать ни кадры, ни бухгалтерию». Эксперты расскажут, как отразить в учетных документах сложные и нетривиальные ситуации, в том числе сверхурочную работу, донорские дни, праздники и обязательные медосмотры.

Как оформить продление или сокращение командировки

Еще на этапе планирования работодатель решает, сколько продлится предстоящая служебная командировка, и вносит в приказ даты ее начала и завершения. Но обстоятельства вносят свои коррективы, и сроки поездки нередко приходится сокращать или продлевать.

Если сотрудник не успевает выполнить поручение в срок из-за болезни или других обстоятельств, если он задержался из-за проблем с транспортом или получил дополнительное задание — командировка продлевается. Если же дело обстоит ровным счетом наоборот (сотрудник возвращается раньше в связи с личными причинами, производственной необходимостью или досрочным выполнением служебного поручения) — сокращается. Работодатель издает соответствующий приказ (в первом случае — о продлении, во втором — о сокращении командировки) на основании служебной записки или иного документа, предоставленного работником.

Командировка работника: как правильно оформить

Важно: если командированный относится к одной из льготных категорий, сначала получите его письменное согласие на продление поездки, и только потом переходите к оформлению приказа.

На основании приказа бухгалтерия делает перерасчет зарплаты и аванса на командировку. При досрочном прекращении поездки нужно заранее уведомить сотрудника, выполняющего служебное задание вдали от места постоянной работы, издать приказ об отзыве из командировки или внести изменения во все учетные документы, которыми она оформлялась.

Командировка работника: как правильно оформить

По возвращении сотрудника делается перерасчет. Излишне выплаченный аванс возвращается работодателю (ст.137 ТК РФ).

Оформление больничного во время командировки

Болезнь во время поездки способна нарушить самые важные и срочные планы. В этом случае у работодателя два пути: продлить командировку или просто отменить ее. В любом случае работнику возмещаются все расходы по найму жилья и начисляются суточные за все время болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности (за исключением случаев лечения в стационаре).

Не забудьте отметить в табеле учета рабочего времени дни нетрудоспособности и выплатить пособие (п.25 «Положения»). В помощь кадровику — полезные статьи «Как действовать кадровику, если сотрудник заболел в неподходящий момент» и «Как заменить работника на время отпуска, командировки, декрета». Временный перевод, совместительство, срочный трудовой договор — выбирайте наиболее подходящий вариант замены. Благодаря рекомендациям наших экспертов найдется выход из самой сложной ситуации!

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Самое выгодное предложение

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Пожалуйста, войдите на сайт

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрироваться и скачать файлы
×
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Заполните короткую форму регистрации, чтобы продолжить тестирование на сайте.
Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
чтобы завершить тест и забрать подарок
Мы еще не знакомы? Давайте прямо сейчас это исправим!

Пройдите короткую регистрацию и тут же получите 3 ценных преимущества:

  • читайте закрытые материалы
  • первыми узнавайте горячие кадровые новости
  • пользуйтесь ценными сервисами: расчетчиками стажа и остатками отпуска, умным графиком отпусков, производственными календарями на 2018 и 2019 год и пр.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить преимущества!
×

Пожалуйста, войдите на сайт.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.
Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Зарегистрироваться и скачать файлы

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок